Genehmiger
Als Genehmiger umfasst Ihre Aufgabe die Überprüfung und Entscheidung über Ausgaben-, Kilometergeld- und Tagegeldeinreichungen von zugewiesenen Benutzern.
Dies beinhaltet das Empfangen eingereichter Ausgaben, deren Bewertung und entweder deren Ablehnung oder Genehmigung zur weiteren Bearbeitung durch die Buchhaltungsabteilung.
Diese Aufgabe wird im Webportal durchgeführt, das einen praktischen Überblick über alle Ausgaben, Kilometergelder, Spesenabrechnungen und Tagegelder bietet, die auf Genehmigung warten.
Das Webportal kann am Computer oder auf jedem Smart-Gerät (Telefon / Tablet) geöffnet werden.
Genehmigung
Gehen Sie zu: Expense Management Webportal --> Bereich Approval auf der linken Seite
Um das Genehmigungsportal auf Ihrem Mobiltelefon zu öffnen, melden Sie sich in der mobilen App an. Wählen Sie dann Account in der unteren rechten Ecke, unter der Sie auf Approval zugreifen können:
Die Approval-Liste bietet dem Genehmiger zwei einfache Möglichkeiten, Ausgaben und Kilometergelder zu genehmigen oder abzulehnen.
- Öffnen Sie einen Eintrag, überprüfen Sie die Anhänge und Details. Wählen Sie dann Approve oder Reject.
- Verwenden Sie die Kontrollkästchen und wählen Sie einen oder mehrere Einträge aus, dann verwenden Sie die Schaltflächen Approve oder Reject am Ende der Liste für alle Einträge auf einmal.
Ablehnung
Wenn der Genehmiger eine Ausgabe oder ein Kilometergeld ablehnt, muss der Genehmiger einen Grund für die Ablehnung angeben, damit die Person, die die Ablehnung erhält, die betreffenden Probleme ändern kann.
Spesenabrechnung genehmigen oder ablehnen
Sobald die Spesenabrechnung eingereicht wurde, erhält der Genehmiger eine Zusammenfassung und kann sie komplett genehmigen oder ganz / teilweise ablehnen.
Um einzelne Ausgaben innerhalb der Spesenabrechnung abzulehnen, wählen Sie Reject, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen 'Reject entire report', wodurch die Möglichkeit eröffnet wird, einzelne Ausgaben zur Ablehnung auszuwählen.
In der unteren rechten Ecke befindet sich ein Kontrollkästchen 'Mark others as checked'. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist und die abgelehnte Ausgabe erneut eingereicht wird, muss der Genehmiger zuvor überprüfte Ausgaben nicht erneut prüfen.
Details ein- oder ausblenden
Der Genehmiger hat die Möglichkeit, Details in der Übersicht ein- oder auszublenden, was während des Genehmigungsprozesses hilfreich sein kann.
Hide details zeigt Ausgaben eingeklappt an:
Show details zeigt erweiterte Ausgabendetails einschließlich Belegbilder an:
