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Genehmigungsrichtlinien​

Genehmigungsrichtlinien bieten zusätzliche Flexibilität bei der Festlegung, wer Mitarbeiterausgaben genehmigen muss. Standardmäßig werden von einem Mitarbeiter eingereichte Ausgaben vom auf der Mitarbeiterkarte zugewiesenen Genehmiger freigegeben. Wenn ein anderes Genehmigungsverhalten erforderlich ist wie mehrere Genehmigungsstufen, höhere Ausgabenlimits oder kategoriespezifische Genehmiger können Genehmigungsrichtlinien verwendet werden, um benutzerdefinierte Genehmigungsregeln zu definieren.

  • Sie können mehrere Genehmigungsrichtlinien erstellen, um den Anforderungen Ihrer Organisation zu entsprechen. Beispiel: Die Geschäftsführung kann einen höheren Ausgabengrenzwert haben, bevor eine zusätzliche Genehmigung erforderlich ist.
  • Bestimmte Ausgabenkategorien können immer die Genehmigung eines bestimmten Genehmigers erfordern, unabhängig davon, wer die Ausgabe einreicht.
  • Genehmigungsrichtlinien unterstützen bis zu drei Genehmigungsstufen, und mehrere Genehmiger können derselben Stufe zugewiesen werden. Alle Genehmiger einer Stufe müssen genehmigen, bevor die Ausgabe an die nächste Stufe weitergeleitet wird.
  • Jede Genehmigungsrichtlinie muss einem Employee Profile zugewiesen werden, um wirksam zu werden.

Genehmigungsrichtlinie erstellen/verwalten​

  1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Approval Policies.
  2. Wählen Sie New, um eine neue Genehmigungsrichtlinie zu erstellen.
  3. Um eine bestehende Genehmigungsrichtlinie zu verwalten, wählen Sie die Genehmigungsrichtlinie aus und wählen Sie Edit aus dem Menü Manage.
  4. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:

    • General

      • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für die Genehmigungsrichtlinie ein.
      • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für die Genehmigungsrichtlinie ein.

    • Base Approvers: Basisgenehmiger definieren die Standardgenehmiger, an die eine Ausgabe weitergeleitet wird, basierend auf dem Mitarbeiter oder dem mit der Ausgabe verbundenen Projekt.

      • Employee's Approver: Steuert, ob die Ausgabe an den dem Mitarbeiter zugewiesenen Genehmiger (Mitarbeiterkarte) weitergeleitet wird. Wählen Sie die Stufe, der diese Genehmigung zugewiesen werden soll (Reihenfolge).
        • No (Do Not Use)
        • Level 1
        • Level 2
        • Level 3
      • Project Approver: Steuert, ob die Ausgabe an den dem Projekt oder Auftrag zugewiesenen Genehmiger weitergeleitet wird. Wählen Sie die Stufe, der diese Genehmigung zugewiesen werden soll (Reihenfolge).
        • No (Do Not Use)
        • Level 1
        • Level 2
        • Level 3

      Hinweis: Wenn sowohl der Mitarbeitergenehmiger als auch der Projektgenehmiger derselben Stufe zugewiesen sind, müssen beide Genehmiger genehmigen, bevor die Ausgabe zur nächsten Stufe weitergeleitet wird.

    • Always Add a Fixed Approver: Aktivieren Sie diese Option, um immer einen bestimmten Genehmiger in den Genehmigungsworkflow einzubeziehen.

      • Active
        • No (Do Not Use)
        • Level 1
        • Level 2
        • Level 3
      • Fixed Approver - Wählen Sie den Genehmiger aus, der die Ausgabe auf der ausgewählten Stufe immer überprüfen wird.

    • Conditional Approval

      • Amount-Based Approval: Aktivieren Sie diese Regel, um eine zusätzliche Genehmigung zu erfordern, wenn eine Ausgabe einen bestimmten Betrag übersteigt.

        • Active
          • No (Do Not Use)
          • Level 1
          • Level 2
          • Level 3
        • Amount Greater Than: Geben Sie den Betrag ein, der bei Überschreitung eine zusätzliche Genehmigung auslöst.
        • Add Approver: Wählen Sie den Genehmiger aus, der die Ausgabe überprüft, wenn der Schwellenwert überschritten wird.

      • Automatic Approval (Auto-Approve Below Amount): Aktivieren Sie diese Regel, um den gesamten Genehmigungsworkflow zu umgehen und automatisch zu genehmigen, wenn eine Ausgabe unter einem bestimmten Betrag liegt.

        • Amount Less Than: Ausgaben werden automatisch genehmigt, wenn der Betrag unter diesem Wert liegt.
        • Private Use Company Card Expense: Geben Sie an, ob private Firmenkreditkartenausgaben automatisch genehmigt werden können, wenn sie unter dem Betrag liegen.