Skip to main content

Benutzerverwaltung​

Der folgende Abschnitt beschreibt weitere Funktionen, die für Travel & Expense (TEM)-Benutzer verfügbar sind, die bereits erstellt wurden.

Delegierungen​

Die Seite Delegierungen ermöglicht es Ihnen, einen anderen Mitarbeiter einzurichten, der Ausgaben im Namen einer anderen Person vorbereiten oder vorbereiten und einreichen kann. Dies ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter Hilfe bei der Erfassung von Ausgaben benötigt oder vorübergehend nicht verfügbar ist.

  1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
  2. Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
  3. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste, für den Sie eine Delegierung einrichten möchten, oder bearbeiten Sie die Mitarbeiterkarte.
  4. Wählen Sie unter dem Menü ExFlow Travel & Expense die Option Delegations in der Aktionsleiste.
  5. Wählen Sie +New, um eine neue Delegierung hinzuzufügen.
  6. Username: Wählen Sie den Benutzer-Login aus, dem der Delegierungszugriff für den ausgewählten Mitarbeiter gewährt werden soll.
  7. Expense Handling: Geben Sie an, welche Aktionen der delegierte Benutzer ausführen darf:
    • None: Der Benutzer kann keine Ausgaben im Namen dieses Mitarbeiters vorbereiten oder einreichen.
    • Prepare Only: Der Benutzer kann Ausgaben im Namen des Mitarbeiters erfassen, aber der Mitarbeiter muss den Spesenbericht selbst einreichen.
    • Prepare and Submit: Der Benutzer kann Ausgaben im Namen des Mitarbeiters sowohl vorbereiten als auch einreichen.
  8. Delegate Approver: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der delegierte Benutzer auch Ausgaben im Namen des Mitarbeiters genehmigen können soll.

Genehmiger für einen Mitarbeiter ändern​

  1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
  2. Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
  3. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste, dessen Genehmiger Sie ändern möchten, oder bearbeiten Sie die Mitarbeiterkarte.
  4. Wählen Sie unter dem Menü ExFlow Travel & Expense die Option Change Approver in der Aktionsleiste.
  5. Die Seite zeigt den aktuellen Genehmiger an.
  6. Wählen Sie im Feld Approver den neuen Genehmiger aus der Liste.

TEM-Zugang für Benutzer deaktivieren​

  • Revoke Multiple oder Remove from TEM

Sie können den Travel & Expense (TEM)-Zugang für einen oder mehrere Benutzer deaktivieren. Die Benutzer können sich nicht mehr anmelden oder TEM verwenden, aber ihre TEM-Datensätze und historischen Transaktionen bleiben erhalten.

Es gibt drei Möglichkeiten, den TEM-Zugang eines Benutzers zu deaktivieren:

  1. Um den TEM-Zugang für mehrere Benutzer zu deaktivieren:

    • Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
    • Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
    • Wählen Sie Revoke Multiple in der Aktionsleiste unter dem Menü ExFlow Travel & Expense.
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Selected für die Benutzer, die Sie aus TEM entfernen möchten.
    • Wählen Sie Revoke TEM for Selected.
    • Wählen Sie OK bei der Meldung.

  2. Um den TEM-Zugang für einen Benutzer aus der Mitarbeiterliste zu deaktivieren:

    • Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
    • Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
    • Wählen Sie in der Mitarbeiterliste den Benutzerdatensatz aus, dem Sie den Zugang entziehen möchten, sodass er hervorgehoben ist.
    • Wählen Sie Remove from TEM in der Aktionsleiste unter dem Menü ExFlow Travel & Expense.
    • Wählen Sie OK bei der Meldung.

  3. TEM-Zugang für einen Benutzer über die Mitarbeiterkarte deaktivieren:

    • Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
    • Wählen Sie in der Mitarbeiterliste Edit bei einem Mitarbeiter, um dessen Mitarbeiterkarte zu öffnen.
    • Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
    • Wählen Sie Remove from TEM
    • Wählen Sie OK bei der Meldung.

Wichtige Felder für Travel & Expense​

Die Seite Wichtige Felder für Travel & Expense zeigt alle Mitarbeiter zusammen mit den wichtigen Einrichtungsfeldern für jeden Benutzer an. Diese Seite bietet eine schnelle Möglichkeit, die wesentlichen Travel & Expense-Konfigurationsfelder für jeden Mitarbeiter zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß definiert sind.

  1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
  2. Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
  3. Wählen Sie Essential Fields in der Aktionsleiste.
  4. Wenn die Seite in einer anderen Ansicht geöffnet wird, wechseln Sie zur Listenansicht.
  5. Fehlende erforderliche Felder werden durch ein rotes Sternchen gekennzeichnet.
  6. Aktualisieren Sie alle erforderlichen Felder nach Bedarf, um die Mitarbeitereinrichtung abzuschließen.

Willkommens-E-Mail senden​

Diese Funktion sendet eine Willkommens-E-Mail an die ausgewählten Mitarbeiter und lädt sie ein, Travel & Expense zu nutzen.

  1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
  2. Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
  3. Wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus der Liste, an die Sie eine Willkommens-E-Mail senden möchten.
  4. Wählen Sie Send Welcome Email in der Aktionsleiste.
  5. E-Mails werden an die ausgewählten Mitarbeiter gesendet.

Fahrzeugzuweisung​

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, zuvor eingerichtete Transportmittel Benutzern zuzuweisen, die diese bei der Erfassung einer Kilometerausgabe verwenden können. Sie können einem Benutzer mehrere Transportmittel zuweisen.

  1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employees.
  2. Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
  3. Wählen Sie einen Mitarbeiter aus der Liste und bearbeiten Sie den Mitarbeiter.
  4. Wählen Sie das Menü ExFlow Travel & Expense.
  5. Wählen Sie Vehicles in der Aktionsleiste.
  6. Wählen Sie +New, um ein neues Fahrzeug hinzuzufügen.
    • Means of Transport: Wählen Sie ein Transportmittel aus der Liste.
    • Description: Geben Sie eine Beschreibung ein.
    • Reimburse Mileage: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieses Fahrzeug verwendet wird und Kilometer erstattet werden sollen. Wenn nicht aktiviert, kann der Benutzer die Kilometerausgabe erfassen, sie wird jedoch nicht an den Mitarbeiter erstattet.
    • Default: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn dieses Fahrzeug bei der Erfassung von Kilometerausgaben als Standard verwendet werden soll.

Kilometerstatistik​

Die Seite Mileage Statistics bietet einen Überblick über die Kilometeraktivität nach Jahr. Sie zeigt den Anfangssaldo (bearbeitbar) sowie gebuchte und nicht gebuchte Kilometersummen an, sodass Sie die Kilometernutzung und den Erstattungsstatus über die Zeit verfolgen können.

Diese Seite unterstützt die Sichtbarkeit von Kilometersalden, unterstützt die Abstimmung und erleichtert die Überprüfung historischer und aktueller Kilometeraktivitäten.

Mitarbeiterübersicht​

Die Seite TEM-Mitarbeiterübersicht bietet einen Überblick über Travel & Expense (TEM)-Informationen für einen einzelnen Mitarbeiter. Sie zeigt wichtige TEM-bezogene Daten für den Benutzer an, wie Ausgabenaktivität, Kilometerinformationen, Kreditkartennutzung und Genehmigungsstatus.

Diese Übersicht bietet Administratoren und Managern eine schnelle, konsolidierte Ansicht der TEM-Einrichtung und -Aktivität eines Mitarbeiters und hilft bei der Überprüfung, Fehlerbehebung und laufenden Verwaltung.