Versionshinweise

ExFlow Travel & Expense 4.2 – Versionshinweise

Art der Veröffentlichung

Hauptversion

Veröffentlichungsdatum

März 2026

Neuigkeiten

Wir freuen uns, die Veröffentlichung von Truvio Expense Management Version 4.2 bekannt zu geben.

Wichtigste Neuerungen

• SmartExtract-Firmenanforderung für Gäste zur Unterstützung konformer Geschäftsessen
• Verbesserte SmartExtract-Händleridentifikation
• Kreditorenzuordnung basierend auf SmartExtract-Händlerdaten für Kreditorenausgabenanalyse
• Unterstützung für gesetzliche Meldungen an die finnische Steuerbehörde (KATRE)
• Option zur erzwungenen Genehmigung unabhängig von anderen Bedingungen
• Verbesserte Erkennung doppelter Ausgaben mit Datumsoffsets und Belegnummernabgleich
• Kreditkarten-Zuschlagsprozentsatz in Kartenvereinbarungen zur Verbesserung des Ausgabenabgleichs
• Setup-Kopie zwischen Unternehmen mit detaillierter Import-Protokollierung
• Mitarbeiterquellinformationen in Sachposten aus Kreditkartensaldenbuchungen enthalten

SmartExtract

SmartExtract extrahiert jetzt Händler- und Belegnummerninformationen aus Ausgabenanhängen und unterstützt Funktionen wie Kreditorenzuordnung und verbesserte Duplikaterkennung.

Zusatzfelder

Zusatzfelder enthalten jetzt eine Option „Auf allen anzeigen".

Wenn diese Option aktiviert ist, ist das Feld automatisch für alle Ausgabentypen und Kategorien verfügbar. Dies verringert den Bedarf, die Feldsichtbarkeit einzeln zu konfigurieren, und gewährleistet eine konsistente Datenerfassung über alle Ausgaben hinweg.

Kreditorenzuordnung

Eine neue Kreditorenzuordnungsfunktion ermöglicht es dem Finanzteam, von SmartExtract auf Ausgabenanhängen identifizierte Händler Kreditoren zuzuordnen.

Dies ermöglicht die Überwachung und Analyse der Ausgaben pro Kreditor, selbst wenn Kosten über Mitarbeiterspesenabrechnungen entstehen und beglichen werden. Wenn Ausgaben gebucht werden, werden die Beträge beim Kreditor als Käufe erfasst, sodass Kreditorenstatistiken und Berichte auch ausgabenbasierte Ausgaben enthalten können.

Kategoriekonfiguration

Sie können jetzt verlangen, dass Gäste gegebenenfalls einen Firmennamen angeben, um die Einhaltung von Geschäftsessen-Szenarien zu gewährleisten. Dies erfordert, dass die SmartExtract-Funktion „Name/Firma aus Gast extrahieren" in der Einrichtung aktiviert ist.

Für das Buchungs-Setup ist das Mitarbeiterprofil jetzt als Parameter in der Buchungsauswahllogik enthalten.

Meldungen an die finnische Steuerbehörde (KATRE)

Unterstützung wurde für die Meldung von Daten für Tagegeld und Kilometergeld an die finnische Steuerbehörde (KATRE) hinzugefügt, um die Einhaltung lokaler gesetzlicher Meldeanforderungen sicherzustellen.

Erstattungs-Lohnexport

Eine Option „Generischer Excel-Export" wurde für Erstattungen hinzugefügt, um die Integration mit externen Lohn- oder Finanzsystemen zu erleichtern, die ein flexibles Dateiformat erfordern.

Verbesserungen am Rollencenter

Am Rollencenter wurden Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit und Stabilität vorgenommen.

Probleme, bei denen Business Central-Benutzer ohne TEM-Berechtigungen Rollencenter-Fehler erlebten, wurden behoben.

Eine Verknüpfungsaktion wurde zu erweiterten Rollencentern für eine schnellere Navigation hinzugefügt.

Lokalisierungen

Ein Problem, das das Buchen von Ausgaben in der spanischen Lokalisierung beeinträchtigte, wurde behoben, um ein korrektes Buchungsverhalten in ES-Umgebungen sicherzustellen.

Genehmigung

Die Genehmigungsbehandlung wurde mit zusätzlichen Kontrollen und Validierungen verbessert.

• Eine Option „Genehmigung erzwingen" wurde zu Business Central hinzugefügt, um die Genehmigung unabhängig von anderen Bedingungen zu erzwingen.
• Genehmigungswarnungen für zulässige Beträge berücksichtigen jetzt die Anzahl der Mitarbeiter.
• Abgelehnte Ausgaben und nicht eingereichte Spesenabrechnungen werden von Duplikatprüfungen ausgeschlossen.
• Verbesserungen bei der Duplikaterkennung
    o Datumsoffset-Unterstützung zur Erkennung von Duplikaten über verschiedene Ausgabendaten hinweg
    o Belegnummernbasierter Abgleich unter Verwendung von aus Belegen extrahierten Händlerinformationen

Firmenkarten

Die Funktionalität von Firmenkarten wurde mit mehreren Verbesserungen erweitert.

• Kartentransaktionen können jetzt aus einer Datei importiert werden, mit Unterstützung für separate Soll- und Habenspalten. Sie können auch Text definieren, der während des Imports aus Transaktionsbeschreibungen entfernt werden soll. Eine Vorabprüfung stellt sicher, dass alle Karten in der Datei eine Vereinbarung angegeben haben, was besonders nützlich ist, wenn dieselbe Transaktionsdatei in mehrere Vereinbarungen importiert wird.
• Der Ausgabenabgleich wurde für Transaktionsfeeds verbessert, die nur lokale Währungsbeträge enthalten. Kartenvereinbarungen enthalten jetzt eine Option zur Angabe eines Kreditkarten-Zuschlagsprozentsatzes, was die Abgleichgenauigkeit verbessert, wenn Zuschläge nicht auf Belegen angezeigt werden.
• Der gesamte Kartenablauf bei Kartenvereinbarungen wurde verfeinert.
• Die AirPlus-Kreditkarteneinrichtung enthält jetzt ein herunterladbares PDF-Formular zur Übermittlung an AirPlus (Nordisch).

Setup zwischen Unternehmen kopieren

Eine neue Funktion wurde eingeführt, die es ermöglicht, Setup und Konfiguration von einem Unternehmen zu einem anderen zu kopieren. Wenn während des Imports Fehler auftreten, wird ein detailliertes Import-Protokoll angezeigt, um Validierung und Fehlerbehebung zu unterstützen.

Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit

Tooltips wurden auch in der gesamten Lösung hinzugefügt, um ein einfacheres Onboarding zu unterstützen.

Mitarbeiterquellinformationen sind jetzt in Sachposten enthalten, die aus Kreditkartensaldenbuchungen erstellt wurden.

Fehlerbehebungen

Der Upgrade-Prozess löst jetzt Ausgaben auf, die zuvor in der KI-Verarbeitung stecken geblieben waren.

Die automatische Genehmigung von Spesenabrechnungen, die bereits Teil eines Genehmigungsablaufs waren, wurde behoben.

ExFlow Travel & Expense 4.1 Versionshinweise

Art der Veröffentlichung

Hauptversion

Veröffentlichungsdatum

Februar 2026

Neuigkeiten

Wir freuen uns, die Veröffentlichung von Truvio Expense Management Version 4.1 bekannt zu geben.

Im Rahmen der Umbenennung von SignUp Software zu Truvio wurde auch die Lösung umbenannt. Das Produkt wird nun als Truvio Expense Management" statt ExFlow Travel & Expense" bezeichnet.

Wichtigste Neuerungen

Automatische MEM-basierte Filterung in Business Central, Portal und Mobile App
Pflicht-Zusatzfelder und automatische Befüllung von Standardwerten
Erweiterte Tagegeld-Unterstützung und Konfigurationsverfeinerungen
Neue Copilots für den Import von Anmeldedaten und Mitarbeitern
Verbesserte SmartExtract-Verarbeitung und strukturierte Teilnehmererfassung
Neuer Zusammenfassungsbericht und ZIP-Belegdownload für Spesenabrechnungen
Datumsbereichfilter und neue Lohnexportoptionen bei der Erstattung
Projektbasierte Kategorieverbesserungen und verfeinerte Buchungsauswahl
Optionen zur direkten Speicherung von Belegen in Business Central
Verbessertes Drag-and-Drop-Verhalten für Belege im Portal
Erweiterte Mobile-Genehmigungsansicht mit mehreren Bildern und Zusatzinformationen

MEM-Unterstützung

Diese Version führt eine erweiterte Unterstützung für Binary Stream Multi-Entity Management (MEM) ein. Innerhalb von Business Central werden Stapel und Listen nun automatisch basierend auf dem MEM-Entitätssetup gefiltert, das jedem Business Central-Benutzer zugewiesen ist, sodass nur Daten der Entitäten angezeigt werden, für die sie eine Zugriffsberechtigung haben.

Für TEM-Benutzer im Portal oder in der Mobile App werden Dimensionen und Projekte gemäß dem Business Central-Benutzer gefiltert, der im AppsForDynamics365-Login angegeben ist, das mit dem Mitarbeiter verknüpft ist.

Zusatzfelder

Bei der Konfiguration von Zusatzfeldern können Sie ein Feld jetzt als Pflichtfeld markieren. Pflichtfelder müssen einen Wert enthalten, bevor eine Ausgabe eingereicht werden kann.

Wenn Standard-Dimensionswerte für den Mitarbeiter definiert sind, werden diese Werte automatisch im Portal oder in der Mobile App angezeigt, wenn der Ausgabentyp oder die Kategorie mit dem entsprechenden Zusatzfeld verknüpft ist. Der Standardwert erfüllt auch die Pflichtfeld-Anforderungen, sodass der Benutzer keinen Wert manuell auswählen muss.

Tagegeld

Zwei neue Länder wurden zur Liste der unterstützten Tagegeldberechnungen hinzugefügt: Polen und Estland.

In der deutschen Konfiguration wird die Übernachtungsoption ausgeblendet, wenn kein Betrag im Setup definiert ist.

Copilots für einfacheres Onboarding

Um das Onboarding zu vereinfachen, haben wir Copilots hinzugefügt, die beim Erstellen von AppsForDynamics365-Anmeldedaten und Mitarbeitern unterstützen.

AppsForDynamics365-Anmeldedaten

Von der Seite Anmeldedaten" können Sie jetzt alle Anmeldedaten in eine Excel-Datei exportieren, was beim Übertragen von Daten aus einer Testumgebung in die Produktion nützlich ist.

Um Anmeldedaten zu importieren, entweder aus einer exportierten AppsForDynamics365-Anmeldedatei oder aus Dateien, die aus anderen Systemen exportiert wurden, verwenden Sie die Copilot-Funktion Import from file.

Um Anmeldedaten zu importieren, verwenden Sie die Copilot-Funktion Import from file. Sie können entweder eine CSV- oder eine Excel-Datei anhängen, und Copilot wird den Inhalt automatisch analysieren, um die relevanten Informationen zu identifizieren.

Beispielsweise wird eine CSV-Datei wie diese:

Username,First name,Last Name,Email
JOE,Joe,Little,
john@mail.com,john,nielsen,john@mail.com

zu vorgeschlagenen Anmeldedaten wie dargestellt führen. Wenn alles korrekt aussieht, wählen Sie einfach Import und die Anmeldedaten werden erstellt.

Mitarbeiter

Ein Copilot steht auch zum Import von Mitarbeitern zur Verfügung. Da Mitarbeiter oft noch nicht in Business Central angelegt sind, wenn Organisationen beginnen, Expense Management zu nutzen, und Mitarbeiter für die Funktion der Lösung erforderlich sind, vereinfacht dieser Copilot die Ersteinrichtung.

Benutzer können eine Excel- oder CSV-Datei hochladen, die typischerweise aus dem Lohnsystem exportiert wurde, und der Copilot wird den Inhalt analysieren und die Mitarbeiter zur Erstellung vorbereiten. Beispielsweise wird eine CSV-Datei wie diese:

Employee No;Name;Email;Bank reg. No;Bank Account
1;John P. Doe;jd.company.com;1233;87119212
9;Mary Poppins;mp@company.com;8211;721231

zu vorgeschlagenen Mitarbeitern wie dargestellt führen.

Wenn die Daten nicht korrekt zugeordnet werden, können Sie die Transformation anpassen, indem Sie eine Eingabeaufforderung eingeben und Regenerate auswählen.

Wenn Sie beispielsweise möchten, dass sich die Mitarbeiternr. von der Lohnnr. unterscheidet, können Sie eine Eingabeaufforderung eingeben wie:

make the employee no the first two letters of first name and first two of last name

und das System generiert entsprechend aktualisierte Werte.

Nach Überprüfung der vorgeschlagenen Datensätze kann der Benutzer Add Employees auswählen, und die Mitarbeiter werden automatisch erstellt.

SmartExtract

Neue Konfigurationsoptionen wurden zur SmartExtract-KI-Verarbeitung hinzugefügt.

Die Einstellung Process Tax on Domestic Expenses gilt für Nordamerika (USA und Kanada) und bestimmt, ob SmartExtract versuchen soll, Steuerbereiche, steuerpflichtige Beträge und nicht steuerpflichtige Beträge zu identifizieren und die Ausgabe entsprechend zu aktualisieren. Diese Funktion gilt nur für inländische Ausgaben.

Die Einstellung Extract Name/Company Name from Guests wandelt den Inhalt des Gästefelds bei Ausgaben in eine Liste einzelner Vollständiger Name / Firma"-Einträge um, anstatt die Eingabe als einzelnes Textfeld beizubehalten. Benutzer können Namen einzeln eingeben, oder SmartExtract kann automatisch mehrere Namen, die in derselben Zeile geschrieben wurden, in einzelne Einträge aufteilen.

Unabhängig davon, wie die Gäste eingegeben werden, zeigt die resultierende Ausgabenkarte die Teilnehmer in einer strukturierten Liste an.

SmartExtract kann auch Personengruppen erkennen und automatisch eine entsprechende Teilnehmerliste erstellen.

Beispielsweise ergibt die Eingabe von

eine Teilnehmerliste wie diese.

Wenn die Teilnehmerliste erstellt wurde, zeigt die Ausgabenkarte sowohl die Gesamtzahl der Gäste als auch an, wie viele davon keinen Firmennamen zugewiesen haben. In Ländern, in denen die Gesetzgebung sowohl Name als auch Firmeninformationen für Bewirtungsausgaben vorschreibt, lässt sich so leicht überprüfen, ob die Daten konform sind.

Spesenabrechnung

Die archivierte Spesenabrechnungsliste enthält jetzt Optionen zum Erstellen eines Zusammenfassungsberichts und zum Herunterladen aller Belege einer Spesenabrechnung als ZIP-Datei.

Dies ist nützlich für Prüfungen oder beim Teilen von Spesendetails mit externen Parteien.

Erstattung

Im Erstattungsmodul können Sie Einträge jetzt nach einem bestimmten Datumsintervall filtern. Dies ist besonders nützlich beim Exportieren von Daten in ein Lohnsystem für einen definierten Lohnabrechnungszeitraum.

Der Dateiexport für das dänische Lohnsystem Zenegy wurde hinzugefügt.

Kategorien

Das Kategorie-Setup enthält jetzt Optionen, um die Projektregistrierung für eine Kategorie als Pflicht festzulegen.

Wenn Projektinformationen angegeben werden, ob verpflichtend oder optional, können diese als Parameter verwendet werden, um das passende Buchungs-Setup für die Ausgabe auszuwählen.

Belege nach Business Central herunterladen

Normalerweise werden Belegbilder und PDFs in der AppsForDynamics365-Cloud gespeichert, um den Speicherverbrauch in Business Central zu reduzieren. Wenn Sie Belege auch direkt in Business Central speichern möchten, stehen jetzt zwei Optionen zur Verfügung.

Auf der Seite Expense Management Setup" können Sie das automatische Herunterladen von Belegen zu den Sachposten aktivieren, wann immer eine Ausgabe gebucht wird.

Für bereits gebuchte Ausgaben ermöglicht eine Aktion auf der Seite Gebuchte Ausgaben" das Herunterladen der Belege und deren Anhängen an die entsprechenden Sachposten.

Sobald die Belege heruntergeladen wurden, sind sie bei den Sachposten sichtbar, wenn Sie die zugehörigen Transaktionen anzeigen.

Portal

Im Webportal wurde die Drag-and-Drop-Funktion verbessert. Wenn eine Spesenabrechnung ausgewählt ist und Sie Belege auf die Seite ziehen, werden die Belege jetzt automatisch der ausgewählten Abrechnung hinzugefügt.

Auf der Seite Mobile Genehmigung" werden jetzt sowohl mehrere Bilder als auch Zusatzinformationen für die Ausgabe angezeigt.

ExFlow Travel & Expense 4.0 Versionshinweise

Art der Veröffentlichung

Hauptversion

Veröffentlichungsdatum

Oktober 2025

Neuigkeiten

Wir freuen uns, die Veröffentlichung von ExFlow Travel & Expense Version 4.0 bekannt zu geben, die eine Reihe von Updates enthält, die das Reise- und Spesenmanagement weiter optimieren.

Wichtigste Neuerungen

SmartExtract für KI-gestützte Datenextraktion
Nordea First Card-Integration
Erstattung über Kreditorenzahlung
Erweitertes Verlaufsmodul mit dedizierten Ansichten
Regionale Funktionen zur Unterstützung lokalisierter SmartExtract-Konfigurationen

Benutzer können sofort auf das aktualisierte Webportal und die Mobile App zugreifen. Um die neuen Funktionen zu aktivieren, muss die App in Business Central aktualisiert und konfiguriert werden.

Wir hoffen, dass diese Verbesserungen Ihre Erfahrung mit ExFlow TEM optimieren und das Spesenmanagement noch effizienter gestalten. Vielen Dank für Ihre kontinuierliche Unterstützung und Ihr wertvolles Feedback.

Einführung von SmartExtract

Intelligentere Spesenauswertung mit KI

SmartExtract ist eine KI-gestützte Funktion, die die Extraktion, Klassifizierung und Zuordnung von Spesendetails vor der Buchung automatisiert. Es hilft Finanzteams, die korrekte Anwendung von Sachkonten, Abgrenzungsplänen und steuerlicher Behandlung bei der Spesenverarbeitung sicherzustellen.

Schlüsselfunktionen für Finanzteams

Automatische Positionsextraktion
SmartExtract kann einen einzelnen Beleg in mehrere Ausgabenzeilen basierend auf Kategorie- und Steuerregeln aufteilen. Beispielsweise kann eine Hotelrechnung in Unterkunft, Frühstück und Parken aufgeteilt werden.
KI-basierte Unterkategorisierung
Wenn Ausgaben unter allgemeinen Kategorien eingereicht werden (z.B. Reise"), weist SmartExtract sie mithilfe von KI spezifischeren Unterkategorien wie Taxi", Flug" oder Hotel" zu, basierend auf der Ausgabenstruktur Ihrer Organisation.
Abgrenzungsbehandlung
Ausgaben wie Abonnements können durch konfigurierbare Vorlagen abgegrenzt werden, um die Einhaltung von Buchhaltungsrichtlinien zu unterstützen.
Belegerkennung
Die manuelle Interpretation von Belegen ist nicht mehr erforderlich. SmartExtract extrahiert automatisch relevante Daten und wendet die entsprechende Kategorisierung und steuerliche Behandlung an.
SmartExtract integriert sich in Ihr bestehendes Travel & Expense-Setup und kann selektiv aktiviert werden.

KONFIGURATIONSANLEITUNG

Aufteilen von Belegen in mehrere Zeilen

Um SmartExtract für die Positionsextraktion zu konfigurieren:
1.Navigieren Sie zur entsprechenden Ausgabenkategorie (z.B. Hotel).
2.Wählen Sie die passende Buchungsregel.
3.Öffnen Sie das SmartExtract-Menü und klicken Sie auf Configure.

4.Wählen Sie, ob Ausgaben in mehrere Zeilen aufgeteilt oder für eine genauere Buchung klassifiziert werden sollen.

5.Referenzieren Sie Buchungsgruppen, um die Details für jeden Posten zu definieren (z.B. Parken, Frühstück).

Nach der Konfiguration wird SmartExtract diese Details automatisch aus zukünftigen Belegen extrahieren, die unter der Kategorie Hotel eingereicht werden.

Klassifizierung von Ausgaben

Um benutzerfreundliche Kategorien zu vereinfachen und gleichzeitig detaillierte Finanzdaten beizubehalten: 1.Verwenden Sie eine allgemeine Kategorie wie Reise".
2.Wählen Sie in SmartExtract Classify.
3.Definieren Sie Buchungsgruppen für Unterkategorien wie Flug, Taxi, Zug usw.

SmartExtract wird versuchen, jede Ausgabe basierend auf dem Beleginhalt zu klassifizieren. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, gilt die Standard-Buchungsregel.

Anwenden von Abgrenzungsvorlagen

SmartExtract kann Abgrenzungsvorlagen basierend auf der Ausgabendauer vorschlagen:
1.Konfigurieren Sie jede Kategorie mit den zutreffenden Abgrenzungsvorlagen.

2.Wenn eine Ausgabe eingereicht wird, identifiziert SmartExtract die relevanten Datumsangaben und wendet die passende Vorlage an.

SmartExtract Bewährte Methoden

Um die SmartExtract-Leistung zu optimieren:
Bewerten Sie, wo SmartExtract einen Mehrwert bietet. In den meisten Fällen ist es am effektivsten bei inländischen Ausgaben, wo Belegformate und Steuerregeln vorhersehbarer sind. Erwägen Sie die Definition spezifischer Szenarien oder Kategorien, in denen die automatisierte Extraktion die Genauigkeit verbessert oder den manuellen Aufwand reduziert.
Verwenden Sie klare, natürliche Sprache in Buchungsgruppen-Beschreibungen. Beispielsweise ist Speisen und Getränke" effektiver als Mahlzeiten, Personal".
Beachten Sie, dass die KI-basierte Extraktion gelegentlich fehlerhafte Daten liefern kann. Ein Hinweis wird auf der Ausgabenkarte für jeden Posten angezeigt, der von SmartExtract verarbeitet wurde.

Der Abschnitt Regionale Funktionen" bietet zusätzliche Informationen, die für bestimmte Länder relevant sind, mit lokalisierten Einblicken und Konfigurationen.

BENUTZERERFAHRUNG UND BENUTZERFREUNDLICHKEIT

Beleganzeige in der Infobox

Sie können die Beleganzeige jetzt direkt im Infobox-Bereich anzeigen, was die Überprüfung von Belegen neben den Ausgabendetails erleichtert. Um zwischen der Inforegister- und der Infobox-Platzierung zu wechseln, verwenden Sie das Menü Ansicht" auf der Ausgabenkarte.

Bitte beachten Sie: Nach der Änderung der Platzierung schließen und öffnen Sie die Ausgabenkarte erneut, damit die Aktualisierung wirksam wird.

Drag & Drop von Belegen im Portal

Im Portal können Sie einfach einen oder mehrere Belege (PNG, JPG oder PDF) auf den dafür vorgesehenen Bereich ziehen und ablegen, um Ausgaben automatisch zu erstellen. Unsere KI extrahiert die Beleginformationen, genau wie in der Mobile App.

Erweitertes Verlaufsmodul

Das Verlaufsmodul wurde mit dedizierten Ansichten aktualisiert, die auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten sind:
Erstattungsansicht: Überprüfen Sie einfach, ob Ihre Ausgaben erstattet wurden, indem Sie auf eine Ansicht zugreifen, die nur erstattungsbezogene Einträge anzeigt.
Verarbeitungsansicht: Verfolgen Sie den Status eingreichter Ausgaben, die noch verarbeitet werden. Diese Ansicht zeigt alle in Bearbeitung befindlichen Einträge ohne Datumsfilter an.

Zusätzlich zu diesen Ansichten können Sie Ausgaben jetzt nach Typ oder Status filtern, was eine gezieltere Überprüfung und Analyse ermöglicht.

Automatischer Versand aus der Mobile App

Wenn Sie eine Ausgabe über die Mobile App einreichen, wird sie jetzt sofort (bei bestehender Internetverbindung) auf den Server hochgeladen, sodass eine manuelle Synchronisierung durch den Benutzer entfällt.

ERSTATTUNGSVERBESSERUNGEN

Dateiexport konfigurieren

Für ausgewählte Lohnexporte ist es jetzt möglich zu konfigurieren, welche Lohncodes für bestimmte Ausgabentypen verwendet werden sollen.

Wenn Sie zusätzlich unterschiedliche Lohncodes für verschiedene Fahrzeugtypen benötigen, können diese in den Transportmitteln angegeben und für den Export verwendet werden.

Erstattung über Kreditorenzahlungen

Einige Business Central-Zahlungsmodule sind nicht mit Mitarbeiterzahlungen kompatibel oder erfordern erhebliche Anpassungen.
Mit diesem Update können Sie Mitarbeiter jetzt über Kreditorenzahlungen erstatten. Weisen Sie einfach eine mitarbeiterspezifische Kreditorennummer auf der Mitarbeiterkarte zu und wählen Sie Kreditor" als Erstattungsmethode auf der Seite Erstattungseinrichtung".

Bei der Verarbeitung von Erstattungen wird automatisch ein Kreditorenzahlungseintrag für den ausstehenden Betrag erstellt, sodass Sie die Zahlung wie jede andere Kreditorenzahlung abwickeln können.

Zusammenfassungs-E-Mails

Wenn Benutzer die Erstattungsbenachrichtigung auf der Einstellungsseite aktiviert haben, erhalten sie zusätzlich zur Push-Benachrichtigung in der App jetzt auch eine E-Mail mit Details, wenn eine Erstattung an sie erfolgt.

LOKALISIERUNG & REGIONALE FUNKTIONEN

Nordea First Card-Integration

Jetzt in den nordischen Ländern verfügbar Travel & Expense unterstützt Echtzeit-Transaktionen für Nordea First Card-Kreditkarten.

Wenn eine Transaktion erfolgt, erhalten Benutzer innerhalb von Sekunden eine Pop-up-Benachrichtigung in der App, die es ihnen ermöglicht, sofort ein Foto des Belegs anzufügen oder schnell auf potenzielle Betrugswarnungen zu reagieren.

Sichtbare Feldanpassungen

Um die regionale Compliance zu verbessern, passt Travel & Expense die sichtbaren Felder jetzt dynamisch basierend auf dem Standort des Business Central-Unternehmens an. Für Unternehmen in Nordamerika werden steuerbezogene Felder angezeigt, während Unternehmen in anderen Regionen umsatzsteuerbezogene Felder sehen.

Schwedische Mahlzeiten-USt-Abzugsunterstützung

Wenn das Business Central-Unternehmen in Schweden registriert ist und SmartExtract mit Buchungsgruppen konfiguriert ist, die den schwedischen Mahlzeitenabzugsregeln entsprechen konkret 12% USt für Speisen, 25% für Alkohol und 0% für andere Posten wird eine dedizierte Schaltfläche verfügbar.

Diese Funktion ermöglicht es Benutzern, berechtigte USt-Abzüge gemäß den Vorschriften des Skatteverket automatisch zu berechnen. Nachdem die berechneten Zeilen angewendet wurden, wird die Ausgabe angepasst, um die korrekte USt-Behandlung widerzuspiegeln.

Kanadische Steuerbehandlung

Wenn das Business Central-Unternehmen in Kanada registriert ist, wendet SmartExtract automatisch den entsprechenden Steuerbereich auf jede Ausgabe an ohne dass eine zusätzliche Konfiguration erforderlich ist. Es erkennt, ob die Ausgabe steuerpflichtig ist, und wählt den korrekten Steuerbereich aus der in Business Central definierten Liste aus.

ExFlow Travel & Expense 3.0 Versionshinweise

Art der Veröffentlichung

Hauptversion

Veröffentlichungsdatum

April 2025

Neuigkeiten

Wir freuen uns, die neuesten Updates und Verbesserungen unserer ExFlow Travel & Expense-Lösung, Version 3.0, vorzustellen, die mit neuen Funktionen und Verbesserungen ausgestattet ist, um Ihre Reise- und Spesenmanagementprozesse weiter zu optimieren.

Highlights

Mitarbeiterprofile
Spesenrichtlinien
Mehrstufige Genehmigung
Delegiertes Spesenmanagement
Echtzeit-Warnungen bei der Genehmigung
Verbesserte Verlaufsansicht
Kategoriespezifische Felder für Ausgaben konfigurieren
Erweiterte Mobile App mit Tagegeld und KI-Unterstützung
Neues Portal Erscheinungsbild und Bedienung

Ihre Benutzer können sofort auf das neue Webportal und die Mobile App zugreifen, aber um die neuen Funktionen zu nutzen, müssen Sie die App in Business Central aktualisieren und konfigurieren.

Wir hoffen, dass diese neuen Funktionen und Verbesserungen Ihre Erfahrung mit ExFlow TEM verbessern und das Spesenmanagement noch effizienter gestalten. Vielen Dank für Ihre kontinuierliche Unterstützung und Ihr Feedback.

MITARBEITERPROFILE

Um verschiedene Gruppen von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Spesenregeln zu verwalten, haben wir Mitarbeiterprofile eingeführt.
Ein Mitarbeiterprofil definiert Regeln und Genehmigungsrichtlinien für alle Mitarbeiter, die diesem Profil zugeordnet sind. Dies kann Genehmigungsregeln umfassen; welche Ausgabenkategorien sie sehen können oder die Ausgabenlimits für einzelne Kategorien.

Sie können so viele Mitarbeiterprofile erstellen, wie Sie für Ihre Organisation benötigen.

In diesem Beispiel wird ein Profil für das Vertriebsteam mit speziellen Genehmigungsrichtlinien für einige Ausgabenkategorien und für Spesenabrechnungen erstellt. Außerdem ist für das Vertriebsteam die Ausgabenkategorie Fahrzeugwartung" nicht verfügbar.

Während des Upgrades von Travel&Expense Version 2 wurden Mitarbeiterprofile erstellt und den Mitarbeitern basierend auf ihrer Genehmigungseinrichtung zugeordnet. Ein Profil NORMAL" wird für Mitarbeiter mit normaler Vorgesetztengenehmigung erstellt. Wenn Mitarbeiter für automatische Genehmigung eingerichtet waren, wird auch ein Profil AUTOMATIC" erstellt.

SPESENRICHTLINIEN / MEHRSTUFIGE GENEHMIGUNG

Spesenrichtlinien ermöglichen die Definition verschiedener Regelwerke für die Genehmigung von Ausgaben. Sie können so viele Richtlinien erstellen, wie Sie benötigen. Beispielsweise kann das Managementteam höhere Ausgabenlimits haben, bevor ein zusätzlicher Genehmiger erforderlich ist, oder Sie haben Situationen, in denen Ausgaben in einer bestimmten Kategorie immer von derselben Person genehmigt werden sollten, unabhängig davon, wer die Ausgabe einreicht.

Genehmiger können auf bis zu drei Ebenen basierend auf verschiedenen Kriterien angegeben werden, und es können mehrere Genehmiger auf derselben Ebene sein. Erst wenn alle Genehmiger einer Ebene genehmigt haben, wird die Ausgabe zur Genehmigung an die nächste Ebene gesendet.

Spesenrichtlinien müssen mit einzelnen Mitarbeiterprofilen verknüpft werden.

Im folgenden Beispiel wird eine Richtlinie für Vertriebsmitarbeiter erstellt, die besagt, dass ihr Vorgesetzter zuerst genehmigen muss, und wenn der Betrag 200 übersteigt, Joe Little genehmigen muss.

Zusätzlich wird die Ausgabe, wenn sie weniger als 10 beträgt, automatisch genehmigt, damit der Genehmiger keine unnötige Zeit mit geringfügigen Ausgaben verschwendet.

DELEGIERTES SPESENMANAGEMENT

Delegiertes Spesenmanagement ermöglicht es einem Benutzer, Ausgaben im Namen eines anderen Mitarbeiters zu verwalten, wie z.B. ein persönlicher Assistent, der die Ausgaben des Managementteams abwickelt.

Sobald ein Benutzer als Delegierter eingerichtet ist, hat er die Möglichkeit, im Portal oder in der Mobile App zu einem anderen Benutzer zu wechseln und Ausgaben in dessen Namen zu erstellen/einzureichen, abhängig von den zugewiesenen Rechten.

ECHTZEIT-WARNUNGEN BEI DER GENEHMIGUNG

Um Genehmigern einen besseren Einblick in das zu geben, was sie genehmigen müssen, werden während des Genehmigungsprozesses jetzt Echtzeit-Warnungen angezeigt. Diese Warnungen können potenzielle Duplikate, Richtlinienverstöße oder zuvor abgelehnte Ausgaben umfassen.

Diese Funktionalität bietet Genehmigern Echtzeit-Warnungen, wenn zur Genehmigung eingereichte Ausgaben nicht mit vordefinierten Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Das System überprüft automatisch jede Spesenabrechnung auf Abweichungen, und wenn nicht konforme Ausgaben erkannt werden, erhält der Genehmiger eine Warnung, die es ihm ermöglicht, die Probleme umgehend zu überprüfen und zu beheben.

ANPASSBARE FELDER BEI AUSGABEN

Es ist jetzt möglich, anzupassen, welche Felder für eine bestimmte Ausgabenkategorie angezeigt werden. Sie können festlegen, ob Gäste für die Kategorie registriert werden sollen, und es ist auch möglich, Dimensionswerte über das Modul Zusatzfelder" zu erfassen.

Es ist möglich, verschiedene Felder für verschiedene Kategorien zu haben.

VERBESSERTE NACHVERFOLGUNG FÜR MITARBEITER

Wenn Mitarbeiter den Status ihrer eingereichten Ausgaben überprüfen müssen, gab es Anfragen nach einer schnelleren Übersicht über Ausgaben und ob diese erstattet wurden. Basierend auf Benutzerfeedback haben wir eine neue kalenderbasierte Verlaufsansicht eingeführt, in der Sie schnell sehen können, ob Ausgaben genehmigt/erstattet wurden und wann die Erstattung erfolgte.

Gleichzeitig haben wir es dem Benutzer auch ermöglicht, Push-Benachrichtigungen in der Mobile App zu aktivieren, um informiert zu werden, wenn Ausgaben genehmigt werden und wenn eine Erstattung erfolgt ist.

ERWEITERTE MOBILE APP

In der Mobile App ist es jetzt möglich, Tagegelder zu erstellen.
Wir haben auch die Nutzung der KI verbessert, sodass beim Aufnehmen eines Fotos oder Hochladen einer PDF-Datei zusätzlich zum Lesen von Datum, Betrag und Währung auch ein Vorschlag für die Ausgabenbeschreibung und die beste Kategorie gemacht wird.

WEITERE ÄNDERUNGEN

Einreichung bei mehreren Business Central-Unternehmen

Wenn ein Mitarbeiter Ausgaben bei mehreren Unternehmen einreichen muss, ist es jetzt möglich, denselben Login mit Mitarbeitern in verschiedenen Unternehmen zu verknüpfen.
Im Portal / in der Mobile App ist es einfach, zwischen den Unternehmen zu wechseln.

Option zur Erfassung von Währungsumrechnungen bei einer Ausgabe

Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe in einer Fremdwährung tätigt und aus eigener Tasche bezahlt, wurde bisher der Wechselkurs in Business Central für die Erstattung verwendet. In manchen Situationen war dies aufgrund möglicher Währungsumrechnungsgebühren ein Nachteil für Mitarbeiter. Es ist jetzt möglich, dass der Mitarbeiter den umgerechneten Betrag angibt. Wenn nichts angegeben wird, wird der Wechselkurs aus Business Central verwendet.

Detailliertere Optionen für die Weiterberechnung von Ausgaben über Projekte

Bei der Verwendung von Projekten ist es jetzt möglich, pro Ausgabentyp festzulegen, ob diese fakturiert werden sollen oder nicht.

Buchungsvorschau

Die Buchungsvorschau wurde für Ausgaben, Kilometergeld und Tagegelder hinzugefügt.

FEHLERBEHEBUNGEN

Spesenabrechnungen werden jetzt in Benachrichtigungs-E-Mails angezeigt.

Kreditkartennummern mit weniger als 4 Ziffern führten zu einem Fehler.

Payment Groups wurde in Balance Types umbenannt, da dies der korrektere Begriff ist.

ExFlow Travel & Expense 2.0 Versionshinweise

Art der Veröffentlichung

Hauptversion

Veröffentlichungsdatum

Oktober 2024

Neuigkeiten

Wir freuen uns, die neuesten Updates und Verbesserungen unserer ExFlow Travel & Expense-Lösung, Version 2.0, vorzustellen.

Diese Hauptversion bringt eine Vielzahl von Verbesserungen, die darauf abzielen, die Spesenabrechnung zu optimieren, die Benutzererfahrung zu verbessern und die Gesamteffizienz zu steigern. Mit dem Fokus auf die Bedürfnisse von Benutzern und Administratoren verspricht dieses Update ein intuitiveres und leistungsfähigeres Werkzeug für das Reise- und Spesenmanagement. Von verbesserten Benutzeroberflächen bis hin zu neuen mobilen Anwendungen spiegeln diese Updates unser Engagement für kontinuierliche Innovation und Exzellenz wider.

Highlights

Spesenabrechnungen für bessere Ausgabenverfolgung
Tagegeld-Unterstützung mit pauschaler Tagessatz und finnischen/schwedischen Berechnungsregeln
Neues Modul für nahtlose Erstattungen über Zahlungsjournal oder Export an externe Systeme
Erweiterte Webportal-Benutzeroberfläche
Verbesserte Genehmigung auf mobilen Geräten
Neue Android- und iOS-Mobile-App
Verbesserter Excel-Import von Kartentransaktionen
Detailliertere Optionen für die Weiterberechnung von Ausgaben über Projekte
Verbesserte Unterstützung für das Add-on Progressus Advanced Projects"

Ihre Benutzer können sofort auf das neue Webportal und die Mobile App zugreifen, aber um die neuen Funktionen zu nutzen, müssen Sie die App in Business Central aktualisieren und konfigurieren.

SPESENABRECHNUNGEN

Spesenabrechnungen ermöglichen es Ihnen, Ausgaben, Kilometergeld und Tagegelder zu organisieren, um eine Zusammenfassung der Aufwendungen zu erhalten.

Die Aktivierung von Spesenabrechnungen ist einfach navigieren Sie einfach zur Setup-Seite und fügen Sie eine Nummernserie für Spesenabrechnungen hinzu.

Beim Anmelden im Portal oder in der Mobile App können Benutzer eine Spesenabrechnung erstellen, Ausgaben hinzufügen und einreichen.

Sobald die Spesenabrechnung eingereicht ist, erhält der Genehmiger eine Zusammenfassung und kann alles auf einmal genehmigen oder alles / Teile davon ablehnen.

TAGEGELDER

Tagegelder sind tägliche Pauschalen, die Mitarbeitern zur Deckung der laufenden Kosten während Geschäftsreisen gewährt werden. Sie vereinfachen den Prozess der Ausgabenverfolgung, indem sie einen festen Betrag bieten. Die Regeln für die Berechnung von Tagegeldern variieren von Land zu Land, und derzeit unterstützen wir 3 Berechnungsregelwerke: Schwedisch, Finnisch und eine allgemeine pauschale Tagessatz"-Regel. Je nach ausgewählter Regel haben Sie unterschiedliche Einstellungen zu konfigurieren.

Berechnungsregeln werden auf der Seite Per Diem Setup" konfiguriert (nur in der Pro-Edition verfügbar)

Wenn das Tagegeld konfiguriert ist, kann der Mitarbeiter Tagegelder über das Webportal erstellen. Derzeit sind Tagegelder nicht über die Mobile App verfügbar, sondern nur über das Webportal.

ERWEITERTE WEBPORTAL-BENUTZEROBERFLÄCHE

Die Benutzeroberfläche des Webportals wurde um neue Spesenabrechnungs- und Tagegeldfunktionen erweitert. Anstelle einer einzelnen konsolidierten Liste zeigt die Seitenleiste jetzt Menüpunkte für jede konfigurierte Funktion an, sowohl für die Einreichung als auch für die Genehmigung.

NEUE MOBILE APP

Die neue Mobile App verfügt über eine aktualisierte Benutzeroberfläche, die einen klareren Überblick über ausstehende Einträge bietet.
Die große +-Schaltfläche unten bietet schnellen und einfachen Zugriff zum Erstellen neuer Einträge in der App.
Wenn eine Spesenabrechnung ausgewählt ist, während ein neuer Eintrag erstellt wird, wird dieser automatisch in die gewählte Abrechnung aufgenommen.
Das Menü Konto" enthält persönliche Optionen wie Fahrzeuge, Verlauf und Firmenkarten.

ERSTATTUNG

Wenn Ausgaben erstattet werden müssen, kann dies entweder über das Zahlungsjournal in Business Central oder durch Export der Daten an externe Systeme, typischerweise Lohnsysteme, erfolgen.

Um diesen Prozess übersichtlicher zu gestalten, gibt es jetzt ein Modul, das einen Überblick darüber bietet, welche Ausgaben bearbeitet werden müssen und wie.

In der Erstattungsübersicht liefert ein Klick auf Einträge vorschlagen" eine konsolidierte Ansicht der Erstattungen.

Um zu ändern, wie Erstattungen verarbeitet werden, gehen Sie zur Erstattungseinrichtung, um Details pro Ausgabentyp zu konfigurieren.

KLEINERE ÄNDERUNGEN

Verbesserung des Excel-Imports von Kartentransaktionen

Beim Import von Kartentransaktionen per Excel-Import werden Währungs- und Ländernamen jetzt auch anhand von Beschreibungen abgeglichen, wenn die Importdatei keine Standard-ISO-Codes verwendet.

Zusätzlich können Sie jetzt auch Rechnungsnr./Kontoauszugsnr. aus der Datei importieren.

Detailliertere Optionen für die Weiterberechnung von Ausgaben über Projekte

Wenn Sie Ausgaben über das Projektmodul an Kunden weiterberechnen, haben Sie jetzt eine detailliertere Kontrolle darüber, welche Ausgaben dem Projekt in Rechnung gestellt werden können.

Verbesserte Unterstützung für Progressus Advanced Projects

Wenn Sie das Add-on Progressus Advanced Projects" für Business Central verwenden und Ausgaben weiterberechnen möchten, bietet es eine erweiterte Projektkonfiguration mit Aufgaben-Level-Einstellungen, die die Fakturierbarkeit von Ausgaben bestimmen. Diese Einstellungen werden beim Buchen von Ausgaben automatisch erkannt.