Versionshinweise

ExFlow Travel & Expense 4.0 – Versionshinweise

Art der Veröffentlichung

Hauptversion

Veröffentlichungsdatum

Oktober 2025

Neuigkeiten

Wir freuen uns, die Veröffentlichung von ExFlow Travel & Expense Version 4.0 bekannt zu geben, die eine Reihe von Updates enthält, die darauf abzielen, das Management von Reisen und Spesen weiter zu optimieren.

Wichtige Highlights

• SmartExtract für KI-gestützte Datenextraktion
• Integration der Nordea First Card
• Erstattung über Lieferantenzahlungen
• Erweiterte Verlaufsmodul mit speziellen Ansichten
• Regionale Funktionen zur Unterstützung lokalisierter SmartExtract-Konfigurationen

Die Benutzer können sofort auf das aktualisierte Webportal und die mobile App zugreifen. Um die neuen Funktionen zu aktivieren, muss die App aktualisiert und in Business Central konfiguriert werden.

Wir hoffen, dass diese Verbesserungen Ihre Erfahrung mit ExFlow TEM verbessern und das Management von Spesen noch effizienter gestalten. Vielen Dank für Ihre fortwährende Unterstützung und Ihr wertvolles Feedback.

Einführung von SmartExtract

Intelligentere Spesenanalysen mit KI

SmartExtract ist eine KI-gestützte Funktion, die die Extraktion, Klassifizierung und Zuordnung von Spesendetails vor der Buchung automatisiert. Sie hilft Finanzteams, die genaue Anwendung von G/L-Konten, Abgrenzungsplänen und Steuerbehandlungen während der Spesenbearbeitung sicherzustellen.

Schlüsselmerkmale für Finanzteams

• Automatisierte Zeilenextraktion
SmartExtract kann einen einzelnen Beleg in mehrere Spesenzeilen aufteilen, basierend auf Kategorie- und Steuerregeln. Zum Beispiel kann eine Hotelrechnung in Unterkunft, Frühstück und Parken aufgeteilt werden.
• KI-gestützte Subkategorisierung
Wenn Spesen unter allgemeinen Kategorien (z.B. „Reisen“) eingereicht werden, verwendet SmartExtract KI, um sie spezifischeren Unterkategorien wie „Taxi“, „Flug“ oder „Hotel“ zuzuordnen, basierend auf der Spesenstruktur Ihrer Organisation.
• Abgrenzungsbehandlung
Spesen wie Abonnements können über konfigurierbare Vorlagen abgegrenzt werden, um die Einhaltung der Rechnungslegungsrichtlinien zu unterstützen.
• Belegintelligenz
Die manuelle Interpretation von Belegen ist nicht mehr erforderlich. SmartExtract extrahiert automatisch relevante Daten und wendet die entsprechende Kategorisierung und Steuerbehandlung an.
SmartExtract integriert sich in Ihr bestehendes Travel & Expense-Setup und kann selektiv aktiviert werden.

KONFIGURATIONSHANDBUCH

Aufteilen von Belegen in mehrere Zeilen

Um SmartExtract für die Zeilenextraktion zu konfigurieren:

1. Navigieren Sie zur relevanten Spesenart (z.B. Hotel).
   
2. Wählen Sie die entsprechende Buchungsregel aus.
   
3. Öffnen Sie das SmartExtract-Menü und klicken Sie auf Konfigurieren.
   
   
4. Wählen Sie, ob Spesen in mehrere Zeilen aufgeteilt oder zur genaueren Buchung klassifiziert werden sollen.
   
   
5. Referenzbuchungsgruppen, um die Details für jeden Posten (z.B. Parken, Frühstück) zu definieren.
   
   Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, extrahiert SmartExtract diese Details automatisch aus zukünftigen Belegen, die unter der Hotelkategorie eingereicht werden.

Klassifizierung von Spesen

Um benutzerfreundliche Kategorien zu vereinfachen und gleichzeitig detaillierte Finanzunterlagen zu führen:

1. Verwenden Sie eine allgemeine Kategorie wie „Reisen“.
   
2. In SmartExtract, wählen Sie Klassifizieren.
   
3. Definieren Sie Buchungsgruppen für Unterkategorien wie Flug, Taxi, Zug usw.
   

SmartExtract versucht, jede Ausgabe basierend auf dem Inhalt des Belegs zu klassifizieren. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, gilt die Standardbuchungsregel.

Anwendung von Abgrenzungsvorlagen

SmartExtract kann Abgrenzungsvorlagen basierend auf der Dauer der Ausgabe vorschlagen:

1. Konfigurieren Sie jede Kategorie mit den entsprechenden Abgrenzungsvorlagen.
   
   
2. Wenn eine Ausgabe eingereicht wird, identifiziert SmartExtract die relevanten Daten und wendet die passende Vorlage an.
   

Best Practices für SmartExtract

Um die Leistung von SmartExtract zu optimieren:
• Beurteilen Sie, wo SmartExtract Mehrwert bietet. In den meisten Fällen ist es am effektivsten, wenn es auf inländische Ausgaben angewendet wird, bei denen Belegformate und Steuerregeln vorhersehbarer sind. Erwägen Sie, spezifische Szenarien oder Kategorien zu definieren, in denen die automatisierte Extraktion die Genauigkeit verbessert oder den manuellen Aufwand reduziert.
• Verwenden Sie klare, natürliche Sprache in den Beschreibungen der Buchungsgruppen. Zum Beispiel ist „Speisen und Getränke“ effektiver als „Mahlzeiten, Personal“.
• Seien Sie sich bewusst, dass die KI-gestützte Extraktion gelegentlich falsche Daten zurückgeben kann. Eine Benachrichtigung erscheint auf der Spesenkarte für jeden von SmartExtract verarbeiteten Posten.

Der Abschnitt Regionale Funktionen bietet zusätzliche Informationen, die für bestimmte Länder relevant sind, und bietet lokalisierte Einblicke und Konfigurationen.
 

BENUTZERERFAHRUNG UND BENUTZBARKEIT

Belegansicht im FactBox

Sie können jetzt die Belegansicht direkt im FactBox-Bereich anzeigen, was die Überprüfung von Belegen neben den Spesendetails erleichtert. Um zwischen der Fast Tab- und der FactBox-Platzierung zu wechseln, verwenden Sie das Ansichtsmenü auf der Spesenkarte.

Bitte beachten Sie: Nachdem Sie die Platzierung geändert haben, schließen und öffnen Sie die Spesenkarte erneut, damit das Update wirksam wird.

Drag & Drop von Belegen im Portal

Ziehen Sie im Portal einfach einen oder mehrere Belege (PNG, JPG oder PDF) in den vorgesehenen Bereich, um automatisch Ausgaben zu erstellen. Unsere KI extrahiert die Beleginformationen, genau wie in der mobilen App.

Verbesserte Verlaufsmodul

Das Verlaufsmodul wurde mit speziellen Ansichten aktualisiert, die auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten sind:
• Erstattungsansicht: Überprüfen Sie einfach, ob Ihre Ausgaben erstattet wurden, indem Sie eine Ansicht aufrufen, die nur erstattungsbezogene Einträge anzeigt.
• Verarbeitungsansicht: Verfolgen Sie den Status von eingereichten Ausgaben, die noch bearbeitet werden. Diese Ansicht zeigt alle in Bearbeitung befindlichen Posten an, ohne Datumsfilter anzuwenden.

Zusätzlich zu diesen Ansichten können Sie Ausgaben jetzt nach Typ oder Status filtern, was eine gezieltere Überprüfung und Analyse ermöglicht.

Automatisches Senden von der mobilen App

Wenn Sie eine Ausgabe über die mobile App einreichen, wird sie jetzt sofort (bei Online-Verbindung) auf den Server hochgeladen, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Synchronisierung durch den Benutzer entfällt.

ERSTATTUNGSVERBESSERUNGEN

Konfigurieren des Dateiexports

Für ausgewählte Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Exporte ist es jetzt möglich zu konfigurieren, welche Lohn- und Gehaltscodes für bestimmte Ausgabentypen verwendet werden sollen.

Zusätzlich können, falls erforderlich, unterschiedliche Lohn- und Gehaltscodes für verschiedene Fahrzeugtypen in den Beförderungsmitteln angegeben werden und für den Export verwendet werden.

Erstattung über Lieferantenzahlungen

Einige Zahlungmodule von Business Central sind nicht mit Mitarbeiterzahlungen kompatibel oder erfordern erhebliche Anpassungen.
Mit diesem Update können Sie Mitarbeiter jetzt über Lieferantenzahlungen erstatten. Weisen Sie einfach eine mitarbeiter-spezifische Lieferantennummer auf der Mitarbeiterkarte zu und wählen Sie "Lieferant" als Erstattungsmethode auf der Seite Erstattungseinrichtung.

Bei der Verarbeitung von Erstattungen wird automatisch ein Zahlungseintrag für den offenen Betrag erstellt, sodass Sie die Zahlung wie jede andere Lieferantenzahlung bearbeiten können.

Zusammenfassungs-E-Mails

Wenn Benutzer die Erstattungsbenachrichtigung auf der Einstellungsseite aktiviert haben, erhalten sie zusätzlich zur Push-Benachrichtigung in der App jetzt auch eine E-Mail mit Details, wann immer eine Erstattung an sie vorgenommen wird.

 

LOKALISIERUNG & REGIONALE FUNKTIONEN

Integration der Nordea First Card

Jetzt in den nordischen Ländern verfügbar, unterstützt Travel & Expense Echtzeit-Transaktionen für Nordea First Card-Kreditkarten.

Wenn eine Transaktion erfolgt, erhalten die Benutzer innerhalb von Sekunden eine Pop-up-Benachrichtigung in der App, die es ihnen ermöglicht, sofort ein Foto des Belegs anzuhängen oder schnell auf potenzielle Betrugswarnungen zu reagieren.

Anpassungen der sichtbaren Felder

Um die regionale Compliance zu verbessern, passt Travel & Expense jetzt dynamisch die sichtbaren Felder basierend auf dem Standort des Business Central-Unternehmens an. Für in Nordamerika ansässige Unternehmen werden steuerbezogene Felder angezeigt, während Unternehmen in anderen Regionen Mehrwertsteuerbezogene Felder sehen.

Unterstützung der schwedischen Mehrwertsteuerabzüge für Mahlzeiten

Wenn das Business Central-Unternehmen in Schweden registriert ist und SmartExtract mit Buchungsgruppen konfiguriert ist, die den schwedischen Regeln für Mehrwertsteuerabzüge für Mahlzeiten entsprechen - insbesondere 12% Mehrwertsteuer für Lebensmittel, 25% für Alkohol und 0% für andere Artikel - wird eine spezielle Schaltfläche aktiviert.

Mit dieser Funktion können Benutzer automatisch die berechtigten Mehrwertsteuerabzüge gemäß den Vorschriften von Skatteverket berechnen. Sobald die berechneten Zeilen angewendet werden, wird die Ausgabe angepasst, um die korrekte Mehrwertsteuerbehandlung widerzuspiegeln.

Behandlung kanadischer Steuern

Wenn das Business Central-Unternehmen in Kanada registriert ist, wendet SmartExtract automatisch das entsprechende Steuergebiet auf jede Ausgabe an - ohne dass zusätzliche Konfigurationen erforderlich sind. Es erkennt, ob die Ausgabe steuerpflichtig ist, und wählt das richtige Steuergebiet aus der in Business Central definierten Liste aus.

ExFlow Travel & Expense 3.0 – Versionshinweise

Art der Veröffentlichung

Hauptversion

Veröffentlichungsdatum

April 2025

Was ist neu

Wir freuen uns, die neuesten Updates und Verbesserungen unserer ExFlow Travel & Expense-Lösung Version 3.0 vorstellen zu können, die mit neuen Funktionen und Verbesserungen ausgestattet ist, um Ihre Reise- und Spesenverwaltungsprozesse weiter zu optimieren.

Highlights

• Mitarbeiterprofile
• Spesenrichtlinien
• Mehrstufige Genehmigung
• Delegierte Spesenverwaltung
• Echtzeit-Benachrichtigungen während der Genehmigung
• Verbesserte Verlaufsansicht
• Konfigurieren Sie kategoriespezifische Felder für Spesen
• Verbesserte mobile App mit Tagegeld und KI-Unterstützung
• Neues Portal-Design

Ihre Benutzer können sofort auf das neue Webportal und die mobile App zugreifen, aber um die neuen Funktionen nutzen zu können, müssen Sie die App in Business Central aktualisieren und konfigurieren.

Wir hoffen, dass diese neuen Funktionen und Verbesserungen Ihre Erfahrung mit ExFlow TEM verbessern und das Management von Spesen noch effizienter gestalten. Vielen Dank für Ihre fortwährende Unterstützung und Ihr Feedback.

 

MITARBEITERPROFILE

Um verschiedene Gruppen von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Spesenregelungen zu verwalten, haben wir Mitarbeiterprofile eingeführt.
Ein Mitarbeiterprofil definiert Regeln und Genehmigungspolitiken für alle Mitarbeiter, die diesem Profil zugeordnet sind. Dies kann Genehmigungsregeln, die Sichtbarkeit von Spesenarten oder die Ausgabenobergrenzen für einzelne Kategorien umfassen.

Sie können beliebig viele Mitarbeiterprofile erstellen, die Sie benötigen, um Ihrer Organisation zu entsprechen.

In diesem Beispiel wird ein Profil für das Vertriebsteam mit speziellen Genehmigungspolitiken für einige Spesenarten und für Spesenberichte erstellt. Außerdem ist für das Vertriebsteam die Spesenart „Fahrzeugwartung“ nicht verfügbar.

Während des Upgrades von Travel&Expense Version 2 wurden Mitarbeiterprofile erstellt und den Mitarbeitern basierend auf ihrem Genehmigungssetup zugewiesen. Ein Profil „NORMAL“ wurde für Mitarbeiter mit normaler Managergenehmigung erstellt. Wenn Mitarbeiter für die automatische Genehmigung eingerichtet waren, wurde ebenfalls ein Profil „AUTOMATISCH“ erstellt.
 

SPESENRICHTLINIEN / MEHRSTUFIGE GENEHMIGUNG

Spesenrichtlinien ermöglichen die Definition verschiedener Regelsets dafür, wie Spesen genehmigt werden sollten. Sie können beliebig viele Richtlinien erstellen, wie benötigt. Das Management-Team kann beispielsweise höhere Ausgabenobergrenzen haben, bevor ein zusätzlicher Genehmiger erforderlich ist, oder es gibt Situationen, in denen Ausgaben in einer bestimmten Kategorie immer von derselben Person genehmigt werden sollten, unabhängig davon, wer die Ausgabe einreicht.

Genehmiger können auf bis zu drei Ebenen basierend auf unterschiedlichen Kriterien festgelegt werden, und es kann mehrere Genehmiger auf derselben Ebene geben. Nur wenn alle Genehmiger auf einer Ebene genehmigt haben, wird die Ausgabe zur Genehmigung an die nächste Ebene gesendet.

Spesenrichtlinien müssen mit einzelnen Mitarbeiterprofilen verknüpft werden.

Im folgenden Beispiel wird eine Richtlinie für Vertriebsmitarbeiter erstellt, die besagt, dass zunächst ihr Manager genehmigen muss, und wenn der Betrag 200 übersteigt, muss Joe Little genehmigen.

Darüber hinaus wird die Ausgabe automatisch genehmigt, wenn sie weniger als 10 beträgt, damit der Genehmiger keine unnötige Zeit mit geringfügigen Ausgaben verschwendet.

 

DELEGIERTE SPESENVERWALTUNG

Die delegierte Spesenverwaltung ermöglicht es einem Benutzer, Ausgaben im Namen eines anderen Mitarbeiters zu verwalten, z. B. einem persönlichen Assistenten, der die Ausgaben für das Management-Team bearbeitet.

Sobald ein Benutzer als Delegierter eingerichtet ist, hat er die Möglichkeit, im Portal oder in der mobilen App zu einem anderen Benutzer zu wechseln und Ausgaben in deren Namen zu erstellen/einzureichen, je nach den zugewiesenen Rechten.

 

ECHTZEIT-BENACHRICHTIGUNGEN WÄHREND DER GENEHMIGUNG

Um Genehmigern bessere Einblicke in das zu genehmigende Material zu geben, werden jetzt Echtzeit-Benachrichtigungen während des Genehmigungsprozesses angezeigt. Diese Benachrichtigungen können potenzielle Duplikate, Richtlinienverstöße oder zuvor abgelehnte Ausgaben umfassen.

Diese Funktionalität bietet Echtzeit-Benachrichtigungen an Genehmiger, wenn die zur Genehmigung eingereichten Ausgaben nicht den vordefinierten Unternehmensrichtlinien entsprechen. Das System durchsucht automatisch jeden Spesenbericht nach Unstimmigkeiten, und wenn nicht konforme Ausgaben erkannt werden, erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung, die es ihm ermöglicht, die Probleme umgehend zu überprüfen und zu beheben.

ANPASSBARE FELDER FÜR SPESEN

Es ist jetzt möglich, anzupassen, welche Felder für eine bestimmte Spesenart angezeigt werden. Sie können angeben, ob Gäste für die Kategorie registriert werden sollen, und es ist auch möglich, Dimensionswerte über das Modul „Zusätzliche Felder“ zu registrieren.

Es ist möglich, unterschiedliche Felder für verschiedene Kategorien zu haben.

VERBESSERTE NACHVERFOLGUNG FÜR MITARBEITER

Wenn Mitarbeiter den Status ihrer eingereichten Ausgaben überprüfen müssen, gab es Wünsche nach einer schnelleren Übersicht über Ausgaben und ob sie erstattet wurden. Basierend auf dem Benutzerfeedback haben wir eine neue kalenderbasierte Verlaufsansicht eingeführt, in der Sie schnell sehen können, ob Ausgaben genehmigt/erstattet wurden und wann die Erstattung erfolgte.

Gleichzeitig haben wir es dem Benutzer ermöglicht, Push-Benachrichtigungen an die mobile App zu aktivieren, um ihn zu informieren, wann Ausgaben genehmigt wurden und wann die Erstattung erfolgt ist.

VERBESSERTE MOBILE APP

In der mobilen App ist es jetzt möglich, Tagegelder zu erstellen.
Wir haben auch die Nutzung von KI verbessert, sodass beim Aufnehmen eines Bildes oder Hochladen eines PDFs neben dem Lesen von Datum, Betrag und Währung auch ein Vorschlag für die Ausgabenbeschreibung und die beste Kategorie gemacht wird.

ANDERE ÄNDERUNGEN

Einreichung bei mehreren Business Central-Unternehmen

Wenn ein Mitarbeiter Ausgaben bei mehreren Unternehmen einreichen muss, ist es jetzt möglich, dass dasselbe Login mit Mitarbeitern in verschiedenen Unternehmen verbunden wird.
Im Portal / in der mobilen App wird das Wechseln zwischen den Unternehmen einfach sein.

Option zur Registrierung von Währungsumrechnungen bei einer Ausgabe

Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe in einer Fremdwährung hat und aus eigener Tasche bezahlt, wurde bis jetzt der Wechselkurs in Business Central für die Erstattung verwendet. In einigen Situationen war dies für Mitarbeiter aufgrund möglicher Währungsumrechnungsgebühren nachteilig. Es ist jetzt möglich, dass der Mitarbeiter den umgerechneten Betrag angibt. Wenn nicht angegeben, wird der Wechselkurs von Business Central verwendet.

Detailliertere Optionen für die Weiterverrechnung von Ausgaben über Projekte

Bei der Verwendung von Projekten ist es jetzt möglich, pro Ausgabentyp anzugeben, ob sie in Rechnung gestellt werden sollen oder nicht.

Vorschau-Buchung

Die Vorschau-Buchung wurde für Ausgaben, Fahrten und Tagegelder hinzugefügt.

FEHLERBEHEBUNGEN

Spesenberichte werden jetzt in Benachrichtigungs-E-Mails angezeigt.

Kreditkartennummern mit weniger als 4 Ziffern würden fehlschlagen.

„Zahlungsgruppen“ wurde in „Bilanztypen“ umbenannt, da dies der korrekt