Mitarbeiterprofile

Mitarbeiterprofile ermöglichen es Ihnen, Mitarbeiter zu gruppieren und einheitliche Ausgabenregeln und Genehmigungsrichtlinien für diese Gruppen anzuwenden. Jedes Profil definiert, wie Ausgaben für alle zugewiesenen Mitarbeiter eingereicht, genehmigt und erstattet werden.

Ein Mitarbeiterprofil kann steuern:

• Genehmigungsworkflows und Genehmigungsregeln.
• Welche Ausgabenkategorien für Mitarbeiter sichtbar sind
• Ausgabenlimits und Erstattungsobergrenzen pro Ausgabenkategorie

Sie können mehrere Mitarbeiterprofile erstellen, um verschiedene Rollen, Abteilungen, Regionen oder Richtlinienanforderungen innerhalb Ihrer Organisation abzubilden und sicherzustellen, dass Ausgaben konsistent und im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien verarbeitet werden.

Mitarbeiterprofile erstellen/verwalten

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Employee Profiles.
2. Wählen Sie New, um ein neues Mitarbeiterprofil zu erstellen.
3. Um ein bestehendes Mitarbeiterprofil zu verwalten, wählen Sie das Mitarbeiterprofil aus der Liste und wählen Sie Edit aus dem Menü Manage.
4. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:

   • General

     • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für das Mitarbeiterprofil ein.
     • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für das Mitarbeiterprofil ein.

   • Approve Immediately Upon Submission - Aktivieren Sie die automatische Genehmigung für bestimmte Transaktionstypen, die keine Genehmigung für Mitarbeiter erfordern, die diesem Profil zugewiesen sind. Bei Aktivierung werden Transaktionen sofort nach der Einreichung genehmigt. Sie können die automatische Genehmigung für die folgenden Transaktionstypen aktivieren:

     • Expense
     • Expense Report
     • Mileage
     • PerDiem

   • Category Settings For Expenses: Alle definierten Ausgabenkategorien werden in diesem Abschnitt angezeigt. Sie können die folgenden Einstellungen für jede Kategorie konfigurieren:

     • Approval Policy: Wählen Sie die Genehmigungsrichtlinie, die für diese Ausgabenkategorie gilt. Jede Ausgabe, die von Mitarbeitern eingereicht wird, die diesem Profil zugewiesen sind, folgt dem ausgewählten Genehmigungsworkflow.
     • Allowed Amount Per Person: Der maximale Betrag, den ein Mitarbeiter pro Person einreichen darf. Genehmiger werden benachrichtigt, wenn dieser Betrag überschritten wird.
     • Reimbursement Cap Per Expense: Der maximale Betrag, der pro Ausgabe und Person erstattet wird. Genehmiger werden benachrichtigt, wenn dieser Betrag überschritten wird.
     • Hide: Wenn aktiviert, wird diese Ausgabenkategorie für Mitarbeiter, die diesem Profil zugewiesen sind, bei der Ausgabenerfassung ausgeblendet.

   • Approval Policies Standard-Genehmigungsrichtlinien können pro Ausgabentransaktionstyp für alle Benutzer definiert werden, die diesem Mitarbeiterprofil zugewiesen sind.

     • Mileage: Wählen Sie eine Genehmigungsrichtlinie, die allen Kilometerausgaben zugewiesen wird, die von Mitarbeitern mit diesem Profil eingereicht werden.
     • Per Diem: Wählen Sie eine Genehmigungsrichtlinie, die allen Tagegeldausgaben zugewiesen wird, die von Mitarbeitern mit diesem Profil eingereicht werden.
     • Expense Report: Wählen Sie eine Genehmigungsrichtlinie, die allen Spesenberichten zugewiesen wird, die von Mitarbeitern mit diesem Profil eingereicht werden.