Transportmittel

Diese Seite ermöglicht es Ihnen, die von Ihren Mitarbeitern für die Kilometererstattung genutzten Transportmittel zu definieren. Sie erstellen zunächst ein Transportmittel und definieren dann eine oder mehrere Transportoptionen innerhalb dieser Gruppe, die jeweils einen eigenen Erstattungssatz haben.

Jedem Mitarbeiter wird ein oder mehrere Transportmittel in der Mitarbeiterkarte > Travel & Expense > Fahrzeug zugewiesen. Dies bestimmt, welche Transportoptionen und Kilometersätze dem Mitarbeiter bei der Einreichung einer Kilometerausgabe zur Verfügung stehen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die zutreffenden Transportoptionen sehen und unterstützt gleichzeitig eine genaue und konforme Kilometererstattung.

In vielen Ländern variieren die Erstattungssätze je nach Transportmittel. Beispielsweise können unterschiedliche Sätze gelten für:

• Pkw
  • Pkw mit Anhänger
  • Pkw mit 2+ Mitfahrern
  • Pkw mit Abschleppung
• Motorräder
• Elektrofahrzeuge
• Boot

Bei der Konfiguration von Means of Transport beginnen Sie mit der Definition der Transportkategorie. Innerhalb dieser Kategorie erstellen Sie Transportoptionen für Fahrzeuge, die unterschiedliche Erstattungssätze erfordern. Wenn der Erstattungssatz für alle Fahrzeuge einer Kategorie gleich ist, wird nur eine einzige Transportoption benötigt.

Beispiel:

• Wenn Ihre Organisation Kilometer zu einem einheitlichen Satz erstattet, unabhängig vom Fahrzeugtyp, erstellen Sie eine Transportkategorie AUTOMOBILE mit einer einzelnen Transportoption namens AUTOMOBILE.
• Wenn unterschiedliche Sätze je nach Fahrzeugtyp gelten, erstellen Sie eine Transportkategorie AUTOMOBILE und definieren mehrere Transportoptionen wie Pkw, Pkw mit Anhänger, Pkw mit 2 Mitfahrern usw. Sie definieren dann einen Satz für jede unter dem Transportmittel erstellte Option.

Transportmittel erstellen/verwalten

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview die Option Means of Transport.

2. Wählen Sie New, um ein neues Transportmittel zu erstellen.

3. Um ein bestehendes Transportmittel zu verwalten, wählen Sie das Transportmittel aus und wählen Sie Edit aus dem Menü Manage.

4. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:

   • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für die Transportgruppe ein.
   • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für die Transportgruppe ein.

   Abschnitt Optionen - (Jede Option erfordert eine eigene Satzeinrichtung.)

   • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für die Transportoption ein.
   • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für die Transportoption ein.

5. Gehen Sie zu Travel Rates und weisen Sie Satz- und Steueroptionen zu.

6. Um ein Transportmittel Mitarbeitern zuzuweisen, die Kilometerausgaben einreichen, gehen Sie zu Benutzerverwaltung > Fahrzeugzuweisung.