Ausgabenkategorien

Eine Ausgabenkategorie klassifiziert die Art der Ausgabe, die ein Mitarbeiter tätigt. Kategorien werden im TEM-Webportal und in der mobilen App angezeigt, und Mitarbeiter müssen die Kategorie auswählen, die ihren Einkauf am besten beschreibt.

Ausgabenkategorien helfen dabei, Ausgaben konsistent zu organisieren, zu verfolgen und zu berichten, während das System Regeln wie Standardkonten, Genehmigungsrichtlinien, Ausgabenlimits und Buchungsregeln anwenden kann. In Kombination mit einigen zusätzlichen Kriterien ermöglichen sie Nicht-Finanzbenutzern, Ausgaben korrekt zu erfassen, und stellen der Finanzabteilung die Informationen bereit, die für eine ordnungsgemäße Sachkontobuchung erforderlich sind.

Jede Ausgabenkategorie kann mehrere Buchungseinrichtungen haben, die es ermöglichen, Ausgaben auf verschiedene Sachkonten zu buchen, basierend auf Kriterien wie:

• Inländische oder internationale Ausgabe
• Regionscode
• Vorhandensein von Gästeinformationen

Durch die Anleitung der Benutzer und die Automatisierung von Buchungsvorschlägen stellen Ausgabenkategorien sicher, dass Ausgaben korrekt erfasst werden, ohne dass Buchhaltungskenntnisse erforderlich sind.

Ausgabenkategorie erstellen/verwalten

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup – Overview die Option Expense Categories.

2. Wählen Sie New, um eine neue Ausgabenkategorie zu erstellen.

3. Um eine Ausgabenkategorie zu verwalten, wählen Sie die Ausgabenkategorie aus und wählen Sie Edit aus dem Menü Manage.

4. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:

   • Allgemein
     • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für die Ausgabenkategorie ein.
     • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für die Ausgabenkategorie ein.
     • Sort Order: Standardmäßig 0, was Einträge in alphabetischer Reihenfolge anzeigt. Geben Sie einen numerischen Wert ein, um eine benutzerdefinierte Sortierreihenfolge festzulegen.
     • Input Guests: Aktivieren Sie diese Option, um Benutzern das Eingeben von Gästeinformationen bei Ausgabentransaktionen für diese Kategorie zu ermöglichen. Dies wird typischerweise für Ausgaben wie Mahlzeiten oder Bewirtung verwendet, bei denen Gästedetails für Berichterstattung oder Compliance-Zwecke erforderlich sind.
     • Guests mandatory: Aktivieren Sie diese Option, um von Benutzern die Eingabe von Gästeinformationen bei Ausgabentransaktionen für diese Kategorie zu verlangen. Wenn aktiviert, kann eine Ausgabe nicht eingereicht werden, ohne dass die erforderlichen Gästedetails angegeben werden.
     • Project Mandatory: Aktivieren Sie diese Option, um von Benutzern die Eingabe einer Projektnummer und einer Projektaufgabe bei Ausgabentransaktionen für diese Kategorie zu verlangen. Wenn aktiviert, kann eine Ausgabe nicht eingereicht werden, ohne dass die Projektnummer ausgewählt wurde.

5. Buchungseinrichtung

   • Wählen Sie New, um eine neue Buchungseinrichtung zu erstellen.
   • Order: Wenn mehrere Buchungseinrichtungen vorhanden sind, bestimmt das System zunächst anhand der Ausgabenkriterien die beste Übereinstimmung und dann anhand der Order, wenn keine der Einrichtungen genau mit der Ausgabenerfassung übereinstimmt. Wenn eine Buchungseinrichtung genau mit den Buchungseinrichtungskriterien übereinstimmt, wird die Buchungseinrichtung mit der höchsten Prioritätsnummer vom System angewendet.
   • Use as Default: Aktivieren Sie diese Option, um die Buchungseinrichtung als Standardauswahl festzulegen.
   • Domestic: Diese Option gibt an, dass die Buchungseinrichtung nur für Ausgaben gilt, die im Heimatland des Mitarbeiters angefallen sind.
   • Region Codes: Diese Option gibt an, dass die Buchungseinrichtung nur für Ausgaben gilt, die in der definierten Region angefallen sind.
   • Has Project: Wenn Projektinformationen angegeben werden, ob obligatorisch oder optional, können sie als Parameter zur Auswahl der entsprechenden Buchungseinrichtung für die Ausgabe verwendet werden.
   • With Guests: Diese Option gibt an, dass die Buchungseinrichtung nur für Ausgaben gilt, bei denen Gäste für die Transaktion definiert wurden.
   • Posting Groups: Wählen Sie die Buchungsgruppe aus, die auf die Ausgabe angewendet wird, wenn die Buchungseinrichtungskriterien erfüllt sind.
   • Split By Employees: Wenn die Einrichtung erfordert, dass die Ausgabe zwischen Mitarbeitern aufgeteilt wird, aktivieren Sie Split by Employees.

Standard-Dimensionswerte zuweisen

Diese Seite ermöglicht Ihnen die Zuweisung von Standard-Dimensionswerten, die automatisch angewendet werden, wenn diese Ausgabenkategorie verwendet wird. Standard-Dimensionswerte sind für den Mitarbeiter während der Ausgabenerfassung nicht sichtbar; sie werden automatisch beim Erstellen der Ausgabe angewendet.

• Wählen Sie in der Expense Category die entsprechende Posting Rule zur Konfiguration aus.
• Wählen Sie Dimension aus der Aktionsleiste.
• Standard-Dimensionen zuweisen:
  • Dimension Code: Wählen Sie den Dimensionscode aus, für den ein Standardwert eingerichtet werden soll.
  • Dimension Valude: Wählen Sie den Dimensionswert aus der Nachschlageliste aus.
  • Value Posting: Wählen Sie eine Wertbuchung aus.
  • Allowed Values Filter: Weisen Sie zugelassene Werte zu, falls zutreffend.

Zusätzliche Felder für Ausgabenkategorie aktivieren

Diese Seite ermöglicht Ihnen die Aktivierung zuvor erstellter Additional Field Setups, sodass die entsprechenden Felder sichtbar werden, wenn Benutzer Ausgaben für diese Kategorie erfassen.

• Wählen Sie in der Aktionsleiste der Ausgabenkategorie oben auf der Seite Additional Fields.
• Wählen Sie die Einrichtung der zusätzlichen Felder aus, die Sie aktivieren möchten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Enabled.
• Die Ausgabenerfassungsseite zeigt nun die zusätzlichen Felder an, die aktiviert sind, wenn diese Ausgabenkategorie verwendet wird.

SmartExtract

SmartExtract ist eine KI-gestützte Funktion, die die Extraktion, Klassifizierung und Zuordnung von Ausgabendetails vor der Buchung automatisiert. Sie hilft Finanzteams sicherzustellen, dass Sachkonten, Abgrenzungspläne und Steuerbehandlungen während der Ausgabenverarbeitung korrekt angewendet werden.

Hauptfunktionen:

• Automatisierte Positionsextraktion: SmartExtract kann einen einzelnen Beleg in mehrere Ausgabenpositionen aufschlüsseln, basierend auf Kategorie- und Steuerregeln. Beispielsweise kann eine Hotelrechnung in Unterkunft, Frühstück und Parken aufgeteilt werden.
• KI-basierte Unterkategorisierung: Wenn Ausgaben unter breiten Kategorien eingereicht werden (z. B. "Reise"), verwendet SmartExtract KI, um sie spezifischeren Unterkategorien wie "Taxi", "Flug" oder "Hotel" zuzuordnen, basierend auf der Ausgabenstruktur Ihrer Organisation.
• Abgrenzungsbehandlung: Ausgaben wie Abonnements können über konfigurierbare Vorlagen abgegrenzt werden, um die Einhaltung von Buchhaltungsrichtlinien zu unterstützen.
• Belegintelligenz: Eine manuelle Interpretation von Belegen ist nicht mehr erforderlich. SmartExtract extrahiert automatisch relevante Daten und wendet die entsprechende Kategorisierung und Steuerbehandlung an.
  

Best Practices

• Bewerten Sie, wo SmartExtract einen Mehrwert bietet. In den meisten Fällen ist es am effektivsten bei inländischen Ausgaben, bei denen Belegformate und Steuerregeln berechenbarer sind. Definieren Sie spezifische Szenarien oder Kategorien, in denen die automatisierte Extraktion die Genauigkeit verbessert oder den manuellen Aufwand reduziert.
• Verwenden Sie klare, natürliche Sprache in den Beschreibungen der Buchungsgruppen. Beispielsweise ist "Essen und Getränke" effektiver als "Mahlzeiten, Personal."
• Beachten Sie, dass die KI-basierte Extraktion gelegentlich fehlerhafte Daten zurückgeben kann. Ein Hinweis wird auf der Ausgabenkarte für jeden von SmartExtract verarbeiteten Posten angezeigt.
  

Smart Extract Konfiguration:

SmartExtract kann auf zwei Arten konfiguriert werden: Aufteilen oder Klassifizieren. Sie können auch Abgrenzungen einrichten, um bestimmte Ausgabenarten über einen Zeitraum abzugrenzen.

SmartExtract Aufteilen

Verwenden Sie die Option Split, um eine Ausgabentransaktion in mehrere Positionen aufzuteilen. Diese Option ist nützlich, wenn ein einzelner Beleg mehrere Kostenarten enthält, die auf verschiedene Buchungsgruppen oder Sachkonten gebucht werden müssen.

Wenn konfiguriert, extrahiert SmartExtract automatisch Details auf Positionsebene aus dem eingereichten Beleg und teilt die Ausgabe in mehrere Positionen für Ausgaben auf, die dieser Ausgabenkategorie zugewiesen sind.

• Beispiel für Aufteilen:
  Ein Mitarbeiter reicht einen Beleg ein, der sowohl Bürobedarf als auch IT-Ausstattung enthält, und Ihre Organisation verlangt, dass diese Kosten auf verschiedene Sachkonten gebucht werden.

  • Ausgabenkategorie: SUPPLIES
  • Buchungsgruppen:
    • OFFICE-SUPPLIES
    • IT-EQUIP

  Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe unter der Kategorie SUPPLIES einreicht, scannt SmartExtract den Beleg und identifiziert die relevanten Positionen. Wenn übereinstimmende Positionen gefunden werden, wird die Ausgabe automatisch in mehrere Positionen aufgeteilt, wobei jeder die entsprechende Buchungsgruppe und der entsprechende Betrag zugewiesen wird.

  • SmartExtract Aufteilen konfigurieren

    • Wählen Sie in der Expense Category die entsprechende Posting Rule zur Konfiguration aus.

    • Öffnen Sie im Abschnitt Posting Setup das Menü Smart Extract und klicken Sie auf Configure.

    • SmartExtract Action: Wählen Sie Split

    • Wählen Sie die Posting Groups aus, die auf diese Ausgabenkategorie und Buchungseinrichtung angewendet werden sollen.

SmartExtract Klassifizieren

Verwenden Sie die Option Classify, um eine Ausgabentransaktion nach Beleginhalt aufzuteilen, um benutzerseitige Kategorien zu vereinfachen und gleichzeitig detaillierte Finanzdaten beizubehalten.

Diese Option ist nützlich, wenn Sie die Anzahl der Ausgabenkategorien reduzieren möchten, aus denen Benutzer auswählen müssen, und stattdessen SmartExtract die geeignete Buchung anhand der Belegdaten bestimmen lassen möchten.

Wenn konfiguriert, versucht SmartExtract, jede Ausgabe, die dieser Ausgabenkategorie zugewiesen ist, anhand des Beleginhalts zu klassifizieren und die entsprechende Buchungsgruppe zuzuweisen. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird die Standard-Buchungsregel angewendet.

• Beispiel für Klassifizieren: Angenommen, Sie möchten, dass Mitarbeiter eine einzelne TRAVEL-Ausgabenkategorie auswählen, um die Ausgabenerfassung für alle geschäftsreisebezogenen Ausgaben zu vereinfachen, aber Sie möchten dennoch, dass das System basierend auf der Art der auf dem Beleg angezeigten Ausgabe auf verschiedene Sachkonten bucht.

  • Erstellen Sie eine einzelne Ausgabenkategorie namens TRAVEL und konfigurieren Sie SmartExtract, um Ausgaben in Buchungsgruppen wie folgt zu klassifizieren:
    • AIRFARE
    • CAR RENTAL
    • HOTEL
    • PARKING
    • TAXI/UBER
  • Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe mit einem Beleg für ein Flugticket einreicht, wählt er die Kategorie TRAVEL. SmartExtract analysiert den Beleg, erkennt, dass es sich um eine Flugausgabe handelt, und ordnet sie der Buchungsgruppe Flight zu.
  • Wenn SmartExtract eine Ausgabe nicht klassifizieren kann, wendet das System die Standard-Buchungsregel an.

• SmartExtract Klassifizieren konfigurieren

  • Wählen Sie in der Expense Category die entsprechende Posting Rule zur Konfiguration aus.
  • Öffnen Sie im Abschnitt Posting Setup das Menü Smart Extract und klicken Sie auf Configure.
  • SmartExtract action: Wählen Sie Classify
  • Wählen Sie die Posting Groups aus, die auf diese Ausgabenkategorie und Buchungseinrichtung angewendet werden sollen.

SmartExtract Abgrenzung

SmartExtract Deferral ermöglicht Ihnen die Zuweisung einer vordefinierten Deferral Template (Standard BC-Funktionalität) zu einer Ausgabenkategorie. Damit können Sie bestimmte Ausgabenarten automatisch über einen Zeitraum abgrenzen.

1. Wählen Sie in der Expense Category die entsprechende Posting Rule zur Konfiguration aus.
2. Öffnen Sie im Abschnitt Posting Setup das Menü Smart Extract und klicken Sie auf Deferral.
3. Konfigurieren Sie jede Kategorie mit den zutreffenden Abgrenzungsvorlagen.
4. Wenn eine Ausgabe eingereicht wird, identifiziert SmartExtract die relevanten Daten und wendet die passende Vorlage an.