Tagegeldeinrichtung (nur Pro Edition)

Tagegelder sind feste tägliche Zulagen, die Mitarbeitern zur Deckung reisebezogener Ausgaben wie Mahlzeiten, Unterkunft und Nebenkosten gewährt werden. Anstatt jede einzelne Ausgabe zu erstatten, wird ein Tagegeld als festgelegter Betrag für jeden Reisetag gewährt.

Die Seite Per Diem Setup ermöglicht es Ihnen, die grundlegenden Einstellungen für die Tagegeldfunktionalität zu konfigurieren. Dazu gehören die Definition von Standardsätzen, Mahlzeitenabzügen und Berechnungsregeln, die bestimmen, wie Tagegelder berechnet werden.

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview im Abschnitt Per Diem die Option Setup

2. Change Calculation Rule: Um die Berechnungsregel zu ändern, wählen Sie Change Calculation Rule in der Aktionsleiste. Dadurch wird die Tagegeldfunktionalität aktiviert und die zu verwendende Berechnungsregel ausgewählt.
   

   • Select Calculation Rule: Wählen Sie die entsprechende Berechnungsregel. Die Regeln zur Berechnung von Tagegeldern variieren je nach Land. Derzeit unterstützt TEM die folgenden Berechnungsregelwerke: Schweden, Finnland, Dänemark, Deutschland und einen allgemeinen "Pauschaltagessatz".

     • Flat Daily Allowance
     • Finland
     • Sweden
     • Denmark
     • Germany
     • Poland
     • Estonia

     
     Abhängig von der ausgewählten Regel stehen unterschiedliche Konfigurationsoptionen zur Verfügung, um die Tagegeldeinstellungen für das jeweilige Land oder den Regeltyp anzupassen.

     Hinweis: In der deutschen Konfiguration wird die Unterkunftsoption ausgeblendet, wenn in der Einrichtung kein Betrag definiert ist.

   • Posting Group, Domestic: Wählen Sie eine Buchungsgruppe für Inlandsausgaben.

   • Posting Group, International: Wählen Sie eine Buchungsgruppe für internationale Ausgaben.

3. Number Series

   • Per Diem: Wählen Sie die Nummernserie, die Sie für Tagegeldausgaben verwenden möchten.
   • Posted Per Diem: Wählen Sie die Nummernserie, die Sie für gebuchte Tagegeldausgaben verwenden möchten.

4. Deductions: (nur Pauschaltagessatz)

• Der Abschnitt Abzüge % in der Tagegeldeinrichtung ermöglicht es Ihnen, den Prozentsatz des täglichen Tagegeldes anzugeben, der abgezogen wird, wenn Mahlzeiten vom Arbeitgeber bereitgestellt, im Hotelaufenthalt enthalten oder anderweitig gedeckt werden. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter nur für Mahlzeiten erstattet werden, die sie selbst bezahlen müssen, und verhindert Überzahlungen.

  • Breakfast: Der Prozentsatz des täglichen Tagegeldes, der abgezogen wird, wenn das Frühstück bereitgestellt wird.
  • Lunch: Der Prozentsatz des täglichen Tagegeldes, der abgezogen wird, wenn das Mittagessen bereitgestellt wird.
  • Dinner: Der Prozentsatz des täglichen Tagegeldes, der abgezogen wird, wenn das Abendessen bereitgestellt wird.

  Beispiel: Wenn das Tagegeld eines Mitarbeiters 100 $ pro Tag beträgt und das Frühstück bereitgestellt wird, und der Frühstücksabzug auf 20 % eingestellt ist, werden 20 $ vom täglichen Tagegeld abgezogen, und der Mitarbeiter erhält für diesen Tag 80 $.

5. Rates - Geben Sie die Sätze für die bereitgestellten Optionen an. Abhängig von der ausgewählten Berechnungsregel werden unterschiedliche Optionen angezeigt.

Zielort-Sätze

Basierend auf der ausgewählten Berechnungsregel können Sie Zielort-Sätze einrichten, mit denen Sie spezifische Tagegeldsätze für verschiedene Reiseziele festlegen können. Dies ist nützlich, wenn die Sätze je nach Reiseziel des Mitarbeiters variieren.

Neuen Zielort-Satz erstellen

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview im Abschnitt Per Diem die Option Destination Rates
2. Wählen Sie +New, um einen neuen Zielort-Satz zu erstellen.
   • Destinations: Wählen Sie in der Aktionsleiste der Tagegeldeinrichtung Destinations.
   • Country Code: Geben Sie den 2-Buchstaben-Ländercode für das Reiseziel ein.
   • Name: Geben Sie einen beschreibenden Namen des Reiseziels ein.
   • City: Geben Sie optional eine Stadt ein, wenn die Sätze innerhalb des ausgewählten Landes nach Stadt variieren.
   • Rate: Geben Sie den Tagegeldsatz ein, der für das Reiseziel für den eingerichteten Tagegeldzeitraum gilt.

Zeiträume

Die Tagegeld-Zeiträume-Einrichtung wird verwendet, um die Zeiträume zu definieren, die bestimmen, welche Tagegeldsätze auf Ausgaben angewendet werden. Zeiträume ermöglichen es Ihnen, Tagegeldsätze über die Zeit zu verwalten, sodass Sie historische Sätze verfolgen und neue Sätze für zukünftige Zeiträume einführen können, wie z. B. ein neues Geschäfts- oder Kalenderjahr.

Jeder Zeitraum stellt einen definierten Datumsbereich dar (z. B. ein Kalenderjahr) und ist mit einem bestimmten Satz von Tagegeldsätzen verknüpft. Wenn eine Ausgabe erstellt wird, wendet ExFlow Travel & Expense automatisch den korrekten Tagegeldsatz basierend auf dem Ausgabendatum und dem aktiven Zeitraum an.

Administratoren erstellen typischerweise einen neuen Zeitraum, wenn sich die Tagegeldsätze ändern, z. B. zu Beginn eines neuen Jahres. Bestehende Zeiträume sollten unverändert bleiben, um eine genaue Berichterstattung und Prüfung historischer Ausgaben zu gewährleisten.

Neuen Zeitraum erstellen

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview im Abschnitt Per Diem die Option Periods
2. Wählen Sie +New, um einen neuen Tagegeldzeitraum zu erstellen.
   • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für den Zeitraum ein.
   • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für den Zeitraum ein.
   • Starting From: Geben Sie das Datum ein, ab dem die für diesen Zeitraum definierten Tagegeldsätze gelten. Ausgaben ab diesem Datum verwenden die mit diesem Zeitraum verbundenen Sätze.