Firmenkreditkarten-Einrichtung (nur PRO Edition)

Richten Sie Firmenkreditkarten ein, um den automatischen Abgleich von Ausgaben mit Kreditkartenabrechnungen zu ermöglichen.

Die Firmenkreditkarten-Einrichtung umfasst:

• Vertragseinrichtung
• Kreditkarteneinrichtung
• Excel-Importdefinitionen

Verträge

Kreditkartenverträge werden verwendet, um zu definieren, wie ExFlow Travel & Expense mit einer bestimmten Kreditkartenbank interagiert. In der Regel erstellen Sie einen Vertrag für jede Kreditkartenbank, mit der Ihre Organisation zusammenarbeitet.

Die Einrichtung des Vertrags ist der erste Schritt im Kreditkarten-Konfigurationsprozess. Sobald der Vertrag eingerichtet ist, können Sie anschließend einzelne Firmenkreditkarten für Mitarbeiter einrichten und dem entsprechenden Vertrag zuordnen. Diese Struktur bildet die Grundlage für die Verarbeitung und Verwaltung von Firmenkreditkartentransaktionen.

Kreditkartenvertrag erstellen/verwalten

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview im Abschnitt Credit Card die Option Agreements
2. Wählen Sie +New, um einen neuen Vertrag zu erstellen.
3. Um einen bestehenden Vertrag zu verwalten, wählen Sie den Vertrag aus der Liste und bearbeiten Sie den Datensatz.
4. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:
   • General
     • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung ein.
     • Description: Geben Sie eine Beschreibung ein.
     • Card Brand: Geben Sie die Marke der Kreditkarte ein (Visa, Mastercard usw.).
     • Balance Type: Wählen Sie eine zuvor eingerichtete Saldenart.
     • Card Transaction: Wählen Sie die Methode für den Import von Kreditkartentransaktionen:
       • Manual Input/File Import: Wählen Sie diese Option, wenn die Transaktion manuell eingegeben oder mit einer Excel-Datei importiert wird.
       • Bank Statement: Kreditkartentransaktionen werden aus dem Bankauszug in Business Central importiert.
       • Bank Reconciliation: Kreditkartentransaktionen werden aus der Bankabstimmung in Business Central importiert.
       • Automatic from SEB Card: Kreditkartentransaktionen werden aus der SEB-Kartenintegration importiert. (Nur in bestimmten Ländern verfügbar.)
   • File Import Settings
     • Import Source: Wählen Sie die Importquelle. Ihre Optionen sind Excel- oder CSV-Datei.
     • Excel Import Definition: Wählen Sie die zuvor erstellte Excel-Importdefinition, wenn die Importquelle Excel ist. Weitere Informationen finden Sie in den Anweisungen zur Excel-Importdefinition.
   • Associated Cards
     • Dieser Abschnitt zeigt die Firmenkreditkarten an, die mit dem ausgewählten Kreditkartenvertrag verknüpft wurden.
     • Um Karten mit einem Vertrag zu verknüpfen, müssen Sie zunächst Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auf der Seite Firmenkreditkarten-Einrichtung einrichten.
     • Um Firmenkreditkarten mit dem Vertrag zu verknüpfen:
       • Wählen Sie im Abschnitt Associated Cards in der Aktionsleiste Cards und dann Add Cards.
       • Wählen Sie eine oder mehrere Firmenkreditkarten aus der Liste.
       • Um mehrere Firmenkreditkarten auszuwählen, klicken Sie auf eine Kartenzeile und drücken Sie Umschalt + Pfeiltaste nach unten auf Ihrer Tastatur.
       • Wählen Sie OK zur Bestätigung.
     • Mehrere Firmenkreditkarten können einem einzelnen Vertrag zugeordnet werden. Detaillierte Anweisungen zum Erstellen von Firmenkreditkarten finden Sie im Abschnitt Firmenkreditkarten-Einrichtung.

Firmenkreditkarten-Einrichtung

Die Seite Firmenkreditkarten-Einrichtung ermöglicht es Ihnen, einzelne Firmenkreditkarten einzurichten und zu verwalten, die Mitarbeitern zugewiesen sind. Diese Seite zeigt alle erstellten Firmenkreditkarten zusammen mit den zugehörigen Mitarbeitern und Verträgen an.

Neue Firmenkreditkarte erstellen

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview im Abschnitt Credit Card die Option Credit Cards.
2. Wählen Sie +New, um eine neue Kreditkarte zu erstellen.
   • Card No.: Geben Sie die Kreditkartennummer ein.
   • Card Holder Name: Geben Sie den Namen der Person ein, die die Karte verwendet.
   • Assigned to Employee No.: Wählen Sie die Mitarbeiternr. des Karteninhabers aus der Liste.
   • Company Card Agreement: Wählen Sie den entsprechenden Vertrag für die Firmenkreditkarte.
   • Card Brand: Wird automatisch ausgefüllt, sobald der Firmenkreditkartenvertrag ausgewählt wurde.
3. Activate: Nachdem eine Firmenkreditkarte registriert wurde, muss sie aktiviert werden, bevor sie verwendet werden kann. Um den Status einer Kreditkarte auf Aktiv zu setzen, muss die Karte sowohl einem Kreditkartenvertrag als auch einem Mitarbeiter zugewiesen sein.
   • Wählen Sie eine Company Credit Card aus der Liste.
   • Klicken Sie auf Activate in der Aktionsleiste.

Excel-Importdefinitionen

Die Seite Excel-Importdefinitionen ermöglicht es Ihnen zu definieren, wie Daten aus einer Kreditkartenabrechnungs-Excel-Datei zugeordnet und in ExFlow Travel & Expense importiert werden. Auf dieser Seite konfigurieren Sie Spaltenzuordnungen und Importregeln, damit das System die Kreditkartenausgabendaten korrekt lesen und verarbeiten kann.

Neue Excel-Importdefinition erstellen

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview im Abschnitt Credit Card die Option Excel Import Definition.

2. Wählen Sie +New, um eine neue Importdefinition zu erstellen.

3. General

   • Code: Definieren Sie einen Code für die Importdefinition.
   • Description: Geben Sie eine Beschreibung für die Importdefinition ein.
   • Header Line Before Transactions: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn in der Excel-Datei eine Kopfzeile vorhanden ist.
   • Caption for First Header Column: Geben Sie die Beschriftung ein, die in der ersten Spaltenüberschrift angezeigt werden soll.
   • Date Order: Wählen Sie das in der Datei verwendete Datumsformat.
   • Payment is Shown as a Negative Amount: Aktivieren Sie diesen Parameter, wenn der Zahlungsbetrag in der Datei negativ ist.

4. Map Fields to Excel Columns - Dieser Abschnitt ermöglicht es Ihnen anzugeben, welche Spalten in Ihrer Excel-Datei den Feldern in ExFlow Travel & Expense entsprechen. Die Zuordnung stellt sicher, dass das System die Daten korrekt lesen und importieren kann.

   Geben Sie für jedes aufgelistete Feld den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der die entsprechenden Daten enthält. Dies teilt dem System mit, wo die Werte zu finden sind.

   

   Felder den Excel-Spalten zuordnen

   • Card Number: Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der die Kreditkartennummern enthält.
   • Card Holder: Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der den Karteninhaber enthält.
   • Transaction Date: Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der das Transaktionsdatum enthält.
   • Transaction Amount: Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der den Transaktionsbetrag enthält.
   • Currency: (Optional) Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der die Währung enthält.
   • Billing Amount: Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der den Rechnungsbetrag enthält.
   • Description: Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der die Transaktionsbeschreibung enthält.
   • Country: (Optional) Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der das Land enthält.
   • MCC: (Optional) Geben Sie die Spalte für MCC ein.
   • MCC Description: (Optional) Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der die MCC-Beschreibung enthält.
   • Unique Reference: (Optional) Geben Sie die Spalte für die eindeutige Referenz ein.
   • Invoice No: (Optional) Geben Sie den Spaltenbuchstaben aus Ihrer Tabellenkalkulation ein, der die Rechnungsnr. enthält.

5. Weisen Sie die Excel-Importzuordnung dem entsprechenden Firmenkreditkartenvertrag zu.