Erstattungseinrichtung

Die Seite Erstattungseinrichtung definiert, wie genehmigte Travel & Expense-Transaktionen in Business Central erstattet und gebucht werden. Diese Einrichtung steuert, welche Fibu Buch.-Blattvorlagen und -Stapel verwendet werden, wie Zahlungen verarbeitet werden und welcher Detailgrad in den Erstattungsbuchungen enthalten ist.

Sie können Erstattungseinstellungen separat für Ausgaben und Kilometer konfigurieren, was unterschiedliche Erstattungsmethoden, Buchungsverhalten und Zahlungsdetailstufen basierend auf den Anforderungen Ihrer Organisation ermöglicht. Erstattungen können direkt in Business Central verarbeitet, an einen Drittanbieter für Gehaltsabrechnung oder Zahlungsabwicklung exportiert oder über Kreditorenzahlungen abgewickelt werden, die Mitarbeitern zugewiesen sind.

Diese Seite unterstützt auch die Zusammenfassung von Erstattungen pro Spesenbericht oder Mitarbeiter sowie dateibasierte Exportoptionen für die externe Verarbeitung.

1. Wählen Sie auf der Seite Travel & Expense Setup Overview im Abschnitt Buchungseinrichtung die Option Reimbursement.

2. General

   • Gen. Jnl. Template Name: Wählen Sie die Fibu Buch.-Blattvorlage, die Sie für Erstattungen verwenden möchten (Standard-Business Central-Funktionalität).
   • Gen. Jnl. Batch Name: Wählen Sie den Fibu Buch.-Blattnamen, den Sie für Erstattungen verwenden möchten (Standard-Business Central-Funktionalität).
   • Default Payment Method Code: Wählen Sie den Standard-Zahlungsmethodencode, den Sie für Erstattungen verwenden möchten (Standard-Business Central-Funktionalität).
   • Summarize Per Expense Report: Fasst alle Ausgaben pro Spesenbericht für eine zusammengefasste Erstattung zusammen.
   • File Export:
     • Generisches XML wird als Standard gesetzt. Um das Exportdateiformat zu ändern:
       • Klicken Sie auf das Auslassungssymbol rechts neben dem Dateiformat
       • Das empfohlene Format wird zuerst angezeigt.
       • Klicken Sie auf Show All
       • Wählen Sie das Exportformat, das Sie für Ihre Exportdateien verwenden möchten.
       • Wählen Sie Choose Format
       • Configure File Export: Wählen Sie diesen Link, um zu konfigurieren, welche Gehaltsabrechnungscodes für bestimmte Ausgabentypen verwendet werden sollen.
         • Klicken Sie auf das Symbol Edit
         • Geben Sie für jeden Ausgabentyp den zu verwendenden Gehaltsabrechnungscode an.

3. Expense

   • Reimburse Via: Wählen Sie, wie Ausgaben erstattet werden.
     • Payment Journal: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung direkt in Business Central für Mitarbeiter abgewickelt wird.
     • File Export: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung durch den Export einer Datei und die Übergabe an einen Drittanbieter für die Gehaltsabrechnung abgewickelt wird.
     • Vendor Export: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung durch Zahlung an einen Kreditorendatensatz erfolgt, dem der Mitarbeiter zugewiesen ist. Wenn diese Option ausgewählt wird, müssen Sie eine Kreditorennr. auf der Mitarbeiterkarte > Travel & Expense-Einrichtung zuweisen.
   • Detail Level: Wählen Sie die Detailstufe der Erstattung.
     • Summarize: Wählen Sie diese Option, wenn alle genehmigten Ausgaben eines Mitarbeiters für eine Zahlung zusammengefasst werden sollen.
     • One Each Line: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Erstattung pro Ausgabenposition separat ausstellen möchten.

4. Mileage

   • Reimburse Via: Wählen Sie, wie Kilometerausgaben erstattet werden.
     • Payment Journal: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung direkt in Business Central für Mitarbeiter abgewickelt wird.
     • File Export: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung durch den Export einer Datei und die Übergabe an einen Drittanbieter für die Gehaltsabrechnung abgewickelt wird.
     • Vendor Export: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung durch Zahlung an einen Kreditorendatensatz erfolgt, dem der Mitarbeiter zugewiesen ist. Wenn diese Option ausgewählt wird, müssen Sie eine Kreditorennr. auf der Mitarbeiterkarte > Travel & Expense-Einrichtung zuweisen. Bei der Verarbeitung von Erstattungen wird automatisch ein Kreditorenzahlungsposten für den ausstehenden Betrag erstellt, sodass Sie die Zahlung wie jede andere Kreditorenzahlung abwickeln können.
   • Detail Level: Wählen Sie die Detailstufe der Erstattung.
     • Summarize: Wählen Sie diese Option, wenn alle genehmigten Ausgaben eines Mitarbeiters für eine Zahlung zusammengefasst werden sollen.
     • One Each Line: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Erstattung pro Ausgabenposition separat ausstellen möchten.

5. Per Diem

   • Reimburse Via: Wählen Sie, wie Tagegeldausgaben erstattet werden.
     • Payment Journal: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung direkt in Business Central für Mitarbeiter abgewickelt wird.
     • File Export: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung durch den Export einer Datei und die Übergabe an einen Drittanbieter für die Gehaltsabrechnung abgewickelt wird.
     • Vendor Export: Wählen Sie diese Option, wenn die Erstattung durch Zahlung an einen Kreditorendatensatz erfolgt, dem der Mitarbeiter zugewiesen ist. Wenn diese Option ausgewählt wird, müssen Sie eine Kreditorennr. auf der Mitarbeiterkarte > Travel & Expense-Einrichtung zuweisen.
   • Detail Level: Wählen Sie die Detailstufe der Erstattung.
     • Summarize: Wählen Sie diese Option, wenn alle genehmigten Ausgaben eines Mitarbeiters für eine Zahlung zusammengefasst werden sollen.
     • One Each Line: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine Erstattung pro Ausgabenposition separat ausstellen möchten.