Grundeinrichtung

Die Seite Grundeinrichtung (Setup (TEM)) ermöglicht Ihnen die Konfiguration der Kerneinstellungen für Travel & Expense. Einige dieser Einstellungen sind möglicherweise bereits auf Grundlage der Antworten vorkonfiguriert, die während des Einrichtungsassistenten angegeben wurden.

• Allgemein

  • If Posting Date is in Closed Period: Diese Einstellung bestimmt, wie das System Ausgabentransaktionen mit einem Buchungsdatum behandelt, das in eine abgeschlossene Abrechnungsperiode fällt. Sie können festlegen, ob solche Einträge beim Buchen einen Fehler zur manuellen Korrektur auslösen oder das Buchungsdatum automatisch auf das Arbeitsdatum aktualisiert werden soll.

  • Default Employee Profile: Wählen Sie ein Standard-Mitarbeiterprofil aus.

  • Default Approval Policy: Wählen Sie eine Standard-Genehmigungsrichtlinie aus.

• Nummernserie

  • (Vom Einrichtungsassistenten konfiguriert): Wählen Sie die Nummernserie aus, die Sie für jeden Datensatztyp verwenden möchten. Sie haben die Möglichkeit, aus der Liste der verfügbaren Nummernserien in Business Central auszuwählen oder eine neue Nummernserie zu erstellen.

• Buch.-Blatt für die Buchung

  • Gen. Jnl. Template Name: Wählen Sie den Namen der Fibu Buch.-Blattvorlage aus (Standard Business Central-Funktionalität).
  • Gen. Jnl. Batch Name: Wählen Sie den Namen des Fibu Buch.-Blattstapels aus (Standard Business Central-Funktionalität).

• Ausgaben

  • Report Unhandled Card Transactions Older Than (days): Dieses Feld gibt die Anzahl der Tage an, nach denen importierte Kreditkartentransaktionen, die nicht bearbeitet oder einer Ausgabe zugeordnet wurden, in einen Bericht aufgenommen werden. Transaktionen, die älter als die angegebene Anzahl von Tagen sind, werden zur Überprüfung markiert, um eine zeitnahe Abstimmung und Nachverfolgung sicherzustellen.

  • Allowed Deviation (days) When Matching Transactions: Dieses Feld definiert die maximale Anzahl von Tagen, um die eine importierte Kreditkarten- oder Banktransaktion vom Datum der entsprechenden Ausgabe abweichen darf, wenn Transaktionen automatisch zugeordnet werden.

  • Allowed Exchange Rate Deviation (%): Dieses Feld gilt für persönliche Kreditkartentransaktionen in einer Fremdwährung. Es definiert die maximal zulässige prozentuale Abweichung zwischen dem systemseitig berechneten Wechselkurs und dem vom Mitarbeiter eingegebenen umgerechneten Betrag.

    Mitarbeiter können den genauen umgerechneten Betrag eingeben, der auf ihrer Kreditkartenabrechnung angezeigt wird, sofern die Differenz zum berechneten Betrag die hier angegebene zulässige Wechselkursabweichung nicht überschreitet.

  • Language for AI Descriptions: Dieses Feld gibt die Sprache an, die vom System bei der Generierung von KI-gestützten Beschreibungen für Ausgaben verwendet wird.

  • Store Receipts in Business Central: Normalerweise werden Belegbilder und PDFs in der AppsForDynamics365-Cloud gespeichert, um den Speicherverbrauch in Business Central zu reduzieren. Wenn Sie Belege auch direkt in Business Central speichern möchten, stehen nun zwei Optionen zur Verfügung.

    Auf der Seite Expense Management Setup können Sie das automatische Herunterladen von Belegen in die Posten aktivieren, sobald eine Ausgabe gebucht wird.

• SmartExtract

  • Process Tax on Domestic Expenses: Diese Einstellung gilt für Nordamerika (USA und Kanada) und bestimmt, ob SmartExtract versuchen soll, Steuergebiete, steuerpflichtige Beträge und nicht steuerpflichtige Beträge zu identifizieren und die Ausgabe entsprechend zu aktualisieren. Diese Funktion gilt nur für inländische Ausgaben.

  • Extract name/company from Guests: Diese Einstellung wandelt den Inhalt des Gästefeldes bei Ausgaben in eine Liste einzelner Einträge "Vollständiger Name / Firma" um, anstatt die Eingabe als einzelnes Textfeld beizubehalten. Benutzer können Namen einzeln eingeben, oder SmartExtract kann automatisch mehrere Namen, die in derselben Zeile geschrieben wurden, in einzelne Einträge aufteilen.

• Projekte

  • Use Projects: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Ihre Organisation Business Central-Projekte verwendet und Ausgaben projektbezogen erfasst und gebucht werden sollen. Wenn aktiviert, können Benutzer ihren Ausgabentransaktionen Projekte zuweisen.

  • Make Expense Billable: Wenn diese Option aktiviert ist, wird jede Ausgabe, die einem Projekt zugeordnet ist, standardmäßig als abrechenbar markiert.

  • Make Mileage Billable: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Kilometerausgaben, die einem Projekt zugeordnet sind, standardmäßig als abrechenbar markiert.

• Tägliche Zusammenfassungs-E-Mail: (Vom Einrichtungsassistenten konfiguriert)

  • Konfigurieren Sie die Häufigkeit der täglichen Zusammenfassungs- und Erinnerungs-E-Mails. Erinnerungs-E-Mails dienen drei Hauptzwecken:
    • Benutzer über Ausgaben benachrichtigen, die begonnen, aber noch nicht eingereicht wurden.
    • Kreditkarteninhaber informieren, wenn importierte Kreditkartentransaktionen ohne Belege vorliegen.
    • Genehmiger über Ausgaben oder Berichte benachrichtigen, die auf Prüfung warten.