Categorías de gastos

Una Expense Category clasifica el tipo de gasto en el que incurre un empleado. Las categorías aparecen en el portal web TEM y en la aplicación móvil, y los empleados deben seleccionar la categoría que mejor describa su compra.

Las categorías de gastos ayudan a organizar, rastrear e informar gastos de manera consistente, al tiempo que permiten al sistema aplicar reglas como cuentas predeterminadas, políticas de aprobación, límites de gasto y reglas de contabilización. Cuando se combinan con algunos criterios adicionales, permiten que los usuarios no financieros registren gastos con precisión y proporcionan al área de finanzas la información necesaria para una contabilización correcta en el libro mayor.

Cada categoría de gastos puede tener múltiples configuraciones de contabilización, lo que permite que los gastos se registren en diferentes cuentas del libro mayor según criterios como:

• Gasto nacional o internacional
• Código de región
• Presencia de información de invitados

Al guiar a los usuarios y automatizar las sugerencias de contabilización, las Expense Categories aseguran que los gastos se registren correctamente sin requerir conocimientos contables.

Crear/Administrar una categoría de gastos

1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Expense Categories.

2. Seleccione New para crear una nueva categoría de gastos.

3. Para administrar una categoría de gastos, seleccione la categoría de gastos y seleccione Edit del menú Manage.

4. Ingrese valores para los siguientes campos:

   • General
     • Code: Ingrese un identificador corto y significativo para la categoría de gastos.
     • Description: Ingrese una descripción clara para la categoría de gastos.
     • Sort Order: El valor predeterminado es 0, que muestra los elementos en orden alfabético. Ingrese un valor numérico para definir una secuencia de ordenamiento personalizada.
     • Input Guests: Habilite esta opción para permitir que los usuarios ingresen información de invitados en las transacciones de gastos para esta categoría. Esto se utiliza normalmente para gastos como comidas o entretenimiento donde se requieren detalles de los invitados para fines de informes o cumplimiento.
     • Guests mandatory: Habilite esta opción para requerir que los usuarios ingresen información de invitados en las transacciones de gastos para esta categoría. Cuando está habilitado, un gasto no puede enviarse a menos que se proporcionen los detalles de invitados requeridos.
     • Project Mandatory: Habilite esta opción para requerir que los usuarios ingresen el número de proyecto y la tarea del proyecto en las transacciones de gastos para esta categoría. Cuando está habilitado, un gasto no puede enviarse a menos que se seleccione el número de proyecto.

5. Configuración de contabilización

   • Seleccione New para crear una nueva configuración de contabilización.
   • Order: Cuando existen múltiples configuraciones de contabilización, el sistema determina cuál usar primero según los criterios del gasto para encontrar la mejor coincidencia, luego por Order si ninguna de las configuraciones coincide precisamente con el registro del gasto. Si una configuración de contabilización coincide precisamente con los criterios de configuración de contabilización, se aplicará la configuración con el número de prioridad más alto.
   • Use as Default: Habilite esta opción para designar la configuración de contabilización como la selección predeterminada.
   • Domestic: Esta opción indica que la configuración de contabilización solo se aplicará a gastos incurridos en el país de origen del empleado.
   • Region Codes: Esta opción indica que la configuración de contabilización solo se aplicará a gastos incurridos en la región definida.
   • Has Project: Cuando se especifica información del proyecto, ya sea obligatoria u opcional, puede usarse como parámetro para seleccionar la configuración de contabilización apropiada para el gasto.
   • With Guests: Esta opción indica que la configuración de contabilización solo se aplicará a gastos donde se hayan definido invitados en la transacción.
   • Posting Groups: Seleccione el grupo de contabilización que se aplicará al gasto si se cumplen los criterios de la configuración de contabilización.
   • Split By Employees: Si la configuración requiere que el gasto se divida entre empleados, marque Split by Employees.

Asignar valores de dimensiones predeterminados

Esta página le permite asignar valores de dimensiones predeterminados que se aplicarán automáticamente cada vez que se utilice esta categoría de gastos. Los valores de dimensiones predeterminados no son visibles para el empleado durante la entrada de gastos; se aplican automáticamente cuando se crea el gasto.

• En la Expense Category, seleccione la Posting Rule apropiada para configurar.
• Seleccione Dimension de la barra de acciones.
• Asignar dimensiones predeterminadas:
  • Dimension Code: Seleccione el código de dimensión para configurar un valor predeterminado.
  • Dimension Valude: Seleccione el valor de dimensión predeterminado de la lista de búsqueda.
  • Value Posting: Seleccione un tipo de contabilización por valor.
  • Allowed Values Filter: Asigne filtros de valores permitidos si corresponde.

Habilitar campos adicionales para la categoría de gastos

Esta página le permite habilitar Additional Field Setups creadas previamente, haciendo visibles los campos correspondientes cuando los usuarios ingresan gastos para esta categoría.

• En la barra de acciones de la categoría de gastos en la parte superior de la página, seleccione Additional Fields.
• Seleccione la configuración de campo adicional que desea habilitar y marque la casilla Enabled.
• La página de entrada de gastos ahora mostrará los campos adicionales que están habilitados cuando se utiliza esta categoría de gastos.

SmartExtract

SmartExtract es una función impulsada por IA que automatiza la extracción, clasificación y asignación de detalles de gastos antes de la contabilización. Ayuda a los equipos de finanzas a garantizar la aplicación precisa de cuentas del libro mayor, calendarios de diferimiento y tratamiento fiscal durante el procesamiento de gastos.

Características principales:

• Extracción automatizada de líneas de detalle: SmartExtract puede desglosar un solo recibo en múltiples líneas de gastos según la categoría y las reglas fiscales. Por ejemplo, una factura de hotel puede dividirse en alojamiento, desayuno y estacionamiento.
• Subcategorización basada en IA: Cuando los gastos se envían bajo categorías amplias (por ejemplo, "Viaje"), SmartExtract utiliza IA para asignarlos a subcategorías más específicas como "Taxi", "Vuelo" u "Hotel", según la estructura de gastos de su organización.
• Manejo de diferimientos: Los gastos como suscripciones pueden diferirse mediante plantillas configurables, apoyando el cumplimiento de las políticas contables.
• Inteligencia de recibos: Ya no se requiere la interpretación manual de recibos. SmartExtract extrae automáticamente los datos relevantes y aplica la categorización y el tratamiento fiscal apropiados.
  

Mejores prácticas

• Evalúe dónde SmartExtract agrega valor. En la mayoría de los casos, es más efectivo cuando se aplica a gastos nacionales, donde los formatos de recibos y las reglas fiscales son más predecibles. Considere definir escenarios o categorías específicas donde la extracción automatizada mejorará la precisión o reducirá el esfuerzo manual.
• Use un lenguaje claro y natural en las descripciones de los grupos de contabilización. Por ejemplo, "Alimentos y bebidas" es más efectivo que "Comidas, Personal".
• Tenga en cuenta que la extracción basada en IA puede ocasionalmente devolver datos incorrectos. Aparecerá un aviso en la tarjeta de gastos para cualquier elemento procesado por SmartExtract.
  

Configuración de SmartExtract:

SmartExtract se puede configurar de dos maneras: Dividir o Clasificar. También puede configurar el diferimiento para diferir ciertos tipos de gastos durante un período de tiempo.

SmartExtract Dividir

Use la opción Split para dividir una transacción de gastos en múltiples líneas. Esta opción es útil cuando un solo recibo contiene múltiples tipos de costos que deben contabilizarse en diferentes grupos de contabilización o cuentas del libro mayor.

Cuando se configura, SmartExtract extrae automáticamente los detalles a nivel de línea del recibo enviado y divide el gasto en múltiples líneas para los gastos asignados a esta categoría de gastos.

• Ejemplo de División:
  Un empleado envía un recibo que incluye tanto materiales de oficina como equipos de TI, y su organización requiere que estos costos se contabilicen en diferentes cuentas del libro mayor.

  • Categoría de gastos: SUPPLIES
  • Grupos de contabilización:
    • OFFICE-SUPPLIES
    • IT-EQUIP

  Cuando un empleado envía un gasto utilizando la categoría SUPPLIES, SmartExtract escanea el recibo e identifica las líneas de detalle relevantes. Si se encuentran elementos coincidentes, el gasto se divide automáticamente en múltiples líneas, cada una asignada al grupo de contabilización y monto apropiados.

  • Configurar SmartExtract Dividir

    • En la Expense Category, seleccione la Posting Rule apropiada para configurar.

    • En la sección Posting Setup, abra el menú Smart Extract y haga clic en Configure.

    • SmartExtract Action: Seleccione Split

    • Seleccione los Posting Groups a aplicar a esta categoría de gastos y configuración de contabilización.

SmartExtract Clasificar

Use la opción Classify para dividir una transacción de gastos por contenido del recibo para simplificar las categorías visibles al usuario mientras se mantienen registros financieros detallados.

Esta opción es útil cuando desea reducir el número de categorías de gastos que los usuarios deben seleccionar y, en su lugar, permitir que SmartExtract determine la contabilización apropiada según los datos del recibo.

Cuando se configura, SmartExtract intenta clasificar cada gasto asignado a esta categoría de gastos según el contenido del recibo y asigna el grupo de contabilización correspondiente. Si no se encuentra una coincidencia, se aplica la regla de contabilización predeterminada.

• Ejemplo de Clasificación: Suponga que desea que los empleados seleccionen una única categoría de gastos TRAVEL para simplificar la entrada de gastos para todos los gastos relacionados con viajes de negocios, pero aún desea que el sistema contabilice en diferentes cuentas del libro mayor según el tipo de gasto mostrado en el recibo.

  • Cree una única categoría de gastos llamada TRAVEL y configure SmartExtract para clasificar los gastos en grupos de contabilización como:
    • AIRFARE
    • CAR RENTAL
    • HOTEL
    • PARKING
    • TAXI/UBER
  • Cuando un empleado envía un gasto con un recibo de un boleto de avión, selecciona la categoría TRAVEL. SmartExtract analiza el recibo, detecta que es un gasto de vuelo y lo asigna al grupo de contabilización de vuelos.
  • Si SmartExtract no puede clasificar un gasto, el sistema aplica la regla de contabilización predeterminada.

• Configurar SmartExtract Clasificar

  • En la Expense Category, seleccione la Posting Rule apropiada para configurar.
  • En la sección Posting Setup, abra el menú Smart Extract y haga clic en Configure.
  • SmartExtract action: Seleccione Classify
  • Seleccione los Posting Groups a aplicar a esta categoría de gastos y configuración de contabilización.

Diferimiento de SmartExtract

El Deferral de SmartExtract le permite asignar una Deferral Template predefinida (funcionalidad estándar de BC) a una categoría de gastos. Esto le permitirá diferir automáticamente ciertos tipos de gastos durante un período de tiempo.

1. En la Expense Category, seleccione la Posting Rule apropiada para configurar.
2. En la sección Posting Setup, abra el menú Smart Extract y haga clic en Deferral.
3. Configure cada categoría con las plantillas de diferimiento aplicables.
4. Cuando se envía un gasto, SmartExtract identificará las fechas relevantes y aplicará la plantilla correspondiente.