Perfiles de Empleados

Los Perfiles de Empleados le permiten agrupar empleados y aplicar reglas de gastos y políticas de aprobación consistentes entre esos grupos. Cada perfil define cómo se envían, aprueban y reembolsan los gastos para todos los empleados asignados a él.

Un Perfil de Empleado puede controlar:

• Flujos de trabajo de aprobación y reglas de aprobación.
• Qué categorías de gastos son visibles para los empleados
• Límites de gasto y topes de reembolso por categoría de gasto

Puede crear múltiples perfiles de empleados para reflejar diferentes roles, departamentos, regiones o requisitos de política dentro de su organización, asegurando que los gastos se procesen de manera consistente y de acuerdo con las políticas de la empresa.

Crear/Gestionar Perfiles de Empleados

1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employee Profiles.
2. Seleccione New para crear un nuevo Perfil de Empleado.
3. Para Manage un Perfil de Empleado existente, seleccione el Perfil de Empleado de la lista, luego seleccione Edit del menú Manage.
4. Ingrese valores para los siguientes campos:

   • General

     • Code: Ingrese un identificador corto y significativo para el perfil de empleado.
     • Description: Ingrese una descripción clara para el perfil de empleado.

   • Approve Immediately Upon Submission - Habilite la aprobación automática para tipos de transacción específicos que no requieren aprobación para los empleados asignados a este perfil. Cuando está habilitado, las transacciones se aprueban inmediatamente al ser enviadas. Puede habilitar la aprobación automática para los siguientes tipos de transacción:

     • Expense
     • Expense Report
     • Mileage
     • PerDiem

   • Category Settings For Expenses: Todas las categorías de gastos definidas se mostrarán en esta sección. Puede configurar los siguientes ajustes para cada categoría:

     • Approval Policy: Seleccione la política de aprobación que se aplica a esta categoría de gastos. Cualquier gasto enviado por empleados asignados a este perfil seguirá el flujo de trabajo de aprobación seleccionado.
     • Allowed Amount Per Person: El importe máximo que un empleado puede enviar por persona. Los aprobadores son notificados cuando se excede este importe.
     • Reimbursement Cap Per Expense: El importe máximo que será reembolsado por gasto por persona. Los aprobadores son notificados cuando se excede este importe.
     • Hide: Cuando está habilitado, esta categoría de gastos se oculta de los empleados asignados a este perfil durante la entrada de gastos.

   • Approval Policies Las políticas de aprobación predeterminadas pueden definirse por tipo de transacción de gastos para todos los usuarios asignados a este perfil de empleado.

     • Mileage: Seleccione una política de aprobación para asignar a todos los gastos de kilometraje enviados por empleados con este perfil.
     • Per Diem: Seleccione una política de aprobación para asignar a todos los gastos de dietas enviados por empleados con este perfil.
     • Expense Report: Seleccione una política de aprobación para asignar a todos los informes de gastos enviados por empleados con este perfil.