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Políticas de Aprobación​

Las Políticas de Aprobación proporcionan flexibilidad adicional para determinar quién debe aprobar los gastos de los empleados. De forma predeterminada, los gastos enviados por un empleado son aprobados por el aprobador asignado en la ficha del empleado. Cuando se requiere un comportamiento de aprobación diferente, como múltiples niveles de aprobación, límites de gasto más altos o aprobadores específicos por categoría, se pueden utilizar las Políticas de Aprobación para definir reglas de aprobación personalizadas.

  • Puede crear múltiples Políticas de Aprobación para adaptarse a las necesidades de su organización. Por ejemplo: La dirección puede tener un umbral de gasto más alto antes de que se requiera una aprobación adicional.
  • Ciertas categorías de gastos pueden requerir siempre la aprobación de un aprobador específico, independientemente de quién envíe el gasto.
  • Las Políticas de Aprobación admiten hasta tres niveles de aprobación y se pueden asignar múltiples aprobadores al mismo nivel. Todos los aprobadores de un nivel deben aprobar antes de que el gasto se envíe al siguiente nivel.
  • Cada Política de Aprobación debe asignarse a un Employee Profile para que surta efecto.

Crear/Gestionar una Política de Aprobación​

  1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Approval Policies.
  2. Seleccione New para crear una nueva Política de Aprobación.
  3. Para Manage una Política de Aprobación existente, seleccione la Política de Aprobación y seleccione Edit en el menú Manage.
  4. Introduzca valores para los siguientes campos:

    • General

      • Code: Introduzca un identificador corto y significativo para la política de aprobación.
      • Description: Introduzca una descripción clara para la política de aprobación.

    • Base Approvers: Los Aprobadores Base definen los aprobadores estándar a los que se envía un gasto, basándose en el empleado o el proyecto asociado al gasto.

      • Employee's Approver: Controla si el gasto se envía al aprobador asignado al empleado (Ficha de Empleado). Seleccione a qué nivel desea asignar esta aprobación (orden).
        • No (No Usar)
        • Level 1
        • Level 2
        • Level 3
      • Project Approver: Controla si el gasto se envía al aprobador asignado al proyecto o trabajo asociado al gasto. Seleccione a qué nivel desea asignar esta aprobación (orden).
        • No (No Usar)
        • Level 1
        • Level 2
        • Level 3

      Nota: Si tanto el Aprobador del Empleado como el Aprobador del Proyecto están asignados al mismo nivel, ambos aprobadores deben aprobar antes de que el gasto avance al siguiente nivel.

    • Always Add a Fixed Approver: Habilite esta opción para incluir siempre un aprobador específico en el flujo de trabajo de aprobación.

      • Active
        • No (No Usar)
        • Level 1
        • Level 2
        • Level 3
      • Fixed Approver - Seleccione el aprobador que siempre revisará el gasto en el nivel seleccionado.

    • Conditional Approval

      • Amount-Based Approval: Habilite esta regla para requerir una aprobación adicional cuando un gasto supere una determinada cantidad.

        • Active
          • No (No Usar)
          • Level 1
          • Level 2
          • Level 3
        • Amount Greater Than: Introduzca la cantidad que activa una aprobación adicional cuando se supera.
        • Add Approver: Seleccione el aprobador que revisará el gasto cuando se supere el umbral.

      • Automatic Approval (Auto-Approve Below Amount): Habilite esta regla para omitir todo el flujo de trabajo de aprobación y aprobar automáticamente cuando un gasto sea inferior a una determinada cantidad.

        • Amount Less Than: Los gastos se aprueban automáticamente cuando la cantidad es inferior a este valor.
        • Private Use Company Card Expense: Especifique si los gastos de uso privado con tarjeta de empresa pueden aprobarse automáticamente si están por debajo de la cantidad.