Configuración de Tarjeta Corporativa (Solo Edición PRO)

Configure las tarjetas de crédito corporativas para habilitar la coincidencia automática de gastos con los estados de cuenta de tarjeta de crédito.

La Configuración de Tarjeta Corporativa incluye:

• Configuración de Acuerdos
• Configuración de Tarjeta de Crédito
• Definiciones de Importación de Excel

Acuerdos

Los Acuerdos de Tarjeta de Crédito se utilizan para definir cómo ExFlow Travel & Expense interactúa con una institución bancaria de tarjeta de crédito específica. Normalmente se crea un Acuerdo para cada banco de tarjeta de crédito con el que trabaja su organización.

La configuración del acuerdo es el primer paso en el proceso de configuración de tarjeta de crédito. Una vez que el acuerdo está establecido, puede configurar las tarjetas de crédito corporativas individuales de los empleados y asociarlas con el acuerdo correspondiente. Esta estructura proporciona la base para procesar y gestionar las transacciones de tarjetas de crédito corporativas.

Crear/Administrar un Acuerdo de Tarjeta de Crédito

1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, en la sección Credit Card, seleccione Agreements
2. Seleccione +New para crear un nuevo acuerdo.
3. Para administrar un acuerdo existente, seleccione el Acuerdo de la lista y edite el registro.
4. Introduzca valores para los siguientes campos:
   • General
     • Code: Introduzca un identificador corto y significativo.
     • Description: Introduzca una descripción.
     • Card Brand: Introduzca la marca de la tarjeta de crédito (Visa, Mastercard, etc).
     • Balance Type: Seleccione un Tipo de Saldo que haya sido configurado previamente.
     • Card Transaction: Seleccione el método para la importación de transacciones de tarjeta de crédito:
       • Manual Input/File Import: Seleccione esta opción si la transacción se ingresará manualmente o se importará con un archivo de Excel.
       • Bank Statement: Las transacciones de tarjeta de crédito se importan desde el Estado de Cuenta Bancario en Business Central.
       • Bank Reconciliation: Las transacciones de tarjeta de crédito se importan desde la Conciliación Bancaria en Business Central.
       • Automatic from SEB Card: Las transacciones de tarjeta de crédito se importan desde la integración de tarjeta SEB. (Solo disponible en ciertos países.)
   • File Import Settings
     • Import Source: Seleccione la fuente de importación. Sus opciones son archivo Excel o CSV.
     • Excel Import Definition: Seleccione la Definición de Importación de Excel creada previamente, si la fuente de importación es Excel. Consulte las instrucciones de Excel Import Definition para obtener más información.
   • Associated Cards
     • Esta sección muestra las tarjetas de crédito corporativas que han sido vinculadas al acuerdo de tarjeta de crédito seleccionado.
     • Para asociar tarjetas con un acuerdo, primero debe configurar las tarjetas de crédito corporativas de los empleados en la página Company Credit Card Setup.
     • Para asociar tarjetas de crédito corporativas con el acuerdo:
       • En la sección Associated Cards, seleccione Cards desde la barra de acciones, luego elija Add Cards.
       • Seleccione una o más tarjetas de crédito corporativas de la lista.
       • Para seleccionar múltiples tarjetas de crédito corporativas, haga clic en una línea de tarjeta y presione Shift + Flecha Abajo en su teclado.
       • Seleccione OK para confirmar.
     • Se pueden asociar múltiples tarjetas de crédito corporativas con un solo acuerdo. Para instrucciones detalladas sobre la creación de tarjetas de crédito corporativas, consulte la sección Company Credit Card Setup.

Configuración de Tarjeta de Crédito Corporativa

La página de Configuración de Tarjeta de Crédito Corporativa le permite configurar y administrar tarjetas de crédito corporativas individuales asignadas a empleados. Esta página muestra todas las tarjetas de crédito corporativas que se han creado, junto con sus empleados y acuerdos asociados.

Crear una Nueva Tarjeta de Crédito Corporativa

1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, en la sección Credit Card, seleccione Credit Cards.
2. Seleccione +New para crear un nuevo acuerdo.
   • Card No.: Introduzca el número de tarjeta de crédito.
   • Card Holder Name: Introduzca el nombre de la persona que usa la tarjeta.
   • Assigned to Employee No.: Seleccione el N.º de Empleado del titular de la tarjeta de la lista.
   • Company Card Agreement: Seleccione el acuerdo correspondiente para la tarjeta corporativa.
   • Card Brand: Se completará automáticamente una vez que se haya seleccionado el Acuerdo de Tarjeta Corporativa.
3. Activate: Después de registrar una tarjeta de crédito corporativa, debe activarse antes de poder usarse. Para establecer el estado de una tarjeta de crédito como Activa, la tarjeta debe estar asignada tanto a un Acuerdo de Tarjeta de Crédito como a un Empleado.
   • Seleccione una Company Credit Card de la lista.
   • Haga clic en Activate desde la barra de acciones.

Definiciones de Importación de Excel

La página de Definiciones de Importación de Excel le permite definir cómo se mapean e importan los datos de un archivo Excel de estado de cuenta de tarjeta de crédito en ExFlow Travel & Expense. En esta página, configura las asignaciones de columnas y las reglas de importación para que el sistema pueda leer y procesar correctamente los datos de gastos de tarjeta de crédito.

Crear una nueva Definición de Importación de Excel

1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, en la sección Credit Card, seleccione Excel Import Definition.

2. Seleccione +New para crear una nueva definición.

3. General

   • Code: Defina un código para la definición de importación.
   • Description: Introduzca una descripción para la definición de importación.
   • Header Line Before Transactions: Habilite este campo si hay una fila de encabezado en el archivo de Excel.
   • Caption for First Header Column: Introduzca el título que desea mostrar en el encabezado de la primera columna.
   • Date Order: Elija el formato de fecha utilizado en el archivo.
   • Payment is Shown as a Negative Amount: Habilite este parámetro si el monto del pago en el archivo es negativo.

4. Map Fields to Excel Columns - Esta sección le permite especificar qué columnas de su archivo de Excel corresponden a los campos en ExFlow Travel & Expense. El mapeo asegura que el sistema pueda leer e importar los datos correctamente.

   Para cada campo listado, introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene los datos correspondientes. Esto le indica al sistema dónde encontrar los valores.

   

   Mapeo de Campos a Columnas de Excel

   • Card Number: Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene los números de tarjeta de crédito.
   • Card Holder: Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene el Titular de la Tarjeta.
   • Transaction Date: Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene la fecha de la transacción.
   • Transaction Amount: Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene el monto de la transacción.
   • Currency: (Opcional) Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene la moneda.
   • Billing Amount: Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene el monto de facturación.
   • Description: Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene la descripción de la transacción.
   • Country: (Opcional) Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene el país.
   • MCC: (Opcional) Introduzca la columna para MCC.
   • MCC Description: (Opcional) Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene la descripción de MCC.
   • Unique Reference: (Opcional) Introduzca la columna para referencia única.
   • Invoice No: (Opcional) Introduzca la letra de columna de su hoja de cálculo que contiene el N.º de Factura.

5. Asigne el Mapeo de Importación de Excel al Company Card Agreement correspondiente.