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Gestión de Usuarios​

La sección a continuación describe otras funcionalidades disponibles para los usuarios de Travel & Expense (TEM) que ya han sido creados.

Delegaciones​

La página de delegaciones le permite configurar a otro empleado para preparar, o preparar y enviar, gastos en nombre de otra persona. Esto es útil cuando un empleado necesita asistencia para ingresar gastos o no está disponible temporalmente.

  1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
  2. Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
  3. Seleccione un empleado de la lista para el cual desea configurar un delegado o edite la ficha del empleado.
  4. Bajo el menú ExFlow Travel & Expense, seleccione Delegations en la barra de acciones.
  5. Seleccione +New para agregar una nueva delegación.
  6. Username: Seleccione el inicio de sesión del usuario al que se le otorgará acceso de delegación para el empleado seleccionado.
  7. Expense Handling: Especifique qué acciones puede realizar el usuario delegado:
    • None: El usuario no puede preparar ni enviar gastos en nombre de este empleado.
    • Prepare Only: El usuario puede ingresar gastos en nombre del empleado, pero el empleado debe enviar el informe de gastos.
    • Prepare and Submit: El usuario puede tanto preparar como enviar gastos en nombre del empleado.
  8. Delegate Approver: Marque esta casilla de verificación si el usuario delegado también debe poder aprobar gastos en nombre del empleado.

Cambiar aprobador para un empleado​

  1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
  2. Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
  3. Seleccione un empleado de la lista para el cual desea cambiar su aprobador o edite la ficha del empleado.
  4. Bajo el menú ExFlow Travel & Expense, seleccione Change Approver en la barra de acciones.
  5. La página mostrará el aprobador actual.
  6. En el campo Approver, seleccione el nuevo aprobador de la lista.

Deshabilitar acceso para un usuario​

  • Revoke Multiple o Remove from TEM

Puede deshabilitar el acceso a Travel & Expense (TEM) para uno o varios usuarios. Los usuarios ya no podrán iniciar sesión ni usar TEM, pero sus registros de TEM y transacciones históricas se conservarán.

Hay tres formas de deshabilitar el acceso a TEM de un usuario:

  1. Para deshabilitar el acceso a TEM para múltiples usuarios:

    • Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
    • Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
    • Seleccione Revoke Multple en la barra de acciones bajo el menú ExFlow Travel & Expense.
    • Marque la casilla Selected para los usuarios que desea eliminar de TEM.
    • Seleccione Revoke TEM for Selected.
    • Seleccione OK en el mensaje.

  2. Para deshabilitar el acceso a TEM para un usuario desde la vista de lista de empleados:

    • Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
    • Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
    • Desde la lista de empleados, seleccione el registro del usuario al que desea eliminar el acceso para que quede resaltado.
    • Seleccione Remove from TEM en la barra de acciones bajo el menú ExFlow Travel & Expense.
    • Seleccione OK en el mensaje.

  3. Deshabilitar el acceso a TEM para un usuario desde la ficha del empleado:

    • Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
    • Desde la lista de empleados, seleccione Edit en un empleado para abrir su ficha de empleado.
    • Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
    • Seleccione Remove from TEM
    • Seleccione OK en el mensaje.

Campos esenciales para Travel & Expense​

La página de campos esenciales para Travel & Expense muestra todos los empleados junto con los campos de configuración importantes para cada usuario. Esta página proporciona una forma rápida de revisar y asegurar que los campos esenciales de configuración de Travel & Expense estén correctamente definidos para cada empleado.

  1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
  2. Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
  3. Seleccione Essential Fields en la barra de acciones.
  4. Si la página se abre en una vista diferente, cambie a la vista de lista.
  5. Cualquier campo requerido que falte se indicará con un asterisco rojo.
  6. Actualice los campos esenciales según sea necesario para completar la configuración del empleado.

Enviar correo electrónico de bienvenida​

Esta funcionalidad enviará un correo electrónico de bienvenida a los empleados seleccionados, invitándolos a usar Travel & Expense.

  1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
  2. Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
  3. Seleccione uno o más empleados de la lista a los que desea enviar un correo electrónico de bienvenida.
  4. Seleccione Send Welcome Email en la barra de acciones.
  5. Se enviarán correos electrónicos a los empleados seleccionados.

Asignación de vehículos​

Esta funcionalidad le permite asignar Medios de transporte que han sido configurados previamente y asignarlos al usuario para su uso al ingresar un gasto de kilometraje. Puede asignar múltiples medios de transporte a un usuario.

  1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Employees.
  2. Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
  3. Seleccione un empleado de la lista y edite al empleado.
  4. Seleccione el menú ExFlow Travel & Expense.
  5. Seleccione Vehicles en la barra de acciones.
  6. Seleccione +New para agregar un nuevo vehículo.
    • Means of Transport: Seleccione un medio de transporte de la lista.
    • Description: Ingrese una descripción.
    • Reimburse Mileage: Marque la casilla de verificación si este vehículo se usa y el kilometraje debe ser reembolsado. Si no está marcada, el usuario puede ingresar el gasto de kilometraje, sin embargo no será reembolsado al empleado.
    • Default: Marque la casilla de verificación si este vehículo debe ser el predeterminado al ingresar gastos de kilometraje.

Estadísticas de kilometraje​

La página Mileage Statistics proporciona un resumen de la actividad de kilometraje por año. Muestra el saldo inicial (editable), así como los totales de kilometraje registrados y no registrados, lo que le permite realizar un seguimiento del uso de kilometraje y el estado de reembolso a lo largo del tiempo.

Esta página ayuda a garantizar la visibilidad de los saldos de kilometraje, apoya la conciliación y facilita la revisión de la actividad de kilometraje histórica y del año actual.

Resumen del empleado​

La página de resumen de empleados de TEM proporciona una visión general de la información de Travel & Expense (TEM) para un empleado individual. Muestra datos clave relacionados con TEM para el usuario, como la actividad de gastos, información de kilometraje, uso de tarjetas de crédito y estado de aprobación.

Este resumen ofrece a los administradores y gerentes una vista rápida y consolidada de la configuración y actividad de TEM de un empleado, ayudando con la revisión, resolución de problemas y gestión continua.