Configuración de reembolsos

La página de Configuración de Reembolsos define cómo se reembolsan y contabilizan en Business Central las transacciones aprobadas de Travel & Expense. Esta configuración controla qué plantillas y lotes de diarios generales se utilizan, cómo se procesan los pagos y el nivel de detalle incluido en las contabilizaciones de reembolsos.

Puede configurar los ajustes de reembolso por separado para gastos y kilometraje, permitiendo diferentes métodos de reembolso, comportamientos de contabilización y niveles de detalle de pago según los requisitos de su organización. Los reembolsos pueden procesarse directamente en Business Central, exportarse a un proveedor externo de nómina o pagos, o gestionarse mediante pagos a proveedores asignados a empleados.

Esta página también admite la sumarización de reembolsos por informe de gastos o empleado, así como opciones de exportación de archivos para procesamiento externo.

1. Desde la página Travel & Expense Setup – Overview, seleccione Reimbursement en la sección Posting Setup.

2. General

   • Gen. Jnl. Template Name: Seleccione la plantilla de Diario General que desea utilizar para los reembolsos (funcionalidad estándar de Business Central).
   • Gen. Jnl. Batch Name: Seleccione el nombre del lote de Diario General que desea utilizar para los reembolsos (funcionalidad estándar de Business Central).
   • Default Payment Method Code: Seleccione el código de método de pago predeterminado que desea utilizar para los reembolsos (funcionalidad estándar de Business Central).
   • Summarize Per Expense Report: Resume todos los gastos por informe de gastos para un reembolso sumarizado.
   • File Export:
     • XML genérico será el predeterminado. Para cambiar el formato del archivo de exportación:
       • Haga clic en el icono de puntos suspensivos a la derecha del Formato de Archivo
       • El formato recomendado se mostrará primero.
       • Haga clic en Show All
       • Seleccione el formato de exportación que desea utilizar para sus archivos de exportación.
       • Seleccione Choose Format
       • Configure File Export: Seleccione este enlace para configurar qué códigos de nómina deben usarse para tipos de gastos específicos.
         • Haga clic en el icono Edit
         • Para cada tipo de gasto, especifique el código de nómina a utilizar.

3. Expense

   • Reimburse Via: Seleccione cómo se reembolsarán los gastos.
     • Payment Journal: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará directamente en Business Central para los empleados.
     • File Export: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará exportando un archivo y proporcionándolo a un proveedor externo de nómina para su procesamiento.
     • Vendor Export: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará pagando a un registro de proveedor al que está asignado el empleado. Si selecciona esta opción, debe asignar un N.º de Proveedor en la Ficha del Empleado > configuración de Travel & Expense.
   • Detail Level: Seleccione el nivel de detalle del reembolso.
     • Summarize: Seleccione esta opción si desea que todos los gastos aprobados de un empleado se resuman en un solo pago.
     • One Each Line: Seleccione esta opción si desea emitir un reembolso por cada línea de gasto por separado.

4. Mileage

   • Reimburse Via: Seleccione cómo se reembolsarán los gastos de kilometraje.
     • Payment Journal: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará directamente en Business Central para los empleados.
     • File Export: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará exportando un archivo y proporcionándolo a un proveedor externo de nómina para su procesamiento.
     • Vendor Export: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará pagando a un registro de proveedor al que está asignado el empleado. Si selecciona esta opción, debe asignar un N.º de Proveedor en la Ficha del Empleado > configuración de Travel & Expense. Al procesar reembolsos, se crea automáticamente un movimiento de pago a proveedor por el importe pendiente, lo que le permite gestionar el pago como cualquier otro pago a proveedor.
   • Detail Level: Seleccione el nivel de detalle del reembolso.
     • Summarize: Seleccione esta opción si desea que todos los gastos aprobados de un empleado se resuman en un solo pago.
     • One Each Line: Seleccione esta opción si desea emitir un reembolso por cada línea de gasto por separado.

5. Per Diem

   • Reimburse Via: Seleccione cómo se reembolsarán los gastos de dietas.
     • Payment Journal: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará directamente en Business Central para los empleados.
     • File Export: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará exportando un archivo y proporcionándolo a un proveedor externo de nómina para su procesamiento.
     • Vendor Export: Seleccione esta opción si el reembolso se gestionará pagando a un registro de proveedor al que está asignado el empleado. Si selecciona esta opción, debe asignar un N.º de Proveedor en la Ficha del Empleado > configuración de Travel & Expense.
   • Detail Level: Seleccione el nivel de detalle del reembolso.
     • Summarize: Seleccione esta opción si desea que todos los gastos aprobados de un empleado se resuman en un solo pago.
     • One Each Line: Seleccione esta opción si desea emitir un reembolso por cada línea de gasto por separado.