Configuración Básica

La página de Configuración Básica (Setup (TEM)) le permite configurar los ajustes principales de Travel & Expense. Algunos de estos ajustes pueden estar ya preconfigurados según las respuestas proporcionadas durante el Asistente de Configuración.

• General

  • If Posting Date is in Closed Period: Este ajuste determina cómo el sistema gestiona las transacciones de gastos con una fecha de contabilización que se encuentra dentro de un período contable cerrado. Le permite especificar si dichas entradas deben generar un error al contabilizar para corrección manual o actualizar automáticamente la fecha de contabilización a la fecha de trabajo.

  • Default Employee Profile: Seleccione un perfil de empleado predeterminado para usar.

  • Default Approval Policy: Seleccione una política de aprobación predeterminada para usar.

• Series Numéricas

  • (Configurado por el Asistente de Configuración): Seleccione la serie numérica que desea utilizar para cada tipo de registro. Tiene la opción de seleccionar de la lista de series numéricas disponibles definidas en Business Central o crear una nueva serie numérica.

• Diario para Contabilización

  • Gen. Jnl. Template Name: Seleccione el Nombre de Plantilla del Diario General (funcionalidad estándar de Business Central).
  • Gen. Jnl. Batch Name: Seleccione el Nombre de Lote del Diario General (funcionalidad estándar de Business Central).

• Gasto

  • Report Unhandled Card Transactions Older Than (days): Este campo especifica el número de días después de los cuales las transacciones de tarjeta de crédito importadas que no han sido procesadas o vinculadas a un gasto se incluirán en un informe. Las transacciones anteriores al número de días especificado serán marcadas para revisión, ayudando a garantizar una conciliación y seguimiento oportunos.

  • Allowed Deviation (days) When Matching Transactions: Este campo define el número máximo de días que una transacción importada de tarjeta de crédito o banco puede diferir de la fecha del gasto correspondiente al realizar la conciliación automática de transacciones.

  • Allowed Exchange Rate Deviation (%): Este campo se aplica a transacciones de tarjetas de crédito personales realizadas en moneda extranjera. Define la desviación porcentual máxima permitida entre el tipo de cambio calculado por el sistema y el importe convertido ingresado por el empleado.

    Los empleados pueden ingresar el importe convertido exacto que aparece en el estado de cuenta de su tarjeta de crédito, siempre que la diferencia con el importe calculado no exceda la desviación de tipo de cambio permitida especificada aquí.

  • Language for AI Descriptions: Este campo especifica el idioma que será utilizado por el sistema al generar descripciones impulsadas por IA para los gastos.

  • Store Receipts in Business Central: Normalmente, las imágenes de recibos y los PDFs se almacenan en la nube de AppsForDynamics365 para reducir el uso de almacenamiento en Business Central. Si también desea almacenar recibos directamente en Business Central, ahora hay dos opciones disponibles.

    Desde la página de Configuración de Gestión de Gastos, puede habilitar la descarga automática de recibos a los movimientos del libro mayor cada vez que se contabilice un gasto.

• SmartExtract

  • Process Tax on Domestic Expenses: Este ajuste se aplica a Norteamérica (EE.UU. y Canadá) y determina si SmartExtract debe intentar identificar áreas fiscales, importes gravables e importes no gravables, y actualizar el gasto en consecuencia. Esta función solo se aplica a gastos nacionales.

  • Extract name/company from Guests: Este ajuste convierte el contenido del campo Invitado en los gastos en una lista de entradas individuales de "Nombre completo / Empresa" en lugar de mantener la entrada como un único campo de texto. Los usuarios pueden ingresar nombres uno por uno, o SmartExtract puede separar automáticamente múltiples nombres escritos en la misma línea en entradas individuales.

• Proyectos

  • Use Projects: Habilite esta función si su organización utiliza Proyectos de Business Central y desea que los gastos sean rastreados y contabilizados contra proyectos. Cuando está habilitado, los usuarios pueden asignar proyectos a sus transacciones de gastos.

  • Make Expense Billable: Cuando esta opción está habilitada, cualquier gasto que esté asociado a un proyecto será marcado como facturable de forma predeterminada.

  • Make Mileage Billable: Cuando esta opción está habilitada, los gastos de kilometraje que estén asociados a un proyecto serán marcados como facturables de forma predeterminada.

• Correo Electrónico de Resumen Diario: (Configurado por el Asistente de Configuración)

  • Configure la frecuencia de los correos electrónicos de resumen diario y recordatorios. Los correos de recordatorio tienen tres propósitos principales:
    • Notificar a los usuarios sobre gastos que han sido iniciados pero aún no enviados.
    • Alertar a los titulares de tarjetas de crédito cuando las transacciones importadas de tarjeta de crédito no tienen recibos adjuntos.
    • Notificar a los aprobadores sobre gastos o informes que están pendientes de revisión.