Notas de la versión
ExFlow Travel & Expense 4.1 – Notas de la versión
Tipo de lanzamiento
Lanzamiento mayor
Fecha de lanzamiento
Febrero de 2026
Novedades
Nos complace anunciar el lanzamiento de Truvio Expense Management versión 4.1.
Como parte del cambio de marca de SignUp Software a Truvio, la solución también ha sido renombrada. Ahora verá el producto referido como "Truvio Expense Management" en lugar de "ExFlow Travel & Expense".
Aspectos destacados
• Filtrado automático basado en MEM en Business Central, portal y móvil
• Campos adicionales obligatorios y población automática de valores predeterminados
• Soporte ampliado de dietas y mejoras en la configuración
• Nuevos Copilots para importar inicios de sesión y empleados
• Procesamiento mejorado de SmartExtract y manejo estructurado de asistentes
• Nuevo informe resumido y descarga de recibos en ZIP para informes de gastos
• Filtrado por rango de fechas y nuevas opciones de exportación de nómina en Reembolso
• Mejoras en categorías basadas en proyectos y selección de contabilización refinada
• Opciones para almacenar recibos directamente en Business Central
• Comportamiento mejorado de arrastrar y soltar para recibos en el portal
• Vista de aprobación móvil mejorada con múltiples imágenes e información adicional
Soporte MEM
Este lanzamiento introduce un soporte mejorado para Binary Stream Multi-Entity Management (MEM). Dentro de Business Central, las señales y listas ahora se filtran automáticamente según la configuración de entidad MEM asignada a cada usuario de Business Central, asegurando que solo accedan a datos de las entidades que tienen permitido ver.
Para los usuarios de TEM en el portal o la aplicación móvil, las dimensiones y proyectos se filtran según el usuario de Business Central especificado en el inicio de sesión de AppsForDynamics3c5 vinculado al empleado.
Campos adicionales
Al configurar campos adicionales, ahora puede marcar un campo como obligatorio. Los campos obligatorios deben contener un valor antes de que se pueda enviar un gasto.
Si se definen valores de dimensión predeterminados en el empleado, estos valores aparecerán automáticamente en el portal o la aplicación móvil cuando el tipo de gasto o categoría esté vinculado al campo adicional correspondiente. El valor predeterminado también satisfará los requisitos de campo obligatorio, eliminando la necesidad de que el usuario seleccione un valor manualmente.
Dietas
Se han agregado dos nuevos países a la lista de cálculos de dietas admitidos: Polonia y Estonia.
En la configuración alemana, la opción de alojamiento se oculta cuando no se define ningún monto en la configuración.
Copilots para una incorporación más fácil
Para simplificar la incorporación, hemos agregado Copilots para ayudar con la creación de inicios de sesión y empleados de AppsForDynamics365.
Inicios de sesión de AppsForDynamics365
Desde la página de inicios de sesión, ahora puede exportar todos los inicios de sesión a un archivo de Excel, lo cual es útil al mover datos de un entorno de prueba a producción.
Para importar inicios de sesión, ya sea desde un archivo de inicio de sesión de AppsForDynamics365 exportado o desde archivos exportados de otro sistema, use la función de Copilot "Importar desde archivo".
Para importar inicios de sesión, use la función de Copilot "Importar desde archivo". Puede adjuntar un archivo CSV o Excel y Copilot analizará automáticamente el contenido para identificar la información relevante.
Por ejemplo, un archivo CSV como este:
Username,First name,Last Name,Email
JOE,Joe,Little,
john@mail.com,john,nielsen,john@mail.com
resultará en inicios de sesión sugeridos como se muestra. Si todo se ve correcto, simplemente seleccione Importar y se crearán los inicios de sesión.
Empleados
También hay un Copilot disponible para ayudar con la importación de empleados. Dado que los empleados a menudo aún no se crean en Business Central cuando las organizaciones comienzan a usar Expense Management, y los empleados son necesarios para que la solución funcione, este Copilot simplifica la configuración inicial.
Los usuarios pueden cargar un archivo Excel o CSV, generalmente exportado del sistema de nómina, y el Copilot analizará el contenido y preparará los empleados para su creación. Por ejemplo, un archivo CSV como este:
Employee No;Name;Email;Bank reg. No;Bank Account
1;John P. Doe;jd.company.com;1233;87119212
9;Mary Poppins;mp@company.com;8211;721231
resultará en empleados sugeridos como se muestra.
Si los datos no están mapeados correctamente, puede ajustar la transformación ingresando un comando y seleccionando Regenerar.
Por ejemplo, si desea que el número de empleado difiera del número de nómina, puede ingresar un comando como:
make the employee no the first two letters of first name and first two of last name
y el sistema generará valores actualizados en consecuencia.
Después de revisar los registros sugeridos, el usuario puede seleccionar Agregar empleados, y los empleados se crearán automáticamente.
SmartExtract
Se han agregado nuevas opciones de configuración al procesamiento de IA de SmartExtract.
La configuración "Procesar impuestos en gastos domésticos" se aplica a América del Norte (EE. UU. y Canadá) y determina si SmartExtract debe intentar identificar áreas fiscales, montos imponibles y montos no imponibles, y actualizar el gasto en consecuencia. Esta función solo se aplica a gastos domésticos.
La configuración "Extraer nombre/nombre de empresa de invitados" convierte el contenido del campo de invitados en los gastos en una lista de entradas individuales "Nombre completo / Empresa" en lugar de mantener la entrada como un campo de texto único. Los usuarios pueden ingresar nombres uno por uno, o SmartExtract puede separar automáticamente múltiples nombres escritos en la misma línea en entradas individuales.
Independientemente de cómo se ingresen los invitados, la tarjeta de gasto resultante mostrará los asistentes en una lista estructurada.
SmartExtract también puede reconocer grupos de personas y generar automáticamente una lista de asistentes correspondiente.
Por ejemplo, ingresar
producirá una lista de asistentes como esta.
Cuando se haya creado la lista de asistentes, la tarjeta de gasto mostrará tanto el número total de invitados como cuántos de ellos no tienen un nombre de empresa asignado. En países donde la legislación requiere información tanto del nombre como de la empresa para el entretenimiento de clientes, esto facilita verificar si los datos cumplen.
Informe de gastos
La lista de informes de gastos archivados ahora incluye opciones para generar un informe resumido y descargar todos los recibos relacionados con un informe de gastos como un archivo zip.
Esto es útil para auditorías o al compartir detalles de gastos con partes externas.
Reembolso
En el módulo de reembolso, ahora puede filtrar elementos por un intervalo de fechas específico. Esto es particularmente útil al exportar datos a un sistema de nómina para un período de nómina definido.
Se ha agregado la exportación de archivos para el sistema de nómina danés Zenegy.
Categorías
La configuración de categorías ahora incluye opciones para requerir registro de proyectos en una categoría.
Cuando se especifica información del proyecto, ya sea obligatoria u opcional, se puede usar como parámetro para seleccionar la configuración de contabilización apropiada para el gasto.
Descargar recibos a Business Central
Normalmente, las imágenes de recibos y los PDF se almacenan en la nube de AppsForDynamics365 para reducir el uso de almacenamiento en Business Central. Si también desea almacenar recibos directamente en Business Central, ahora hay dos opciones disponibles.
Desde la página de configuración de Expense Management, puede habilitar la descarga automática de recibos a las entradas del libro mayor siempre que se contabilice un gasto.
Para gastos que se contabilizaron anteriormente, una acción en la página de gastos contabilizados le permite descargar los recibos y adjuntarlos a las entradas del libro mayor correspondientes.
Una vez que se hayan descargado los recibos, serán visibles en las entradas del libro mayor cuando vea las transacciones relacionadas.
Portal
En el portal web, se ha mejorado la función de arrastrar y soltar. Cuando se selecciona un informe de gastos y arrastra recibos a la página, los recibos ahora se agregan automáticamente al informe seleccionado.
En la página de aprobación móvil, ahora se muestran tanto múltiples imágenes como información adicional para el gasto.
ExFlow Travel & Expense 4.0 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Octubre 2025
Novedades
Nos complace anunciar el lanzamiento de ExFlow Travel & Expense versión 4.0, que incluye una serie de actualizaciones diseñadas para optimizar aún más la gestión de viajes y gastos.
Aspectos destacados
• SmartExtract para extracción de datos impulsada por IA
• Integración con Nordea First Card
• Reembolso a través de Pago a Proveedores
• Módulo de Historial mejorado con vistas dedicadas
• Características regionales para soportar configuraciones localizadas de SmartExtract
Los usuarios pueden acceder al portal web actualizado y a la aplicación móvil de inmediato. Para habilitar las nuevas funciones, la aplicación debe actualizarse y configurarse dentro de Business Central.
Esperamos que estas mejoras mejoren su experiencia con ExFlow TEM y hagan que la gestión de gastos sea aún más eficiente. Gracias por su continuo apoyo y valiosos comentarios.
Presentamos SmartExtract
Información más inteligente sobre gastos con IA
SmartExtract es una función impulsada por IA que automatiza la extracción, clasificación y asignación de detalles de gastos antes de la contabilización. Ayuda a los equipos financieros a garantizar la aplicación precisa de cuentas de mayor, programas de diferimiento y tratamiento fiscal durante el procesamiento de gastos.
Capacidades clave para equipos financieros
• Extracción automática de líneas de artículo
SmartExtract puede desglosar un solo recibo en múltiples líneas de gasto según la categoría y las reglas fiscales. Por ejemplo, una factura de hotel puede dividirse en alojamiento, desayuno y estacionamiento.
• Subclasificación basada en IA
Cuando los gastos se envían bajo categorías amplias (por ejemplo, "Viajes"), SmartExtract utiliza IA para asignarlos a subcategorías más específicas como "Taxi", "Vuelo" u "Hotel", según la estructura de gastos de su organización.
• Manejo de diferimientos
Los gastos como suscripciones pueden diferirse a través de plantillas configurables, apoyando el cumplimiento de las políticas contables.
• Inteligencia de recibos
Ya no se requiere interpretación manual de los recibos. SmartExtract extrae automáticamente los datos relevantes y aplica la categorización y el tratamiento fiscal apropiados.
SmartExtract se integra con su configuración existente de Viajes y Gastos y puede habilitarse de forma selectiva.
GUÍA DE CONFIGURACIÓN
Dividir recibos en múltiples líneas
Para configurar SmartExtract para la extracción de líneas de artículo:
- Navegue hasta la Categoría de Gasto relevante (por ejemplo, Hotel).
- Seleccione la regla de contabilización apropiada.
- Abra el menú de SmartExtract y haga clic en Configurar.
- Elija dividir los gastos en múltiples líneas o clasificarlos para una contabilización más precisa.
- Grupos de Publicación de Referencia para definir los detalles de cada artículo (por ejemplo, Estacionamiento, Desayuno).
Una vez configurado, SmartExtract extraerá automáticamente estos detalles de los futuros recibos enviados bajo la categoría Hotel.
Clasificación de gastos
Para simplificar las categorías orientadas al usuario manteniendo registros financieros detallados:
- Use una categoría general como "Viajes".
- En SmartExtract, seleccione Clasificar.
- Defina Grupos de Publicación para subcategorías como Vuelo, Taxi, Tren, etc.
SmartExtract intentará clasificar cada gasto según el contenido del recibo. Si no se encuentra ninguna coincidencia, se aplicará la regla de contabilización predeterminada.
Aplicación de plantillas de diferimiento
SmartExtract puede sugerir plantillas de diferimiento según la duración del gasto:
- Configure cada categoría con las plantillas de diferimiento aplicables.
- Cuando se envía un gasto, SmartExtract identificará las fechas relevantes y aplicará la plantilla coincidente.
Mejores prácticas de SmartExtract
Para optimizar el rendimiento de SmartExtract:
• Evalúe dónde SmartExtract agrega valor. En la mayoría de los casos, es más efectivo cuando se aplica a gastos nacionales, donde los formatos de recibos y las reglas fiscales son más predecibles. Considere definir escenarios o categorías específicas donde la extracción automatizada mejorará la precisión o reducirá el esfuerzo manual.
• Use un lenguaje claro y natural en las descripciones de los Grupos de Publicación. Por ejemplo, "Comida y bebida" es más efectivo que "Comidas, Personal".
• Tenga en cuenta que la extracción basada en IA puede devolver ocasionalmente datos incorrectos. Aparecerá un aviso en la tarjeta de gasto para cualquier elemento procesado por SmartExtract.
La sección de Características Regionales proporciona información adicional relevante para países específicos, ofreciendo información y configuraciones localizadas.
EXPERIENCIA DEL USUARIO Y USABILIDAD
Visor de recibos en FactBox
Ahora puede mostrar el visor de recibos directamente en el área de FactBox, lo que facilita la revisión de recibos junto con los detalles del gasto. Para alternar entre la colocación de Fast Tab y FactBox, use el menú Ver en la tarjeta de Gasto.
Tenga en cuenta: Después de cambiar la colocación, cierre y vuelva a abrir la tarjeta de Gasto para que la actualización tenga efecto.
Arrastrar y soltar recibos en el Portal
En el portal, simplemente arrastre y suelte uno o más recibos (PNG, JPG o PDF) en el área designada para crear gastos automáticamente. Nuestra IA extraerá la información del recibo, al igual que lo hace en la aplicación móvil.
Módulo de Historial mejorado
El módulo de historial se ha actualizado con vistas dedicadas adaptadas a casos de uso específicos:
• Vista de Reembolso: Verifique fácilmente si sus gastos han sido reembolsados accediendo a una vista que muestra solo las entradas relacionadas con el reembolso.
• Vista de Procesamiento: Siga el estado de los gastos enviados que aún están siendo procesados. Esta vista muestra todos los elementos en progreso sin aplicar filtros de fecha.
Además de estas vistas, ahora puede filtrar gastos por tipo o estado, lo que permite una revisión y análisis más específicos.
Envío automático desde la aplicación móvil
Cuando envía un gasto utilizando la aplicación móvil, ahora se carga instantáneamente en el servidor (cuando está en línea), eliminando la necesidad de sincronización manual por parte del usuario.
MEJORAS EN EL REEMBOLSO
Configurar exportación de archivos
Para exportaciones de Nómina seleccionadas, ahora es posible configurar qué códigos de Nómina deben usarse para tipos de gastos específicos.
Además, si necesita diferentes códigos de Nómina para diferentes tipos de vehículos, estos se pueden especificar en el Medio de Transporte y usarse para la exportación.
Reembolso a través de pagos a proveedores
Algunos módulos de pago de Business Central no son compatibles con Pagos a Empleados o requieren una personalización significativa.
Con esta actualización, ahora puede reembolsar a los empleados a través de pagos a proveedores. Simplemente asigne un Número de Proveedor específico del empleado en la tarjeta del Empleado y seleccione "Proveedor" como el método de reembolso en la página de Configuración de Reembolso.
Al procesar reembolsos, se crea automáticamente una entrada de Pago a Proveedor para el monto pendiente, lo que le permite manejar el pago como cualquier otro pago a proveedor.
Correos electrónicos de resumen
Si los usuarios han habilitado la notificación de Reembolso en la página de Configuración, además de la notificación push en la aplicación, ahora también recibirán un correo electrónico con detalles cada vez que se les haga un reembolso.
LOCALIZACIÓN Y CARACTERÍSTICAS REGIONALES
Integración con Nordea First Card
Ahora disponible en los países nórdicos, Travel & Expense admite transacciones en tiempo real para tarjetas de crédito Nordea First Card.
Cuando ocurre una transacción, los usuarios reciben una notificación emergente en la aplicación en cuestión de segundos, lo que les permite adjuntar instantáneamente una foto del recibo o responder rápidamente a posibles alertas de fraude.
Ajustes de campos visibles
Para mejorar el cumplimiento regional, Travel & Expense ahora ajusta dinámicamente los campos visibles según la ubicación de la empresa en Business Central. Para las empresas con sede en América del Norte, se mostrarán los campos relacionados con impuestos, mientras que las empresas en otras regiones verán los campos relacionados con el IVA.
Soporte para deducción de IVA de comidas en Suecia
Cuando la empresa en Business Central está registrada en Suecia y SmartExtract está configurado con grupos de publicación alineados con las reglas de deducción de comidas suecas—específicamente 12% de IVA para alimentos, 25% para alcohol y 0% para otros artículos—se vuelve disponible un botón dedicado.
Esta función permite a los usuarios calcular automáticamente las deducciones de IVA elegibles de acuerdo con las regulaciones de Skatteverket. Una vez que se aplican las líneas calculadas, el gasto se ajusta para reflejar el tratamiento fiscal correcto.
Manejo de impuestos canadienses
Cuando la empresa en Business Central está registrada en Canadá, SmartExtract aplica automáticamente el Área Fiscal apropiada a cada gasto—sin requerir ninguna configuración adicional. Detecta si el gasto está sujeto a impuestos y selecciona la Área Fiscal correcta de la lista definida en Business Central.
ExFlow Travel & Expense 3.0 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Abril de 2025
Novedades
Nos complace presentar las últimas actualizaciones y mejoras de nuestra solución ExFlow Travel & Expense, versión 3.0, con nuevas funciones y mejoras diseñadas para optimizar aún más sus procesos de gestión de viajes y gastos.
Aspectos destacados
• Perfiles de empleados
• Políticas de gastos
• Aprobación multinivel
• Gestión delegada de gastos
• Alertas en tiempo real durante la aprobación
• Vista de historial mejorada
• Configurar campos específicos por categoría para gastos
• Aplicación móvil mejorada con Per Diem y asistencia de IA
• Nuevo diseño del portal
Sus usuarios pueden acceder de inmediato al nuevo portal web y la aplicación móvil, pero para usar las nuevas funciones deberá actualizar y configurar la aplicación en Business Central.
Esperamos que estas nuevas funciones y mejoras mejoren su experiencia con ExFlow TEM y hagan la gestión de gastos aún más eficiente. Gracias por su apoyo continuo y sus comentarios.
PERFILES DE EMPLEADOS
Para gestionar distintos grupos de empleados con diferentes reglas de gasto, hemos introducido Perfiles de Empleado.
Un perfil de empleado define reglas y políticas de aprobación para todos los empleados asignados a ese perfil. Esto puede incluir reglas de aprobación, qué categorías de gasto pueden ver o los límites de gasto para categorías individuales.
Puede crear tantos Perfiles de Empleado como necesite para adaptarse a su organización.
En este ejemplo, se crea un perfil para el equipo de ventas con políticas de aprobación especiales para algunas categorías de gasto y para informes de gastos. Además, para el equipo de ventas, la categoría de gasto Mantenimiento de coche no está disponible.
Durante la actualización desde Travel&Expense versión 2, se crearon Perfiles de Empleado y se asignaron a empleados según su configuración de aprobación. Se crea un perfil “NORMAL” para empleados con aprobación normal de Manager. Si algunos empleados estaban configurados para aprobación automática, también se crea un perfil “AUTOMATIC”.
POLÍTICAS DE GASTOS / APROBACIÓN MULTINIVEL
Las políticas de gastos permiten definir distintos conjuntos de reglas sobre cómo deben aprobarse los gastos. Puede crear tantas políticas como necesite. Por ejemplo, el equipo directivo puede tener límites de gasto más altos antes de requerir un aprobador adicional, o puede haber situaciones en las que los gastos de una categoría específica siempre deban ser aprobados por la misma persona, independientemente de quién envíe el gasto.
Los aprobadores pueden especificarse hasta en tres niveles según distintos criterios, y puede haber varios aprobadores en el mismo nivel. Solo cuando todos los aprobadores de un nivel han aprobado, el gasto se envía para aprobación al nivel siguiente.
Las políticas de gastos deben vincularse a perfiles de empleado individuales.
En el ejemplo siguiente, se crea una política para personal de ventas, indicando que primero debe aprobar su manager y, si el importe supera 200, debe aprobar Joe Little.
Además, si el gasto es inferior a 10, se aprueba automáticamente para que el aprobador no pierda tiempo innecesario en gastos menores.
GESTIÓN DE GASTOS DELEGADA
La gestión de gastos delegada permite que un usuario gestione gastos en nombre de otro empleado, como un asistente personal que gestiona gastos del equipo directivo.
Una vez configurado un usuario como delegado, tiene la opción de cambiar a otro usuario en el portal o la aplicación móvil y crear/enviar gastos en su nombre, en función de los permisos asignados.
ALERTAS EN TIEMPO REAL DURANTE LA APROBACIÓN
Para ofrecer a los aprobadores una mejor visión de lo que deben aprobar, ahora se mostrarán alertas en tiempo real durante el proceso de aprobación. Estas alertas pueden incluir posibles duplicados, incumplimientos de políticas o gastos rechazados previamente.
Esta funcionalidad proporciona alertas en tiempo real a los aprobadores cuando los gastos enviados para aprobación no cumplen las políticas predefinidas de la empresa. El sistema analiza automáticamente cada informe de gastos en busca de discrepancias y, si detecta gastos no conformes, el aprobador recibe una alerta que le permite revisar y resolver los problemas de inmediato.
CAMPOS PERSONALIZABLES EN GASTOS
Ahora es posible personalizar qué campos se muestran para una categoría de gasto específica. Puede indicar si deben registrarse invitados para la categoría, y también es posible registrar valores de dimensión mediante el módulo de "additional fields".
Es posible tener campos diferentes para categorías diferentes.
SEGUIMIENTO MEJORADO PARA EMPLEADOS
Cuando los empleados necesitan comprobar el estado de los gastos enviados, se había solicitado una vista más rápida de los gastos y de si han sido reembolsados. Basándonos en comentarios de usuarios, hemos introducido una nueva vista de historial basada en calendario, donde puede ver rápidamente si los gastos han sido aprobados/reembolsados y cuándo se produjo el reembolso.
Al mismo tiempo, también permitimos que el usuario habilite notificaciones push en la aplicación móvil para saber cuándo se aprueban los gastos y cuándo se ha realizado el reembolso.
APLICACIÓN MÓVIL MEJORADA
En la aplicación móvil, ahora es posible crear Per Diems.
También hemos mejorado el uso de IA, de modo que cuando se toma una foto o se carga un PDF, además de leer fecha, importe y moneda, también se sugerirá una descripción del gasto y la mejor categoría.
OTROS CAMBIOS
Enviar a varias empresas de Business Central
Si un empleado necesita enviar gastos a varias empresas, ahora es posible conectar el mismo inicio de sesión a empleados de distintas empresas.
En el portal / la aplicación móvil, será fácil cambiar entre empresas.
Opción de registrar conversiones de moneda en un gasto
Si un empleado incurre en un gasto en moneda extranjera y paga de su bolsillo, hasta ahora se ha utilizado el tipo de cambio de Business Central para el reembolso. En algunas situaciones, esto ha sido una desventaja para los empleados debido a posibles comisiones de conversión. Ahora es posible que el empleado especifique el importe convertido. Si no se especifica, se utilizar á el tipo de cambio de Business Central.
Opciones más detalladas para refacturar gastos mediante Projects
Al usar Projects, ahora es posible especificar por tipo de gasto si debe facturarse o no.
Vista previa de contabilización
Se ha añadido Preview Posting para gastos, kilometrajes y per diems.
CORRECCIÓN DE ERRORES
Los Expense Reports ahora se mostrarán en correos electrónicos de notificación.
Los números de tarjeta de crédito de menos de 4 dígitos fallaban.
Se renombró “Payment Groups” a “Balance Types”, ya que este término es más correcto.
ExFlow Travel & Expense 2.0 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Octubre de 2024
Novedades
Nos complace presentar las últimas actualizaciones y mejoras de nuestra solución ExFlow Travel & Expense, versión 2.0.
Esta versión principal incorpora una amplia serie de mejoras diseñadas para optimizar el reporte de gastos, mejorar la experiencia de usuario y aumentar la eficiencia general. Con foco tanto en usuarios como en administradores, esta actualización ofrece una herramienta más intuitiva y potente para gestionar viajes y gastos. Desde interfaces de usuario mejoradas hasta nuevas aplicaciones móviles, estas mejoras reflejan nuestro compromiso con la innovación continua y la excelencia.
Aspectos destacados
• Expense Reports para un mejor seguimiento de gastos
• Compatibilidad con Per Diem con asignación diaria fija y reglas de cálculo finlandesas/suecas
• Nuevo módulo para reembolsos fluidos mediante diario de pagos o exportación a sistemas externos
• Interfaz de usuario del portal web mejorada
• Mejor aprobación en dispositivos móviles
• Nueva aplicación móvil para Android e iOS
• Importación de transacciones de tarjeta desde Excel mejorada
• Opciones más detalladas para refacturar gastos mediante Projects
• Compatibilidad mejorada con el complemento “Progressus Advanced Projects”
Sus usuarios pueden acceder de inmediato al nuevo portal web y la aplicación móvil, pero para usar las nuevas funciones deberá actualizar y configurar la aplicación en Business Central.
INFORMES DE GASTOS
Los Expense Reports le permiten organizar gastos, kilometrajes y per diems para obtener un resumen de desembolsos.
Habilitar Expense Reports es sencillo: vaya a la página Setup y añada una serie numérica para Expense Reports.
Al iniciar sesión en el portal o la aplicación móvil, los usuarios pueden crear un Expense Report, añadir gastos y enviarlo.
Una vez enviado el Expense Report, el aprobador recibe un resumen y puede aprobarlo todo de una vez o rechazarlo total o parcialmente.
PER DIEMS
Los Per Diems son asignaciones diarias proporcionadas a los empleados para cubrir gastos del día a día incurridos durante viajes de trabajo. Simplifican el seguimiento de gastos al ofrecer un importe fijo. Las reglas para calcular Per Diems varían según el país y, por ahora, admitimos 3 conjuntos de reglas de cálculo: sueca, finlandesa y una regla general de “tarifa diaria fija”. Según la regla seleccionada, tendrá diferentes ajustes para configurar.
Las reglas de cálculo se configuran en la página Per Diem Setup (solo disponible en la edición Pro)
Cuando Per Diem está configurado, el empleado puede crear Per Diems desde el portal web. Actualmente, Per Diems no está disponible en la aplicación móvil, solo en el portal web.
INTERFAZ DE USUARIO DEL PORTAL WEB MEJORADA
La interfaz de usuario del portal web se ha actualizado para incluir nuevas funciones de Expense Report y Per Diem. Ahora, en lugar de una única lista consolidada, la barra lateral muestra elementos de menú para cada función configurada, aplicables tanto al envío como a la aprobación.
NUEVA APLICACIÓN MÓVIL
La nueva aplicación móvil incorpora una interfaz de usuario actualizada que proporciona una vista más clara de los elementos pendientes.
El gran botón + en la parte inferior ofrece acceso rápido y sencillo para crear nuevos elementos en la aplicación.
Si se selecciona un Expense Report al crear un nuevo elemento, este se incluirá automáticamente en el informe elegido.
El menú "Account" incluye opciones personales como Vehicles, History y Company Cards.
REEMBOLSO
Cuando es necesario reembolsar gastos, puede hacerse utilizando el Payment Journal en Business Central o exportando datos a sistemas externos, normalmente sistemas de nómina.
Para hacer este proceso más gestionable, ahora existe un módulo que proporciona una visión general de qué gastos deben gestionarse y cómo.
En Reimbursement Overview, al hacer clic en Suggest Entries se obtiene una vista consolidada de reembolsos.
Para cambiar cómo se procesan los reembolsos, vaya a Reimbursement Setup para configurar los detalles por tipo de gasto.
CAMBIOS MENORES
Mejora en la importación de transacciones de tarjeta desde Excel
Al importar transacciones de tarjeta usando importación de Excel, los nombres de moneda y país ahora también se comparan con descripciones si el archivo de importación no usa códigos ISO estándar.
Además, ahora también puede importar número de factura / número de extracto desde el archivo.
Opciones más detalladas para refacturar gastos mediante Projects
Al facturar gastos a clientes usando el módulo Project, ahora tendrá un control más detallado sobre qué gastos pueden facturarse en el proyecto.
Compatibilidad mejorada con Progressus Advanced Projects
Si está utilizando el complemento “Progressus Advanced Projects” para Business Central y desea refacturar gastos, este ofrece una configuración de proyecto mejorada con ajustes a nivel de tarea que determinan la facturabilidad de los gastos. Estos ajustes se reconocen automáticamente al contabilizar gastos.