Notas de la versión

ExFlow Travel & Expense 4.0 – Notas de la versión

Tipo de versión

Versión principal

Fecha de lanzamiento

Octubre 2025

Novedades

Nos complace anunciar el lanzamiento de ExFlow Travel & Expense versión 4.0, que incluye una serie de actualizaciones diseñadas para optimizar aún más la gestión de viajes y gastos.

Aspectos destacados

• SmartExtract para extracción de datos impulsada por IA
• Integración con Nordea First Card
• Reembolso a través de Pago a Proveedores
• Módulo de Historial mejorado con vistas dedicadas
• Características regionales para soportar configuraciones localizadas de SmartExtract

Los usuarios pueden acceder al portal web actualizado y a la aplicación móvil de inmediato. Para habilitar las nuevas funciones, la aplicación debe actualizarse y configurarse dentro de Business Central.

Esperamos que estas mejoras mejoren su experiencia con ExFlow TEM y hagan que la gestión de gastos sea aún más eficiente. Gracias por su continuo apoyo y valiosos comentarios.

Presentamos SmartExtract

Información más inteligente sobre gastos con IA

SmartExtract es una función impulsada por IA que automatiza la extracción, clasificación y asignación de detalles de gastos antes de la contabilización. Ayuda a los equipos financieros a garantizar la aplicación precisa de cuentas de mayor, programas de diferimiento y tratamiento fiscal durante el procesamiento de gastos.

Capacidades clave para equipos financieros

• Extracción automática de líneas de artículo
SmartExtract puede desglosar un solo recibo en múltiples líneas de gasto según la categoría y las reglas fiscales. Por ejemplo, una factura de hotel puede dividirse en alojamiento, desayuno y estacionamiento.
• Subclasificación basada en IA
Cuando los gastos se envían bajo categorías amplias (por ejemplo, "Viajes"), SmartExtract utiliza IA para asignarlos a subcategorías más específicas como "Taxi", "Vuelo" u "Hotel", según la estructura de gastos de su organización.
• Manejo de diferimientos
Los gastos como suscripciones pueden diferirse a través de plantillas configurables, apoyando el cumplimiento de las políticas contables.
• Inteligencia de recibos
Ya no se requiere interpretación manual de los recibos. SmartExtract extrae automáticamente los datos relevantes y aplica la categorización y el tratamiento fiscal apropiados.
SmartExtract se integra con su configuración existente de Viajes y Gastos y puede habilitarse de forma selectiva.

GUÍA DE CONFIGURACIÓN

Dividir recibos en múltiples líneas

Para configurar SmartExtract para la extracción de líneas de artículo:

1. Navegue hasta la Categoría de Gasto relevante (por ejemplo, Hotel).
   
2. Seleccione la regla de contabilización apropiada.
   
3. Abra el menú de SmartExtract y haga clic en Configurar.
   
   
4. Elija dividir los gastos en múltiples líneas o clasificarlos para una contabilización más precisa.
   
   
5. Grupos de Publicación de Referencia para definir los detalles de cada artículo (por ejemplo, Estacionamiento, Desayuno).
   
   Una vez configurado, SmartExtract extraerá automáticamente estos detalles de los futuros recibos enviados bajo la categoría Hotel.

Clasificación de gastos

Para simplificar las categorías orientadas al usuario manteniendo registros financieros detallados:

1. Use una categoría general como "Viajes".
   
2. En SmartExtract, seleccione Clasificar.
   
3. Defina Grupos de Publicación para subcategorías como Vuelo, Taxi, Tren, etc.
   

SmartExtract intentará clasificar cada gasto según el contenido del recibo. Si no se encuentra ninguna coincidencia, se aplicará la regla de contabilización predeterminada.

Aplicación de plantillas de diferimiento

SmartExtract puede sugerir plantillas de diferimiento según la duración del gasto:

1. Configure cada categoría con las plantillas de diferimiento aplicables.
   
   
2. Cuando se envía un gasto, SmartExtract identificará las fechas relevantes y aplicará la plantilla coincidente.
   

Mejores prácticas de SmartExtract

Para optimizar el rendimiento de SmartExtract:
• Evalúe dónde SmartExtract agrega valor. En la mayoría de los casos, es más efectivo cuando se aplica a gastos nacionales, donde los formatos de recibos y las reglas fiscales son más predecibles. Considere definir escenarios o categorías específicas donde la extracción automatizada mejorará la precisión o reducirá el esfuerzo manual.
• Use un lenguaje claro y natural en las descripciones de los Grupos de Publicación. Por ejemplo, "Comida y bebida" es más efectivo que "Comidas, Personal".
• Tenga en cuenta que la extracción basada en IA puede devolver ocasionalmente datos incorrectos. Aparecerá un aviso en la tarjeta de gasto para cualquier elemento procesado por SmartExtract.

La sección de Características Regionales proporciona información adicional relevante para países específicos, ofreciendo información y configuraciones localizadas.
 

EXPERIENCIA DEL USUARIO Y USABILIDAD

Visor de recibos en FactBox

Ahora puede mostrar el visor de recibos directamente en el área de FactBox, lo que facilita la revisión de recibos junto con los detalles del gasto. Para alternar entre la colocación de Fast Tab y FactBox, use el menú Ver en la tarjeta de Gasto.

Tenga en cuenta: Después de cambiar la colocación, cierre y vuelva a abrir la tarjeta de Gasto para que la actualización tenga efecto.

Arrastrar y soltar recibos en el Portal

En el portal, simplemente arrastre y suelte uno o más recibos (PNG, JPG o PDF) en el área designada para crear gastos automáticamente. Nuestra IA extraerá la información del recibo, al igual que lo hace en la aplicación móvil.

Módulo de Historial mejorado

El módulo de historial se ha actualizado con vistas dedicadas adaptadas a casos de uso específicos:
• Vista de Reembolso: Verifique fácilmente si sus gastos han sido reembolsados accediendo a una vista que muestra solo las entradas relacionadas con el reembolso.
• Vista de Procesamiento: Siga el estado de los gastos enviados que aún están siendo procesados. Esta vista muestra todos los elementos en progreso sin aplicar filtros de fecha.

Además de estas vistas, ahora puede filtrar gastos por tipo o estado, lo que permite una revisión y análisis más específicos.

Envío automático desde la aplicación móvil

Cuando envía un gasto utilizando la aplicación móvil, ahora se carga instantáneamente en el servidor (cuando está en línea), eliminando la necesidad de sincronización manual por parte del usuario.

MEJORAS EN EL REEMBOLSO

Configurar exportación de archivos

Para exportaciones de Nómina seleccionadas, ahora es posible configurar qué códigos de Nómina deben usarse para tipos de gastos específicos.

Además, si necesita diferentes códigos de Nómina para diferentes tipos de vehículos, estos se pueden especificar en el Medio de Transporte y usarse para la exportación.

Reembolso a través de pagos a proveedores

Algunos módulos de pago de Business Central no son compatibles con Pagos a Empleados o requieren una personalización significativa.
Con esta actualización, ahora puede reembolsar a los empleados a través de pagos a proveedores. Simplemente asigne un Número de Proveedor específico del empleado en la tarjeta del Empleado y seleccione "Proveedor" como el método de reembolso en la página de Configuración de Reembolso.

Al procesar reembolsos, se crea automáticamente una entrada de Pago a Proveedor para el monto pendiente, lo que le permite manejar el pago como cualquier otro pago a proveedor.

Correos electrónicos de resumen

Si los usuarios han habilitado la notificación de Reembolso en la página de Configuración, además de la notificación push en la aplicación, ahora también recibirán un correo electrónico con detalles cada vez que se les haga un reembolso.

 

LOCALIZACIÓN Y CARACTERÍSTICAS REGIONALES

Integración con Nordea First Card

Ahora disponible en los países nórdicos, Travel & Expense admite transacciones en tiempo real para tarjetas de crédito Nordea First Card.

Cuando ocurre una transacción, los usuarios reciben una notificación emergente en la aplicación en cuestión de segundos, lo que les permite adjuntar instantáneamente una foto del recibo o responder rápidamente a posibles alertas de fraude.

Ajustes de campos visibles

Para mejorar el cumplimiento regional, Travel & Expense ahora ajusta dinámicamente los campos visibles según la ubicación de la empresa en Business Central. Para las empresas con sede en América del Norte, se mostrarán los campos relacionados con impuestos, mientras que las empresas en otras regiones verán los campos relacionados con el IVA.

Soporte para deducción de IVA de comidas en Suecia

Cuando la empresa en Business Central está registrada en Suecia y SmartExtract está configurado con grupos de publicación alineados con las reglas de deducción de comidas suecas—específicamente 12% de IVA para alimentos, 25% para alcohol y 0% para otros artículos—se vuelve disponible un botón dedicado.

Esta función permite a los usuarios calcular automáticamente las deducciones de IVA elegibles de acuerdo con las regulaciones de Skatteverket. Una vez que se aplican las líneas calculadas, el gasto se ajusta para reflejar el tratamiento fiscal correcto.

Manejo de impuestos canadienses

Cuando la empresa en Business Central está registrada en Canadá, SmartExtract aplica automáticamente el Área Fiscal apropiada a cada gasto—sin requerir ninguna configuración adicional. Detecta si el gasto está sujeto a impuestos y selecciona la Área Fiscal correcta de la lista definida en Business Central.

ExFlow Travel & Expense 3.0 – Release Notes

Type of Release

Major Release

Release Date

April 2025

What's New

We are excited to introduce the latest updates and enhancements to our ExFlow Travel & Expense solution, version 3.0, packed with new features and enhancements designed to further streamline your travel and expense management processes.

Highlights

• Employee profiles
• Expense policies
• Multi-level approval
• Delegated expense management
• Real-time alerts during approval
• Improved history view
• Configure category-specific fields for expenses
• Enhanced mobile app with Per Diem and AI assistance
• New portal look and feel

Your users can access the new web portal and mobile app right away, but to use the new features, you'll need to update and configure the app in Business Central.

We hope these new features and improvements will enhance your experience with ExFlow TEM and make managing expenses even more efficient. Thank you for your continued support and feedback.

 

EMPLOYEE PROFILES

To manage different groups of employees with varying expense rules, we have introduced Employee Profiles.
An employee profile defines rules and approval policies for all employees assigned to that profile. This can include approval rules; which expense categories they can see, or the spending limits for individual categories.

You can create as many Employee Profiles as needed to match your organization.

In this example, a profile is created for the Sales team with special approval policies for a few expense categories and for expense reports. Also, for the Sales Team, the expense category of Car Maintenance is not available.

During the upgrade from Travel&Expense version 2, Employee Profiles were created and assigned to employees based on their approval setup. A profile “NORMAL” is create for employees with normal Manager approval. If any employees were setup for automatic approval, a profile “AUTOMATIC” is also created.
 

EXPENSE POLICIES / MULTI-LEVEL APPROVAL

Expense policies allow for the definition of various sets of rules for how expenses should be approved. You can create as many policies as needed. For example, the management team may have higher spending limits before an additional approver is required, or you have situations where expenses in a specific category should always be approved by the same person, unrelated to who is submitting the expense.

Approvers can be specified at up to three levels based on different criteria, and there can be multiple approvers at the same level. Only when all approvers at one level have approved, the expense is sent for approval at the next level.

Expense policies must be linked to individual employee profiles.

In the example below, a policy is created for salespeople, stating that their manager must first approve, and if the amount exceeds 200, Joe Little must approve.

Additionally, if the expense is less than 10, it is automatically approved so that the approver does not waste unnecessary time on minor expenses.

 

DELEGATED EXPENSE MANAGEMENT

Delegated expense management allows a user to manage expenses on behalf of another employee, such as a personal assistant who handles expenses for the management team.

Once a user is set up as a delegate, they have the option to switch to another user on the portal or mobile app and create/submit expenses on their behalf, depending on what rights have been assigned.

 

REAL-TIME ALERTS DURING APPROVAL

To provide approvers with better insight into what they need to approve, real-time alerts will now be displayed during the approval process. These alerts can include potential duplicates, policy violations, or previously rejected expenses.

This functionality provides real-time alerts to approvers when expenses submitted for approval do not comply with predefined company policies. The system automatically scans each expense report for discrepancies and if any non-compliant expenses are detected, the approver receives an alert, allowing them to review and address the issues promptly.

CUSTOMIZABLE FIELDS ON EXPENSES

It is now possible to customize which fields are displayed for a specific expense category. You can specify whether guests should be registered for the category, and it is also possible to register dimension values via the "additional fields" module.

It is possible to have different fields for different categories.

IMPROVED FOLLOW-UP FOR EMPLOYEES

When employees need to check the status of their submitted expenses, there have been requests for a quicker overview of expenses and whether they have been reimbursed. Based on user feedback, we have introduced a new calendar-based history view, where you can quickly see if expenses have been approved/reimbursed and when the reimbursement occurred.

At the same time, we also made it possible for the user to enable push-notification to the mobile app to let them know when expenses are approved and when reimbursement has taken place.

ENHANCED MOBILE APP

In the mobile app, it is now possible to create Per Diems.
We have also improved the use of AI, so that when a picture is taken or a PDF is uploaded, in addition to reading the date, amount and currency, a suggestion for expense description and the best category will also be made.

OTHER CHANGES

Submit to multiple Business Central companies

If an employee needs to submit expenses to multiple companies, it is now possible to connect the same login to employees in different companies.
On the portal / mobile app, it will be easy to switch between the companies.

Option to register currency conversions on an expense

If an employee incurs an expense in a foreign currency and pays out of pocket, the exchange rate in Business Central has been used for reimbursement until now. In some situations, this has been a disadvantage for employees due to potential currency conversion fees. It is now possible for the employee to specify the converted amount. If not specified, the exchange rate from Business Central will be used.

More detailed options for re invoicing expenses via Projects

When using Projects, it is now possible per expense type to specify if they should be invoiced or not.

Preview posting

Preview Posting have been added to expenses, mileages and per diems.

BUG FIXES

Expense Reports will now show in notification emails.

Credit card numbers less than 4 digits would fail.

Renamed “Payment Groups” to “Balance Types” as this is more correct term.

ExFlow Travel & Expense 2.0 – Release Notes

Type of Release

Major Release

Release Date

October 2024

What's New

We are excited to introduce the latest updates and enhancements to our ExFlow Travel & Expense solution, version 2.0.

This major release brings a host of enhancements designed to streamline expense reporting, improve user experience, and increase overall efficiency. With a focus on both user and administrator needs, this update promises to deliver a more intuitive and powerful tool for managing travel and expenses. From enhanced user interfaces to new mobile applications, these updates reflect our commitment to continuous innovation and excellence.

Highlights

• Expense Reports for better expense tracking
• Per Diem support with flat daily allowance and Finnish/Swedish calculation rules
• New module for seamless reimbursements via payment journal or export to external systems
• Enhanced web portal user interface
• Better mobile device approval
• New Android and iOS mobile app
• Enhanced Excel import of card transactions
• More detailed options for re-invoicing expenses via Projects
• Improved support for “Progressus Advanced Projects” add-on

Your users can access the new web portal and mobile app right away, but to use the new features, you'll need to update and configure the app in Business Central.

EXPENSE REPORTS

Expense Reports allow you to organize Expenses, Mileages, and Per Diems to gain a summary of outlays.

Enabling Expense Reports is straightforward, just navigate to the Setup page and add a Number Series for Expense Reports.

When logging into the portal or mobile app, users can create an Expense Report, add expenses, and submit it.

Once the Expense Report is submitted, the approver receives a summary and can approve it all at once or reject all / parts of it.

PER DIEMS

Per Diems are daily allowances provided to employees to cover day-to-day expenses incurred during business travel. They simplify the process of expense tracking by offering a fixed amount. Rules for calculating Per Diems varies from country to country and for now, we support 3 set of calculation rules: Swedish, Finnish and a general “flat daily rate” rule. Depending on the selected rule, you will have different settings to configure.

Calculation rules are configured in the Per Diem Setup page (only available in the Pro edition)

When Per Diem is configured, the employee can create Per Diems from the web portal. Currently, Per Dimes is not available from the mobile app, only the web portal.

ENHANCED WEB PORTAL USER INTERFACE

The web portal's user interface has been upgraded to include new Expense Report and Per Diem features. Now, instead of a single consolidated list, the sidebar displays menu items for each configured feature, applicable to both submitting and approval.

NEW MOBILE APP

The new Mobile App features an updated user interface that provides a clearer view of pending items.
The big + button at the bottom provides quick and simple access to create new items in the app.
If an Expense Report is selected while creating a new item, it will automatically be included in the chosen report.
The "Account" menu includes personal options such as Vehicles, History, and Company Cards.

REIMBURSEMENT

When expenses need to be reimbursed, it can be done either by using the Payment Journal in Business Central or by exporting data to external systems, typically payroll systems.

To make this process more manageable, there is now a module to provide an overview of which expenses need to be handled and how.

In the Reimbursement Overview, clicking Suggest Entries provides a consolidated view of reimbursements.

To change how reimbursements are processed, go to the Reimbursement Setup to configure details per expense type.

MINOR CHANGES

Improvement to Excel import of card transactions

When importing card transactions using Excel import, currency and country names are now matched against descriptions as well if the import file does not use standard ISO codes.

Additionally, you can now import invoice no./statement no. from the file as well.

More detailed options for re-invoicing expenses via Projects

When invoicing expenses to clients using the Project module, you will now have more detailed control over which expenses can be billed on the project.

Improved support for Progressus Advanced Projects

If you are using the “Progressus Advanced Projects” add-on for Business Central and want to re-invoice expenses, it offers enhanced project configuration with task-level settings determining the invoiceability of expenses. These settings are automatically recognized when posting expenses.