Notas de la versión
ExFlow Travel & Expense 4.2 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Marzo 2026
Novedades
Nos complace anunciar el lanzamiento de Truvio Expense Management versión 4.2.
Aspectos destacados
• Requisito de empresa SmartExtract para invitados para respaldar entretenimiento de clientes conforme
• Identificación mejorada de comerciantes SmartExtract
• Mapeo de proveedores basado en datos de comerciantes SmartExtract para análisis de gastos de proveedores
• Soporte para informes obligatorios a la Autoridad Fiscal Finlandesa (KATRE)
• Opción de forzar aprobación para hacer cumplir la aprobación independientemente de otras condiciones
• Detección mejorada de gastos duplicados con compensaciones de fecha y coincidencia de número de recibo
• Porcentaje de recargo de tarjeta de crédito en acuerdos de tarjetas para mejorar la coincidencia de gastos
• Copia de configuración entre empresas con registro detallado de importación
• Información de origen del empleado incluida en entradas de contabilidad general desde contabilizaciones de saldo de tarjeta de crédito
SmartExtract
SmartExtract ahora extrae información de comerciantes y número de recibo de los adjuntos de gastos, respaldando funciones como mapeo de proveedores y detección mejorada de duplicados.
Campos adicionales
Los Campos adicionales ahora incluyen una opción "Mostrar en todos".
Cuando está habilitada, el campo está disponible automáticamente en todos los tipos y categorías de gastos. Esto reduce la necesidad de configurar la visibilidad de campos individualmente y garantiza una captura de datos consistente en todos los gastos.
Mapeo de proveedores
Una nueva función de Mapeo de proveedores permite al equipo financiero mapear comerciantes identificados por SmartExtract en adjuntos de gastos a proveedores.
Esto hace posible monitorear y analizar el gasto por proveedor, incluso cuando los costos se incurren y liquidan a través de reclamaciones de gastos de empleados. Cuando se contabilizan los gastos, los montos se reflejan en el proveedor como compras, lo que permite que las estadísticas de proveedores y los informes incluyan gastos basados en gastos.
Configuración de categorías
Ahora puede requerir que los invitados incluyan un nombre de empresa cuando corresponda, ayudando a garantizar el cumplimiento con escenarios de entretenimiento de clientes. Esto requiere que la función SmartExtract "Extraer nombre/empresa del invitado" esté habilitada en Configuración.
Para la Configuración de contabilización, el Perfil de empleado ahora se incluye como parámetro en la lógica de selección de contabilización.
Informes a la Autoridad Fiscal Finlandesa (KATRE)
Se ha agregado soporte para informar datos de Per Diem y Kilometraje a la Autoridad Fiscal Finlandesa (KATRE), garantizando el cumplimiento con los requisitos de informes obligatorios locales.
Exportación de nómina de reembolso
Se ha agregado una opción de "Exportación genérica de Excel" para Reembolso, facilitando la integración con sistemas de nómina o financieros externos que requieren un formato de archivo flexible.
Mejoras del Centro de roles
Se han realizado mejoras de usabilidad y estabilidad en la experiencia del Centro de roles.
Se han corregido problemas donde los usuarios de Business Central sin permisos TEM experimentaban errores en el Centro de roles.
Se ha agregado una acción de Acceso directo a los Centros de roles extendidos para una navegación más rápida.
Localizaciones
Se ha corregido un problema que afectaba la contabilización de gastos en la localización española, garantizando un comportamiento de contabilización correcto en entornos ES.
Aprobación
El manejo de aprobaciones se ha mejorado con controles y validaciones adicionales.
• Se ha agregado una opción de "Forzar aprobación" a Business Central para hacer cumplir la aprobación independientemente de otras condiciones.
• Las advertencias de aprobación para montos permitidos ahora toman en consideración el número de empleados.
• Los gastos rechazados y los informes de gastos no enviados se excluyen de las verificaciones de duplicados.
• Mejoras en la detección de duplicados
o Soporte de compensación de fechas para detectar duplicados en diferentes fechas de gastos
o Coincidencia basada en número de recibo utilizando información de comerciantes extraída de los recibos
Tarjetas de empresa
La funcionalidad de Tarjetas de empresa se ha ampliado con múltiples mejoras.
• Las transacciones de tarjetas ahora se pueden importar desde un archivo con soporte para columnas de débito y crédito separadas. También puede definir texto que debe eliminarse de las descripciones de transacciones durante la importación. Una verificación previa garantiza que todas las tarjetas en el archivo tengan un acuerdo especificado, lo cual es especialmente útil al importar el mismo archivo de transacciones en múltiples acuerdos.
• La coincidencia de gastos se ha mejorado para feeds de transacciones que contienen solo montos en moneda local. Los acuerdos de tarjetas ahora incluyen una opción para especificar un porcentaje de recargo de tarjeta de crédito, mejorando la precisión de coincidencia cuando los recargos no se muestran en los recibos.
• El flujo general de tarjetas en Acuerdos de tarjetas se ha refinado.
• La configuración de tarjeta de crédito AirPlus ahora incluye un formulario PDF descargable para enviar a AirPlus (Nórdico).
Copiar configuración entre empresas
Se ha introducido una nueva característica que permite copiar la configuración y la configuración de una empresa a otra. Si ocurren errores durante la importación, se muestra un registro de importación detallado para respaldar la validación y la solución de problemas.
Mejoras de usabilidad
También se han agregado tooltips en toda la solución para facilitar la incorporación.
La información de origen del empleado ahora se incluye en las entradas de contabilidad general creadas a partir de contabilizaciones de saldo de tarjeta de crédito.
Correcciones de errores
El proceso de actualización ahora resuelve los gastos que anteriormente estaban atascados en el Procesamiento de IA.
Se ha corregido la aprobación automática de Informes de gastos que ya han sido parte de un flujo de aprobación.
ExFlow Travel & Expense 4.1 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Febrero 2026
Novedades
Nos complace anunciar el lanzamiento de Truvio Expense Management versión 4.1.
Como parte del cambio de marca de SignUp Software a Truvio, la solución también ha sido renombrada. Ahora verá el producto referido como "Truvio Expense Management" en lugar de "ExFlow Travel & Expense".
Aspectos destacados
• Filtrado automático basado en MEM en Business Central, portal y móvil
• Campos adicionales obligatorios y población automática de valores predeterminados
• Soporte ampliado de Per Diem y mejoras en la configuración
• Nuevos Copilots para importar inicios de sesión y empleados
• Procesamiento mejorado de SmartExtract y manejo estructurado de asistentes
• Nuevo informe resumen y descarga ZIP de recibos para informes de gastos
• Filtrado por rango de fechas y nuevas opciones de exportación de nómina en Reembolso
• Mejoras en categorías basadas en proyectos y selección refinada de contabilización
• Opciones para almacenar recibos directamente en Business Central
• Comportamiento mejorado de arrastrar y soltar en el portal para recibos
• Vista mejorada de aprobación móvil con múltiples imágenes e información adicional
Soporte MEM
Esta versión introduce soporte mejorado para Binary Stream Multi-Entity Management (MEM). Dentro de Business Central, los Cues y Listas ahora se filtran automáticamente según la Configuración de Entidad MEM asignada a cada usuario de Business Central, asegurando que solo accedan a datos de las entidades que tienen permiso para ver.
Para los usuarios de TEM en el portal o la aplicación móvil, las Dimensiones y Proyectos se filtran de acuerdo con el usuario de Business Central especificado en el inicio de sesión de AppsForDynamics3c5 vinculado al Empleado.
Campos adicionales
Al configurar Campos adicionales, ahora puede marcar un campo como obligatorio. Los campos obligatorios deben contener un valor antes de que se pueda enviar un gasto.
Si se definen Valores de dimensión predeterminados en el Empleado, estos valores aparecerán automáticamente en el portal o la aplicación móvil cada vez que el tipo de gasto o categoría esté vinculado al Campo adicional correspondiente. El valor predeterminado también satisfará los requisitos de campos obligatorios, eliminando la necesidad de que el usuario seleccione un valor manualmente.
Per Diem
Se han añadido dos nuevos países a la lista de cálculos de Per Diem compatibles: Polonia y Estonia.
En la configuración alemana, la opción de Alojamiento se oculta cuando no se define ningún monto en la configuración.
Copilots para una incorporación más fácil
Para simplificar la incorporación, hemos añadido Copilots para ayudar con la creación de inicios de sesión de AppsForDynamics365 y Empleados.
Inicios de sesión de AppsForDynamics365
Desde la página de Inicios de sesión, ahora puede exportar todos los inicios de sesión a un archivo Excel, lo cual es útil al mover datos de un entorno de prueba a producción.
Para importar inicios de sesión, ya sea desde un archivo de inicio de sesión de AppsForDynamics365 exportado o desde archivos exportados de otros sistemas, utilice la función Copilot "Import from file".
Para importar inicios de sesión, utilice la función Copilot "Import from file". Puede adjuntar un archivo CSV o Excel, y Copilot analizará automáticamente el contenido para identificar la información relevante.
Por ejemplo, un archivo CSV como este:
Username,First name,Last Name,Email
JOE,Joe,Little,
john@mail.com,john,nielsen,john@mail.com
resultará en inicios de sesión sugeridos como se muestra. Si todo parece correcto, simplemente seleccione Import y los inicios de sesión serán creados.
Empleados
También hay un Copilot disponible para ayudar con la importación de Empleados. Dado que los empleados a menudo aún no están creados en Business Central cuando las organizaciones comienzan a usar Expense Management, y los empleados son necesarios para que la solución funcione, este Copilot simplifica la configuración inicial.
Los usuarios pueden cargar un archivo Excel o CSV, típicamente exportado del sistema de nómina, y el Copilot analizará el contenido y preparará los empleados para su creación. Por ejemplo, un archivo CSV como este:
Employee No;Name;Email;Bank reg. No;Bank Account
1;John P. Doe;jd.company.com;1233;87119212
9;Mary Poppins;mp@company.com;8211;721231
resultará en empleados sugeridos como se muestra.
Si los datos no se mapean correctamente, puede ajustar la transformación ingresando un prompt y seleccionando Regenerate.
Por ejemplo, si desea que el No. de Empleado sea diferente del No. de Nómina, puede ingresar un prompt como:
make the employee no the first two letters of first name and first two of last name
y el sistema generará valores actualizados en consecuencia.
Después de revisar los registros sugeridos, el usuario puede seleccionar Add Employees, y los empleados se crearán automáticamente.
SmartExtract
Se han añadido nuevas opciones de configuración al procesamiento de IA de SmartExtract.
La configuración "Process Tax on Domestic Expenses" se aplica a Norteamérica (EE. UU. y Canadá) y determina si SmartExtract debe intentar identificar áreas fiscales, montos gravables y montos no gravables, y actualizar el gasto en consecuencia. Esta función solo se aplica a gastos domésticos.
La configuración "Extract Name/Company Name from Guests" convierte el contenido del campo de Invitados en los gastos en una lista de entradas individuales de "Nombre completo / Empresa" en lugar de mantener la entrada como un campo de texto único. Los usuarios pueden ingresar nombres uno por uno, o SmartExtract puede separar automáticamente múltiples nombres escritos en la misma línea en entradas individuales.
Independientemente de cómo se ingresen los invitados, la tarjeta de gastos resultante mostrará los asistentes en una lista estructurada.
SmartExtract también puede reconocer grupos de personas y generar automáticamente una lista de asistentes correspondiente.
Por ejemplo, al ingresar
se producirá una lista de asistentes como esta.
Cuando se ha creado la lista de asistentes, la tarjeta de gastos mostrará tanto el número total de invitados como cuántos de ellos no tienen un nombre de empresa asignado. En países donde la legislación requiere tanto el nombre como la información de la empresa para entretenimiento de clientes, esto facilita verificar si los datos cumplen con la normativa.
Informe de gastos
La lista de informes de gastos archivados ahora incluye opciones para generar un informe resumen y para descargar todos los recibos relacionados con un informe de gastos como archivo zip.
Esto es útil para auditorías o cuando se comparten detalles de gastos con terceros.
Reembolso
En el módulo de Reembolso, ahora puede filtrar elementos por un intervalo de fechas específico. Esto es particularmente útil al exportar datos a un sistema de nómina para un período de nómina definido.
Se ha añadido la exportación de archivos para el sistema de nómina danés Zenegy.
Categorías
La configuración de categorías ahora incluye opciones para requerir el registro de proyectos en una categoría.
Cuando se especifica información del proyecto, ya sea obligatoria u opcional, se puede utilizar como parámetro para seleccionar la configuración de contabilización apropiada para el gasto.
Descarga de recibos a Business Central
Normalmente, las imágenes de recibos y los PDF se almacenan en la nube de AppsForDynamics365 para reducir el uso de almacenamiento en Business Central. Si también desea almacenar recibos directamente en Business Central, ahora hay dos opciones disponibles.
Desde la página de Configuración de gestión de gastos, puede habilitar la descarga automática de recibos a los movimientos del libro mayor cada vez que se contabilice un gasto.
Para gastos que fueron contabilizados anteriormente, una acción en la página de Gastos contabilizados le permite descargar los recibos y adjuntarlos a los movimientos del libro mayor correspondientes.
Una vez que se han descargado los recibos, serán visibles en los movimientos del libro mayor cuando vea las transacciones relacionadas.
Portal
En el portal web, la función de arrastrar y soltar ha sido mejorada. Cuando se selecciona un informe de gastos y arrastra recibos a la página, los recibos ahora se añaden automáticamente al informe seleccionado.
En la página de Aprobación móvil, ahora se muestran tanto múltiples imágenes como Información adicional para el gasto.
ExFlow Travel & Expense 4.0 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Octubre 2025
Novedades
Nos complace anunciar el lanzamiento de ExFlow Travel & Expense versión 4.0, que incluye una serie de actualizaciones diseñadas para optimizar aún más la gestión de viajes y gastos.
Aspectos destacados
• SmartExtract para extracción de datos impulsada por IA
• Integración con Nordea First Card
• Reembolso a través de pago a proveedores
• Módulo de historial mejorado con vistas dedicadas
• Características regionales para compatibilidad con configuraciones localizadas de SmartExtract
Los usuarios pueden acceder al portal web actualizado y la aplicación móvil inmediatamente. Para habilitar las nuevas funciones, la aplicación debe actualizarse y configurarse dentro de Business Central.
Esperamos que estas mejoras mejoren su experiencia con ExFlow TEM y hagan que la gestión de gastos sea aún más eficiente. Gracias por su continuo apoyo y valiosa retroalimentación.
Presentamos SmartExtract
Información de gastos más inteligente con IA
SmartExtract es una función impulsada por IA que automatiza la extracción, clasificación y asignación de detalles de gastos antes de la contabilización. Ayuda a los equipos financieros a asegurar la aplicación precisa de cuentas del libro mayor, programas de diferimiento y tratamiento fiscal durante el procesamiento de gastos.
Capacidades clave para equipos financieros
• Automated Line-Item Extraction
SmartExtract puede desglosar un solo recibo en múltiples líneas de gastos según la categoría y las reglas fiscales. Por ejemplo, una factura de hotel puede dividirse en alojamiento, desayuno y estacionamiento.
• AI-Based Subcategorization
Cuando los gastos se envían bajo categorías amplias (p. ej., "Viaje"), SmartExtract utiliza IA para asignarlos a subcategorías más específicas como "Taxi", "Vuelo" u "Hotel", basándose en la estructura de gastos de su organización.
• Deferral Handling
Los gastos como suscripciones pueden diferirse mediante plantillas configurables, apoyando el cumplimiento de las políticas contables.
• Receipt Intelligence
Ya no es necesaria la interpretación manual de recibos. SmartExtract extrae automáticamente los datos relevantes y aplica la categorización y el tratamiento fiscal apropiados.
SmartExtract se integra con su configuración existente de Travel & Expense y puede habilitarse de forma selectiva.
GUÍA DE CONFIGURACIÓN
División de recibos en múltiples líneas
Para configurar SmartExtract para la extracción de elementos de línea:
- Navegue a la Categoría de gasto relevante (p. ej., Hotel).
- Seleccione la regla de contabilización apropiada.
- Abra el menú SmartExtract y haga clic en Configure.
- Elija dividir los gastos en múltiples líneas o clasificarlos para una contabilización más precisa.
- Haga referencia a los Grupos de contabilización para definir los detalles de cada elemento (p. ej., Estacionamiento, Desayuno).
Una vez configurado, SmartExtract extraerá automáticamente estos detalles de los recibos futuros enviados bajo la categoría Hotel.
Clasificación de gastos
Para simplificar las categorías orientadas al usuario manteniendo registros financieros detallados:
- Use una categoría general como "Viaje".
- En SmartExtract, seleccione Classify.
- Defina los Grupos de contabilización para subcategorías como Vuelo, Taxi, Tren, etc.
SmartExtract intentará clasificar cada gasto según el contenido del recibo. Si no se encuentra coincidencia, se aplicará la regla de contabilización predeterminada.
Aplicación de plantillas de diferimiento
SmartExtract puede sugerir plantillas de diferimiento según la duración del gasto:
- Configure cada categoría con las plantillas de diferimiento aplicables.
- Cuando se envía un gasto, SmartExtract identificará las fechas relevantes y aplicará la plantilla correspondiente.
Mejores prácticas de SmartExtract
Para optimizar el rendimiento de SmartExtract:
• Evalúe dónde SmartExtract agrega valor. En la mayoría de los casos, es más efectivo cuando se aplica a gastos domésticos, donde los formatos de recibos y las reglas fiscales son más predecibles. Considere definir escenarios o categorías específicas donde la extracción automatizada mejorará la precisión o reducirá el esfuerzo manual.
• Use un lenguaje claro y natural en las descripciones de los Grupos de contabilización. Por ejemplo, "Comida y bebida" es más efectivo que "Comidas, Personal".
• Tenga en cuenta que la extracción basada en IA puede devolver datos incorrectos ocasionalmente. Se mostrará un aviso en la tarjeta de gastos para cualquier elemento procesado por SmartExtract.
La sección de Características regionales proporciona información adicional relevante para países específicos, ofreciendo configuraciones e información localizada.
EXPERIENCIA DE USUARIO Y USABILIDAD
Visor de recibos en FactBox
Ahora puede mostrar el visor de recibos directamente en el área de FactBox, facilitando la revisión de recibos junto con los detalles del gasto. Para alternar entre la ubicación de Fast Tab y FactBox, use el menú Ver en la tarjeta de gastos.
Nota: Después de cambiar la ubicación, cierre y vuelva a abrir la Tarjeta de gastos para que la actualización surta efecto.
Arrastrar y soltar recibos en el Portal
En el portal, simplemente arrastre y suelte uno o más recibos (PNG, JPG o PDF) en el área designada para crear gastos automáticamente. Nuestra IA extraerá la información del recibo, tal como lo hace en la aplicación móvil.
Módulo de historial mejorado
El módulo de historial ha sido actualizado con vistas dedicadas adaptadas a casos de uso específicos:
• Vista de reembolso: Verifique fácilmente si sus gastos han sido reembolsados accediendo a una vista que muestra solo las entradas relacionadas con reembolsos.
• Vista de procesamiento: Realice el seguimiento del estado de los gastos enviados que aún están siendo procesados. Esta vista muestra todos los elementos en progreso sin aplicar filtros de fecha.
Además de estas vistas, ahora puede filtrar gastos por tipo o estado, permitiendo una revisión y análisis más específicos.
Envío automático desde la aplicación móvil
Cuando envía un gasto usando la aplicación móvil, ahora se carga al servidor instantáneamente (cuando está en línea), eliminando la necesidad de sincronización manual por parte del usuario.
MEJORAS EN REEMBOLSO
Configurar exportación de archivos
Para exportaciones de nómina seleccionadas, ahora es posible configurar qué códigos de nómina deben usarse para tipos de gastos específicos.
Adicionalmente, si necesita diferentes códigos de nómina para diferentes tipos de vehículos, estos pueden especificarse en los Medios de transporte y usarse para la exportación.
Reembolsar a través de pagos a proveedores
Algunos módulos de pago de Business Central no son compatibles con los pagos a empleados o requieren una personalización significativa.
Con esta actualización, ahora puede reembolsar a los empleados a través de pagos a proveedores. Simplemente asigne un número de proveedor específico del empleado en la ficha de empleado y seleccione "Vendor" como método de reembolso en la página de Configuración de reembolso.
Al procesar reembolsos, se crea automáticamente una entrada de pago a proveedor por el monto pendiente, lo que le permite manejar el pago como cualquier otro pago a proveedor.
Correos electrónicos de resumen
Si los usuarios han habilitado la Notificación de reembolso en la página de Configuración, además de la notificación push en la aplicación, ahora también recibirán un correo electrónico con detalles cada vez que se les realice un reembolso.
LOCALIZACIÓN Y CARACTERÍSTICAS REGIONALES
Integración con Nordea First Card
Ahora disponible en los países nórdicos, Travel & Expense admite transacciones en tiempo real para tarjetas de crédito Nordea First Card.
Cuando ocurre una transacción, los usuarios reciben una notificación emergente en la aplicación en segundos, lo que les permite adjuntar instantáneamente una foto del recibo o responder rápidamente a posibles alertas de fraude.
Ajustes de campos visibles
Para mejorar el cumplimiento regional, Travel & Expense ahora ajusta dinámicamente los campos visibles según la ubicación de la empresa en Business Central. Para empresas con sede en Norteamérica, se mostrarán campos relacionados con impuestos, mientras que las empresas en otras regiones verán campos relacionados con IVA.
Soporte para deducción de IVA de comidas en Suecia
Cuando la empresa de Business Central está registrada en Suecia y SmartExtract está configurado con grupos de contabilización alineados con las reglas suecas de deducción de comidas—específicamente 12% IVA para alimentos, 25% para alcohol y 0% para otros artículos—un botón dedicado estará disponible.
Esta función permite a los usuarios calcular automáticamente las deducciones de IVA elegibles de acuerdo con las regulaciones de Skatteverket. Una vez que se aplican las líneas calculadas, el gasto se ajusta para reflejar el tratamiento correcto del IVA.
Manejo fiscal canadiense
Cuando la empresa de Business Central está registrada en Canadá, SmartExtract aplica automáticamente el Área fiscal apropiada a cada gasto, sin requerir configuración adicional. Detecta si el gasto está sujeto a impuestos y selecciona el Área fiscal correcta de la lista definida en Business Central.
ExFlow Travel & Expense 3.0 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Abril 2025
Novedades
Estamos entusiasmados de presentar las últimas actualizaciones y mejoras de nuestra solución ExFlow Travel & Expense, versión 3.0, repleta de nuevas funciones y mejoras diseñadas para optimizar aún más sus procesos de gestión de viajes y gastos.
Aspectos destacados
• Perfiles de empleados
• Políticas de gastos
• Aprobación multinivel
• Gestión delegada de gastos
• Alertas en tiempo real durante la aprobación
• Vista de historial mejorada
• Configurar campos específicos por categoría para gastos
• Aplicación móvil mejorada con Per Diem y asistencia de IA
• Nuevo aspecto y diseño del portal
Sus usuarios pueden acceder al nuevo portal web y la aplicación móvil de inmediato, pero para usar las nuevas funciones, deberá actualizar y configurar la aplicación en Business Central.
Esperamos que estas nuevas funciones y mejoras mejoren su experiencia con ExFlow TEM y hagan que la gestión de gastos sea aún más eficiente. Gracias por su continuo apoyo y retroalimentación.
PERFILES DE EMPLEADOS
Para gestionar diferentes grupos de empleados con diferentes reglas de gastos, hemos introducido los Perfiles de empleados.
Un perfil de empleado define reglas y políticas de aprobación para todos los empleados asignados a ese perfil. Esto puede incluir reglas de aprobación; qué categorías de gastos pueden ver, o los límites de gasto para categorías individuales.
Puede crear tantos Perfiles de empleados como sea necesario para adaptarse a su organización.
En este ejemplo, se crea un perfil para el equipo de Ventas con políticas de aprobación especiales para algunas categorías de gastos y para informes de gastos. Además, para el equipo de Ventas, la categoría de gastos de Mantenimiento de vehículos no está disponible.
Durante la actualización desde Travel&Expense versión 2, se crearon Perfiles de empleados y se asignaron a los empleados según su configuración de aprobación. Se crea un perfil "NORMAL" para empleados con aprobación normal del Gerente. Si algún empleado tenía configurada la aprobación automática, también se crea un perfil "AUTOMATIC".
POLÍTICAS DE GASTOS / APROBACIÓN MULTINIVEL
Las políticas de gastos permiten la definición de varios conjuntos de reglas sobre cómo deben aprobarse los gastos. Puede crear tantas políticas como necesite. Por ejemplo, el equipo directivo puede tener límites de gasto más altos antes de que se requiera un aprobador adicional, o puede haber situaciones donde los gastos en una categoría específica siempre deben ser aprobados por la misma persona, sin relación con quién envía el gasto.
Los aprobadores pueden especificarse en hasta tres niveles según diferentes criterios, y puede haber múltiples aprobadores en el mismo nivel. Solo cuando todos los aprobadores de un nivel han aprobado, el gasto se envía para aprobación al siguiente nivel.
Las políticas de gastos deben vincularse a perfiles de empleados individuales.
En el ejemplo siguiente, se crea una política para vendedores, estableciendo que su gerente debe aprobar primero, y si el monto excede 200, Joe Little debe aprobar.
Además, si el gasto es inferior a 10, se aprueba automáticamente para que el aprobador no pierda tiempo innecesario en gastos menores.
GESTIÓN DELEGADA DE GASTOS
La gestión delegada de gastos permite que un usuario gestione gastos en nombre de otro empleado, como un asistente personal que maneja los gastos del equipo directivo.
Una vez que un usuario está configurado como delegado, tiene la opción de cambiar a otro usuario en el portal o la aplicación móvil y crear/enviar gastos en su nombre, dependiendo de los derechos que se le hayan asignado.
ALERTAS EN TIEMPO REAL DURANTE LA APROBACIÓN
Para proporcionar a los aprobadores mejor información sobre lo que necesitan aprobar, ahora se mostrarán alertas en tiempo real durante el proceso de aprobación. Estas alertas pueden incluir posibles duplicados, violaciones de políticas o gastos previamente rechazados.
Esta funcionalidad proporciona alertas en tiempo real a los aprobadores cuando los gastos enviados para aprobación no cumplen con las políticas predefinidas de la empresa. El sistema escanea automáticamente cada informe de gastos en busca de discrepancias y si se detectan gastos no conformes, el aprobador recibe una alerta, permitiéndole revisar y abordar los problemas de inmediato.
CAMPOS PERSONALIZABLES EN GASTOS
Ahora es posible personalizar qué campos se muestran para una categoría de gastos específica. Puede especificar si deben registrarse invitados para la categoría, y también es posible registrar valores de dimensión mediante el módulo de "campos adicionales".
Es posible tener diferentes campos para diferentes categorías.
SEGUIMIENTO MEJORADO PARA EMPLEADOS
Cuando los empleados necesitan verificar el estado de sus gastos enviados, ha habido solicitudes de una vista general más rápida de los gastos y si han sido reembolsados. Basándonos en los comentarios de los usuarios, hemos introducido una nueva vista de historial basada en calendario, donde puede ver rápidamente si los gastos han sido aprobados/reembolsados y cuándo ocurrió el reembolso.
Al mismo tiempo, también hemos hecho posible que el usuario habilite notificaciones push en la aplicación móvil para informarle cuando los gastos son aprobados y cuando se ha realizado el reembolso.
APLICACIÓN MÓVIL MEJORADA
En la aplicación móvil, ahora es posible crear Per Diems.
También hemos mejorado el uso de la IA, de modo que cuando se toma una foto o se carga un PDF, además de leer la fecha, el monto y la moneda, también se hará una sugerencia para la descripción del gasto y la mejor categoría.
OTROS CAMBIOS
Enviar a múltiples empresas de Business Central
Si un empleado necesita enviar gastos a múltiples empresas, ahora es posible conectar el mismo inicio de sesión a empleados en diferentes empresas.
En el portal / aplicación móvil, será fácil cambiar entre las empresas.
Opción para registrar conversiones de moneda en un gasto
Si un empleado incurre en un gasto en moneda extranjera y paga de su bolsillo, hasta ahora se ha utilizado el tipo de cambio de Business Central para el reembolso. En algunas situaciones, esto ha sido una desventaja para los empleados debido a posibles comisiones de conversión de moneda. Ahora es posible que el empleado especifique el monto convertido. Si no se especifica, se utilizará el tipo de cambio de Business Central.
Opciones más detalladas para la refacturación de gastos a través de Proyectos
Cuando se utilizan Proyectos, ahora es posible por tipo de gasto especificar si deben facturarse o no.
Vista previa de contabilización
Se ha añadido la Vista previa de contabilización a gastos, kilometraje y dietas.
CORRECCIÓN DE ERRORES
Los informes de gastos ahora se mostrarán en los correos electrónicos de notificación.
Los números de tarjeta de crédito con menos de 4 dígitos fallarían.
Se renombró "Payment Groups" a "Balance Types" ya que es un término más correcto.
ExFlow Travel & Expense 2.0 – Notas de la versión
Tipo de versión
Versión principal
Fecha de lanzamiento
Octubre 2024
Novedades
Estamos entusiasmados de presentar las últimas actualizaciones y mejoras de nuestra solución ExFlow Travel & Expense, versión 2.0.
Esta versión principal trae una gran cantidad de mejoras diseñadas para agilizar los informes de gastos, mejorar la experiencia del usuario y aumentar la eficiencia general. Con un enfoque tanto en las necesidades del usuario como del administrador, esta actualización promete ofrecer una herramienta más intuitiva y potente para gestionar viajes y gastos. Desde interfaces de usuario mejoradas hasta nuevas aplicaciones móviles, estas actualizaciones reflejan nuestro compromiso con la innovación continua y la excelencia.
Aspectos destacados
• Informes de gastos para un mejor seguimiento de gastos
• Soporte de Per Diem con asignación diaria fija y reglas de cálculo finlandesas/suecas
• Nuevo módulo para reembolsos sin interrupciones a través de diario de pagos o exportación a sistemas externos
• Interfaz de usuario mejorada del portal web
• Mejor aprobación en dispositivos móviles
• Nueva aplicación móvil para Android e iOS
• Importación mejorada de transacciones de tarjeta mediante Excel
• Opciones más detalladas para la refacturación de gastos a través de Proyectos
• Soporte mejorado para el complemento "Progressus Advanced Projects"
Sus usuarios pueden acceder al nuevo portal web y la aplicación móvil de inmediato, pero para usar las nuevas funciones, deberá actualizar y configurar la aplicación en Business Central.
INFORMES DE GASTOS
Los informes de gastos le permiten organizar Gastos, Kilometraje y Per Diems para obtener un resumen de desembolsos.
Habilitar los informes de gastos es sencillo, simplemente navegue a la página de Configuración y añada una Serie numérica para informes de gastos.
Al iniciar sesión en el portal o la aplicación móvil, los usuarios pueden crear un Informe de gastos, añadir gastos y enviarlo.
Una vez enviado el Informe de gastos, el aprobador recibe un resumen y puede aprobarlo todo de una vez o rechazar todo o partes del mismo.
PER DIEMS
Los Per Diems son asignaciones diarias proporcionadas a los empleados para cubrir los gastos del día a día incurridos durante viajes de negocios. Simplifican el proceso de seguimiento de gastos al ofrecer un monto fijo. Las reglas para calcular los Per Diems varían de un país a otro y por ahora, soportamos 3 conjuntos de reglas de cálculo: sueca, finlandesa y una regla general de "tarifa diaria fija". Dependiendo de la regla seleccionada, tendrá diferentes configuraciones para ajustar.
Las reglas de cálculo se configuran en la página de Configuración de Per Diem (solo disponible en la edición Pro)
Cuando el Per Diem está configurado, el empleado puede crear Per Diems desde el portal web. Actualmente, los Per Diems no están disponibles desde la aplicaci ón móvil, solo desde el portal web.
INTERFAZ DE USUARIO MEJORADA DEL PORTAL WEB
La interfaz de usuario del portal web ha sido actualizada para incluir las nuevas funciones de Informes de gastos y Per Diem. Ahora, en lugar de una única lista consolidada, la barra lateral muestra elementos de menú para cada función configurada, aplicable tanto para el envío como para la aprobación.
NUEVA APLICACIÓN MÓVIL
La nueva aplicación móvil presenta una interfaz de usuario actualizada que proporciona una vista más clara de los elementos pendientes.
El gran botón + en la parte inferior proporciona acceso rápido y sencillo para crear nuevos elementos en la aplicación.
Si se selecciona un Informe de gastos mientras se crea un nuevo elemento, se incluirá automáticamente en el informe elegido.
El menú "Account" incluye opciones personales como Vehículos, Historial y Tarjetas de empresa.
REEMBOLSO
Cuando los gastos necesitan ser reembolsados, se puede hacer ya sea usando el Diario de pagos en Business Central o exportando datos a sistemas externos, típicamente sistemas de nómina.
Para hacer este proceso más manejable, ahora hay un módulo que proporciona una vista general de qué gastos necesitan ser gestionados y cómo.
En el Resumen de reembolso, al hacer clic en Sugerir entradas se proporciona una vista consolidada de los reembolsos.
Para cambiar cómo se procesan los reembolsos, vaya a la Configuración de reembolso para configurar los detalles por tipo de gasto.
CAMBIOS MENORES
Mejora en la importación Excel de transacciones de tarjeta
Al importar transacciones de tarjeta usando la importación de Excel, los nombres de moneda y país ahora se comparan también con las descripciones si el archivo de importación no usa códigos ISO estándar.
Además, ahora también puede importar el número de factura/número de estado de cuenta desde el archivo.
Opciones más detalladas para la refacturación de gastos a través de Proyectos
Al facturar gastos a clientes usando el módulo de Proyectos, ahora tendrá un control más detallado sobre qué gastos pueden facturarse en el proyecto.
Soporte mejorado para Progressus Advanced Projects
Si está usando el complemento "Progressus Advanced Projects" para Business Central y desea refacturar gastos, ofrece una configuración de proyecto mejorada con ajustes a nivel de tarea que determinan la facturabilidad de los gastos. Estos ajustes se reconocen automáticamente al contabilizar gastos.