Crear y presentar un gasto de kilometraje a través de la aplicación móvil

ExFlow Travel & Expense es rápido y está diseñado para facilitar su uso. La aplicación móvil permite a los usuarios ingresar y presentar gastos de kilometraje para aprobación en solo unos pocos pasos.

Nota:* Antes de presentar un gasto de kilometraje, se debe asignar un vehículo al registro del empleado. Consulte Gestión de usuarios > Asignación de vehículos para instrucciones de configuración.

Crear una entrada de kilometraje

1. Toque el icono Más (+) en la parte inferior de la aplicación.

   

2. Seleccione Kilometraje.

3. Ingrese los detalles del kilometraje - Complete los campos a continuación para presentar su kilometraje para aprobación. Los campos marcados con una línea roja son obligatorios.

   • Date: Modifique la fecha de la entrada de kilometraje. Al usar la aplicación, la fecha de hoy se aplica por defecto.
   • Description: Ingrese una breve descripción del viaje.
   • Route Ingrese la ruta usando el Map o ingresando los campos From y To.
     • Opción Map - El mapa en la parte superior de la pantalla muestra la ubicación actual del usuario. El usuario puede arrastrar y hacer zoom en el mapa para ajustar la ruta. Una vez que se ingresa una ruta, toque el icono Alternative Route para cambiar entre las opciones de ruta disponibles.
     • Campos From y To -
       • From: Toque en el campo From e ingrese la dirección de inicio o el nombre de la ubicación en el campo de búsqueda. Seleccione la ubicación correcta como punto de partida.
       • To: Toque en el campo To e ingrese la dirección de destino o el nombre de la ubicación en el campo de búsqueda. Seleccione la ubicación correcta para su destino.
   • Vehicle: Seleccione el vehículo que fue utilizado.
   • Unit: Se asignará por defecto la unidad del vehículo.
   • Distnace: La distancia se calcula automáticamente basándose en la ruta. Puede ajustar manualmente la distancia si es necesario.
   • Expense Report: Opcionalmente seleccione un informe de gastos existente para agrupar este gasto. Si crea el gasto dentro del informe de gastos, el valor se completará automáticamente.
   • Project / Task: Busque y seleccione el proyecto, luego la tarea. Una vez seleccionados, se muestran las descripciones del proyecto y la tarea.
   • Additional Info: Ingrese cualquier detalle adicional relacionado con el viaje.

   

4. Slide to Submit: Cuando todos los campos obligatorios estén completados, use Slide to Submit para enviar el kilometraje para aprobación.

5. Return Trip: Después de presentar el gasto de kilometraje, se le pedirá al usuario que indique si el viaje continuará o regresará a la ubicación de inicio. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Continue Trip: Seleccione si el viaje incluye paradas adicionales. Se crea una nueva entrada de kilometraje, con el campo From completado automáticamente usando la dirección de Destination del viaje anterior.
   • Back to Start: Seleccione si realiza un viaje de regreso usando la misma ruta. Se crea una nueva entrada de kilometraje para la ruta de regreso.
   • No: Finaliza el viaje y presenta la entrada de kilometraje.

   

Crear y presentar un gasto de kilometraje a través del portal web

Las dietas son asignaciones diarias proporcionadas a los empleados para cubrir los gastos del día a día incurridos durante los viajes de negocios.

1. Abra el portal web de Travel & Expense

2. Desde el menú General en el lado izquierdo, seleccione Mileage.

3. Seleccione New Mileage en la parte superior de la página para crear un nuevo gasto.

   

4. Ingrese los detalles del gasto en los siguientes campos: Ingrese los detalles del kilometraje - Complete los campos a continuación para presentar su kilometraje para aprobación. Los campos marcados con una línea roja son obligatorios.

   • Date: Modifique la fecha de la entrada de kilometraje. Al usar la aplicación, la fecha de hoy se aplica por defecto.
   • Description: Ingrese una breve descripción del viaje.
   • From: Comience a escribir la dirección de inicio o el nombre de la ubicación y seleccione el valor apropiado de la lista. También puede seleccionar el icono Star para elegir de sus ubicaciones Favoritas.
   • To: Comience a escribir la dirección de destino o el nombre de la ubicación y seleccione el valor apropiado de la lista. También puede seleccionar el icono Star para elegir de sus ubicaciones Favoritas.
   • Vehicle: Seleccione el vehículo que fue utilizado.
   • Unit: Se asignará por defecto la unidad del vehículo.
   • Distnace: La distancia se calcula automáticamente basándose en la ruta. Puede ajustar manualmente la distancia si es necesario.
   • Expense Report: Opcionalmente seleccione un informe de gastos existente para agrupar este gasto. Si crea el gasto dentro del informe de gastos, el valor se completará automáticamente.
   • Project / Task: Busque y seleccione el proyecto, luego la tarea. Una vez seleccionados, se muestran las descripciones del proyecto y la tarea.
   • Additional Info: Ingrese cualquier detalle adicional relacionado con el viaje.

   

5. Elija Save as Draft para finalizar más tarde o Submit para enviar el gasto de kilometraje para procesamiento.

6. Return Trip: Después de presentar el gasto de kilometraje, se le pedirá al usuario que indique si el viaje continuará o regresará a la ubicación de inicio. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Continue Trip: Seleccione si el viaje incluye paradas adicionales. Se crea una nueva entrada de kilometraje, con el campo From completado automáticamente usando la dirección de Destination del viaje anterior.
   • Back to Start: Seleccione si realiza un viaje de regreso usando la misma ruta. Se crea una nueva entrada de kilometraje para la ruta de regreso.
   • No: Finaliza el viaje y presenta la entrada de kilometraje.