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Buchung und Sachkonto

Kurz zusammengefasst​

Wenn eine genehmigte Spese in Business Central gebucht wird, erstellt TEM eine Standard-Hauptbuchjournalbuchung. Das Sollkonto stammt aus der mit der Kategorie und den Kriterien der Spese verknüpften Posting Group. Das Habenkonto stammt vom Balance Type - entweder ein Mitarbeiterverbindlichkeitskonto (für Erstattungen) oder ein Company-Card-Verbindlichkeitskonto (für Firmenkarten).

Warum es wichtig ist​

Wenn diese Zuordnung falsch konfiguriert ist, werden Spesen auf falsche Sachkonten gebucht und müssen in Business Central manuell korrigiert werden. Posting Groups, Spesenkategorien und Balance Types vor dem Start der Mitarbeitereinreichungen richtig einzurichten verhindert später eine Welle von Umklassifizierungen.

So funktioniert es​

Die Sollseite: Posting Groups und Spesenkategorien​

Eine Expense Category ist das, was der Mitarbeiter auswählt ("Meals", "Travel", "Hotel"). Jede Kategorie hat eine oder mehrere Posting Setup-Zeilen. Jede Posting-Setup-Zeile verweist auf eine Posting Group, die das eigentliche Sachkonto enthält.

Employee selects category "MEALS"
    → Category has two Posting Setup lines:
        Domestic = true  → Posting Group FOOD-DOM → G/L 6110 (Domestic meals)
        (default)        → Posting Group FOOD-INT → G/L 6120 (International meals)
    → TEM evaluates the expense (is it domestic?) and picks the matching line
    → Journal debit: G/L 6110 or 6120

Kriterien, die eine Posting-Setup-Zeile auswählen können:

  • Domestic - Spese im Heimatland des Mitarbeiters entstanden
  • Region Codes - Spese in einer definierten Ländergruppe entstanden
  • Has Project - Spese mit einem Business-Central-Projekt verknüpft
  • With Guests - Gästenamen sind auf der Spese erfasst

Treffen keine Kriterien zu, wird die als Use as Default markierte Zeile verwendet.

Die Habenseite: Balance Types​

Ein Balance Type definiert das Habenkonto für die Journalbuchung.

  • EMPLOYEE - schreibt einem Mitarbeiterverbindlichkeitskonto gut; wird für persönliche Erstattungen verwendet
  • CC-VISA (Beispiel) - schreibt einem Company-Card-Verbindlichkeitskonto gut; wird für Firmenkartenspesen verwendet

Der Balance Type wird aus der Payment Method der Spese (Employee oder Company Card) ermittelt. Jede Company Card Agreement ist in ihrer Einrichtung mit einem Balance Type verknüpft.

Steuerfelder​

Posting Groups enthalten auch Steuerfelder (VAT Bus./Prod. Posting Group, Gen. Bus./Prod. Posting Group, Tax Group), die Business Central für die Steuerberechnung beim Buchen verwendet. Diese müssen mit Ihrer Business-Central-Steuerkonfiguration übereinstimmen, damit VAT/GST korrekt behandelt wird.

Praxisbeispiel​

FeldWert
MitarbeiterJane Smith
KategorieMEALS
Betrag$85
LandUK (Inland)
ZahlungEmployee (Privatcard)

Ausgewählte Posting Group: FOOD-DOM → G/L 6110
Balance Type: EMPLOYEE → G/L 2150 (Employee payables)

Journalbuchung:

Dr  6110  Domestic meals        $85
    Cr  2150  Employee payables      $85

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