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Schritt 05 - Spesenkategorien

Zweck​

Spesenkategorien sind das, was Mitarbeiter beim Einreichen einer Spese sehen und auswählen. Sie steuern, welche Buchungsgruppe auf die Buchung angewendet wird, ob Gäste erfasst werden müssen, ob ein Projekt erforderlich ist, und welche Additional Fields erscheinen. Eine gute Kategoriengestaltung reduziert Mitarbeiterfehler und automatisiert die Sachkonto-Zuordnung.

Voraussetzungen​

Schritte​

Erstellen Sie die Kategorien, aus denen Ihre Mitarbeiter auswählen, in Truvio Expense Management - Overview → Expense Categories → New. Für die Feld-für-Feld-Anleitung - allgemeine Felder, Posting-Setup-Zeilen, SmartExtract und zusätzliche Felder - folgen Sie Eine neue Spesenkategorie erstellen.

Für die Ersteinrichtung sind die wesentlichen Punkte:

  • geben Sie jeder Kategorie einen klaren Code und eine Description, die der Mitarbeiter wiedererkennt
  • fügen Sie mindestens eine Posting Setup-Zeile mit Use as Default hinzu, damit jede Spese ein Sachkonto-Ziel hat
  • verwenden Sie Posting-Setup-Kriterien (Domestic, Region, With Guests, Has Project) oder SmartExtract, statt viele nahezu identische Kategorien zu erstellen - siehe Spesenkategorien gestalten

Wichtige Entscheidungen​

Wie viele Kategorien? - weniger Kategorien mit SmartExtract Classify ist einfacher für Mitarbeiter (eine "Travel"-Kategorie statt sieben). Mehr Kategorien gibt der Finanzabteilung mehr Kontrolle ohne KI. Siehe Spesenkategorien gestalten.

Inland-/Auslandaufteilung - wenn Inland- und Auslandspesen auf verschiedene Sachkonten buchen, erstellen Sie zwei Posting-Setup-Zeilen für dieselbe Kategorie (eine mit aktiviertem Domestic, eine ohne) statt zwei separate Kategorien.

Gäste-Anforderungen - das Aktivieren von Guests mandatory bei Bewirtungskategorien unterstützt die Compliance mit lokalen Bewirtungsberichtspflichten. Kombinieren Sie dies mit Require Company Name for Guests, wenn Ihre Regeln dies erfordern.

Prüfen​

Melden Sie sich als Testmitarbeiter beim TEM-Web-Portal oder der mobilen App an und bestätigen Sie, dass die erstellten Kategorien im Speseneingabeformular erscheinen. Reichen Sie eine Testspese in jeder Kategorie ein und überprüfen Sie, ob sie auf dem korrekten Sachkonto gebucht wird.

Weiter​

→ Schritt 06 - Mitarbeiter

Felddetails​