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Spesen-Lebenszyklus

Kurz zusammengefasst​

Eine Spese durchläuft fünf Phasen: Sie wird als Entwurf erstellt, zur Genehmigung eingereicht, genehmigt, in Business Central im Hauptbuch gebucht und schließlich dem Mitarbeiter erstattet (oder gegen eine Firmenkarte abgerechnet). TEM übernimmt die ersten drei Phasen; die Finanzabteilung übernimmt die letzten beiden in Business Central.

Warum es wichtig ist​

Jede Phase hat einen anderen Verantwortlichen und andere Werkzeuge. Mitarbeiter arbeiten in der App oder im Portal; Genehmiger arbeiten im Portal oder in der mobilen Genehmigungsansicht; die Finanzabteilung arbeitet in Business Central. Zu wissen, in welcher Phase sich eine Spese befindet, zeigt Ihnen, wer handeln muss und wo.

So funktioniert es​

Entwurf​

Der Mitarbeiter erstellt eine Spese in der mobilen App oder im Web-Portal. SmartExtract liest den Beleg und füllt Datum, Betrag, Währung und Beschreibung automatisch aus. Die Spese wird als Entwurf gespeichert — sie ist für den Genehmiger noch nicht sichtbar.

Eingereicht​

Der Mitarbeiter wischt zum Einreichen (mobil) oder klickt auf Submit (Portal). Die Spese gelangt sofort in die Warteschlange des Genehmigers. Die Spese kann nicht bearbeitet werden, solange sie auf Genehmigung wartet; der Mitarbeiter kann sie zurückziehen, um Änderungen vorzunehmen.

Bei der Einreichung prüft TEM den Beleg auf Duplikate — Abgleich anhand von Belegnummer, Datum und Betrag — und meldet mögliche Duplikate dem Genehmiger, bevor sie die Finanzabteilung erreichen.

Wenn die Spese Teil eines Spesenberichts ist, zeigt sie in Business Central den Status Berichtgenehmigung ausstehend, bis der Bericht selbst genehmigt ist - siehe Spesenberichte.

Genehmigt​

Der Genehmiger prüft die Spesendetails und den Beleg und genehmigt oder lehnt ab. Bei Genehmigung wird die Spese für die Finanzabteilung in Business Central sichtbar. Bei Ablehnung kehrt sie als Entwurf mit dem Ablehnungsgrund zum Mitarbeiter zurück.

Die Genehmigungsweiterleitung wird durch den Genehmigungsablauf gesteuert: Die Spese geht standardmäßig an den zugewiesenen Genehmiger des Mitarbeiters oder folgt einer benutzerdefinierten Genehmigungsrichtlinie, die im Mitarbeiterprofil festgelegt ist.

Gebucht​

Ein Business-Central-Benutzer mit Buchungsberechtigungen öffnet die genehmigte Spese in der Spesenliste, passt bei Bedarf Sachkonten oder Dimensionen an und bucht sie. Das Buchen erstellt eine Standard-Business-Central-Journalbuchung — Soll auf das Spesen-Sachkonto, Haben auf das Balance-Type-Konto (Mitarbeiterverbindlichkeit oder Firmenkartenhaftung).

Erstattet​

Für vom Mitarbeiter bezahlte Spesen verarbeitet die Finanzabteilung die Erstattung über das Zahlungsjournal, einen Lohnabrechnung-Dateiexport oder eine Kreditorenzahlung - jede gleicht die offene Mitarbeiterverbindlichkeit über ein anderes Journal aus, erklärt in Erstattungsjournale. Bei Firmenkartenspesen wird die Habenseite der Buchung gegen das Kartenverbindlichkeitskonto abgerechnet, wenn die Kartenabrechnung bezahlt wird.

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