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Schritt 03 - Buchungsgruppen

Zweck​

Buchungsgruppen teilen TEM mit, welches Sachkonto (und welche Steuerbuchungsgruppen) beim Buchen jedes Spesentyps verwendet werden sollen. Jede Spesenkategorie muss mit mindestens einer Buchungsgruppe verknüpft sein - fehlt diese Zuordnung, können Spesen nicht gebucht werden.

Voraussetzungen​

  • Schritt 02 abgeschlossen
  • Die Sachkonten, auf die gebucht werden soll, müssen bereits in Business Central vorhanden sein
  • Steuerbuchungsgruppen (VAT Bus., VAT Prod., Gen. Bus., Gen. Prod.) sollten in Business Central definiert sein

Schritte​

  1. Öffnen Sie in Business Central Truvio Expense Management - Overview
  2. Wählen Sie Posting Groups
  3. Wählen Sie + New für jede benötigte Buchungsgruppe

Füllen Sie für jede Buchungsgruppe die Spalten direkt aus. Die meisten sind selbsterklärend (Code, G/L Account No. und die von Ihrer Lokalisierung geforderten Steuerbuchungsgruppen). Zwei verdienen besondere Aufmerksamkeit:

  • Description - SmartExtract verwendet diese bei der Klassifizierung von Belegen und beim Aufteilen in Zeilen, verwenden Sie also klare Begriffe in natürlicher Sprache (z. B. "Food and beverage", nicht "Meals, Personnel").
  • Project G/L Account No. - das Konto, das verwendet wird, wenn eine Spese über ein Business-Central-Projekt an einen Kunden weiterberechnet wird. Das normale Spesenkonto ist oft netto ohne MwSt., aber ein über ein Projekt weiterberechneter Aufwand muss in der Regel inklusive MwSt. gebucht werden - verweisen Sie dieses Feld auf ein geeignetes Konto inklusive MwSt.

Siehe Buchungsgruppen für die vollständige Feldreferenz.

Der Setup Wizard erstellt automatisch eine MILEAGE-Buchungsgruppe - prüfen Sie, ob das Sachkonto korrekt ist.

Wichtige Entscheidungen​

Granularität - erstellen Sie eine Buchungsgruppe pro Sachkonto, auf das gebucht werden soll. Wenn In- und Auslandsmahlzeiten auf verschiedene Konten gebucht werden, benötigen Sie zwei Buchungsgruppen (z. B. FOOD-DOM und FOOD-INT). Wenn sie dasselbe Konto teilen, reicht eine.

SmartExtract-Beschreibungen - wenn Sie SmartExtract Classify (automatische KI-Kategorisierung) verwenden möchten, fließt das Description-Feld in das Klassifizierungsmodell ein. Klare, alltagssprachliche Beschreibungen liefern bessere Ergebnisse. Siehe Spesenkategorien gestalten.

Prüfen​

Buchen Sie eine Testspese manuell in Business Central, um zu bestätigen, dass sie auf dem erwarteten Sachkonto landet, oder erstellen Sie eine Spesenkategorie mit dieser Buchungsgruppe und reichen Sie eine Testspese über das Portal ein.

Weiter​

→ Schritt 04 - Bilanztypen
→ Schritt 05 - Spesenkategorien (kann parallel zu Schritt 04 durchgeführt werden)

Felddetails​