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Multi-Entity Management (MEM)

Kurz zusammengefasst​

Binary Stream Multi-Entity Management (MEM) ist ein Business-Central-Add-on, das eine einzelne Business-Central-Umgebung in mehrere Entitäten aufteilt — jede mit eigenen Datenzugriffsregeln. Wenn MEM aktiv ist, übernimmt Expense Management diese Zugriffsregeln automatisch: Mitarbeiter sehen nur die Dimensionen, Projekte und Spesendaten, die ihrer Entität gehören.

Diese Integration funktioniert über eine einzige Verknüpfung: das Feld Business-Central-Benutzer auf jeder Portal-Anmeldung. Expense Management liest das MEM-Benutzersicherheits-Setup, das diesem Business-Central-Benutzer zugewiesen ist, und wendet es auf alles an, was der Mitarbeiter im Portal und in der mobilen App sieht.

Warum es wichtig ist​

Ohne die konfigurierte Business-Central-User-Verknüpfung fließt die MEM-Sicherheit nicht in das Portal oder die mobile App. Der Mitarbeiter würde Dimensionen und Projekte aller Entitäten sehen — oder gar keine — statt nur seiner eigenen. Dies ist die häufigste MEM-Fehlkonfiguration und der erste Punkt, den Sie prüfen sollten, wenn Mitarbeiter fehlende Dimensionen oder falsche Projektlisten melden.

Die andere Konsequenz ist die Entitätsdimension. In einer MEM-Umgebung ist diese Dimension für jede Spese Pflicht — sie gibt an, welcher Entität die Kosten gehören. Wenn sie nicht in Zusätzliche Felder aktiviert und Spesenkategorien zugewiesen ist, können Mitarbeiter die korrekte Entität nicht zuweisen, und Spesen werden möglicherweise auf die Konten der falschen Entität gebucht.

So funktioniert es​

MEM beeinflusst Expense Management an vier spezifischen Stellen:

1. Business-Central-Stapel und Listenseiten (Finanz und Admin)​

Alle Expense-Management-Listenseiten in Business Central — Spesen, Kilometergeld, Tagegeld, Spesenberichte — werden automatisch gefiltert, um nur Datensätze der Entitäten anzuzeigen, auf die der angemeldete Business-Central-Benutzer unter seinem MEM-Benutzersicherheits-Setup Zugriff hat. Hier ist keine zusätzliche Konfiguration erforderlich; es ist automatisch, sobald MEM installiert ist.

2. Portal und mobile App — Dimensionen und Projekte​

Wenn sich ein Mitarbeiter beim Portal oder der mobilen App anmeldet, werden die für ihn sichtbaren Dimensionen und Business-Central-Projekte nach dem MEM-Benutzersicherheits-Setup des Business-Central-Benutzers gefiltert, der mit seiner Portal-Anmeldung verknüpft ist. Ist kein Business-Central-Benutzer verknüpft, kann die MEM-Filterung nicht angewendet werden.

Das bedeutet, dass das Feld Business-Central-Benutzer auf der AppsForDynamics365-Anmeldekarte in einer MEM-Umgebung nicht optional ist — es ist für das korrekte Verhalten erforderlich.

3. Entitätsdimension auf Spesen (Pflichtfeld)​

In einer MEM-Umgebung muss die Entitätsdimension auf jeder Speseneinreichung erscheinen, damit die Buchungsengine die Kosten auf die richtigen Sachkonten der Entität lenken kann. Der Administrator muss:

  • Entitätsdimension als Pflichtfeld in Einrichtung Zusätzlicher Felder aktivieren
  • Sie auf jeder Spesenkategorie unter Zusätzliche Felder aktivieren

4. Erstattungsseite — die Ausnahme​

Die Seite „Erstattung ausstehend" in Business Central zeigt Einträge aller Entitäten, unabhängig von der MEM-Filterung. Dies ist beabsichtigt — der Finanzbenutzer, der Erstattungen verarbeitet, benötigt eine vollständige Übersicht. Die MEM-Filterung wird automatisch erneut angewendet, sobald Einträge von der Erstattungsseite in das Zahlungsjournal übertragen werden.

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