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Tagesgeldberechnung

Kurz zusammengefasst​

Tagegeld sind feste tägliche Reisekostenpauschalen. Der Mitarbeiter gibt eine Reise ein - Startpunkt, optionale Zwischenstopps und Endziel, jeweils mit Ankunfts- und Abfahrtsdatum/-uhrzeit. TEM berechnet die Anzahl der anspruchsberechtigten Tage pro Reiseziel, schlägt den geltenden Satz nach, wendet etwaige vom Mitarbeiter angegebene Mahlzeitenabzüge an und gibt die Gesamtsumme zurück. Sätze und Berechnungsregeln werden pro Unternehmen konfiguriert und entsprechen den lokalen gesetzlichen Anforderungen.

Warum es wichtig ist​

Tagegeldsätze sind in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben, mit spezifischen Regeln für Teiltage, Reisen mit mehreren Zielen und Mahlzeitenabzügen. Die falsche Berechnungsregel oder ein fehlender Stopp führt zu falschen Pauschalen - entweder werden Mitarbeiter zu wenig bezahlt oder zu viel, was steuerliche Risiken erzeugt.

So funktioniert es​

Reisestopps​

Ein Tagesgeld wird aus einer Abfolge von Stopps aufgebaut:

Startpunkt (Abfahrtsdatum/-uhrzeit)
    → Stopp 1: Stadt A (Ankunft / Abfahrt Datum-Uhrzeit)
    → Stopp 2: Stadt B (Ankunft / Abfahrt Datum-Uhrzeit)
Endziel (Ankunftsdatum/-uhrzeit)

Jede Strecke zwischen Stopps ist ein Reiseabschnitt. TEM erfasst die genauen UTC-Zeiten für jeden Abschnitt. Dies ermöglicht eine genaue Dauerberechnung, den Umgang mit Zeitzonendifferenzen zwischen Abschnitten und die Ermittlung des korrekten Zielorts-Satzes für jeden Tag.

Für einfache Reisen (einzelnes Ziel, keine Stopps) werden nur Startpunkt und Endziel benötigt.

Tagesklassifizierung​

Für jeden Kalendertag der Reise berechnet TEM, wie viele Stunden der Mitarbeiter unterwegs war und wo. Die aktive Berechnungsregel wendet dann ihre länderspezifische Logik an, um den Tagestyp zu bestimmen:

RegelTeiltag / Ganztag-Logik
PauschaltagesgeldVoller Satz pro Tag; konfigurierbare Abzüge
DänemarkSatz = voller Satz × (Stunden/24); keine Unterkunft am letzten Tag
SchwedenHalber Tag, wenn Abfahrt nach 12:00 oder Rückkehr vor 19:00; bei Mehrländertag gilt das Land mit den meisten Stunden 06:00–24:00
Finnland<6 h = keiner, 6–10 h = teilweise, >10 h = voll
Deutschland<8 h = 0, 8–23 h = teilweise (14 EUR), ≥24 h = voll (28 EUR); Übernachtungspauschale separat
PolenInland und Ausland haben unterschiedliche Schwellenwerte (siehe Polen)
EstlandNur Ausland; voller Satz für Tage 1–15, reduzierter Satz ab Tag 16 (kumulativ pro Monat)

Satznachschlag​

Für jeden Tag wählt TEM den Satz über eine Kaskadensuche:

  1. Zeitraum - der Satzzeitraum, dessen Startdatum auf oder vor dem Spesendatum liegt
  2. Reiseziel - genaue Stadtübereinstimmung → Landesübereinstimmung → Basissatz
  3. Der Satz gilt für den von der Berechnungsregel bestimmten Tagestyp

Mahlzeitenabzüge​

Der Mitarbeiter markiert, welche Mahlzeiten an jedem Tag vom Arbeitgeber gestellt wurden (Frühstück, Mittagessen, Abendessen). TEM reduziert die Tagespauschale um den konfigurierten Abzugsprozentsatz für jede markierte Mahlzeit.

Abzugsprozentsätze sind in der Tagesgeldeinrichtung konfiguriert und variieren je Länderregel (manche Regeln haben feste gesetzliche Prozentsätze; andere sind konfigurierbar).

Reisetyp: Inland vs. Ausland​

Der Reisetyp (Inland oder International) wird automatisch bestimmt. Er beginnt als Inland und wechselt zu Ausland, sobald ein Abschnitt in ein anderes Land als das Heimatland des Unternehmens führt. Der Reisetyp bestimmt, welche Buchungsgruppe verwendet wird.

Buchung​

Tagegeld wird mit einer Sachkontolinie pro Berechnungsergebnislinie gebucht - typischerweise eine pro Tag pro Satztyp. Jede Zeile verwendet die Buchungsgruppe, die in der Tagesgeldeinrichtung für inländisches oder internationales Tagegeld konfiguriert ist.

Praxisbeispiel (Flat Rate Allowance)​

Konfiguration: $100/Tag, Mittagsabzug 30 %

Reise: London → Berlin, 2 volle Tage, Arbeitgeber stellt an beiden Tagen das Mittagessen.

Day 1 (London → Berlin): $100 − 30% (lunch) = $70
Day 2 (Berlin):           $100 − 30% (lunch) = $70
Total: $140

Länderspezifische Regeln​

Die Regeln der einzelnen Länder sind separat dokumentiert:

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