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Rollen

Truvio Expense Management (TEM) hat vier verschiedene Rollen. Eine Person kann mehr als eine innehaben - ein Vorgesetzter ist oft gleichzeitig Mitarbeiter und Genehmiger.

Mitarbeiter (Einreicher)​

Mitarbeiter erstellen und reichen ihre eigenen Spesen, Kilometergeld und Tagegeld über die mobile App oder das Web-Portal ein. Sie:

  • erfassen einen Beleg (Foto oder Upload) - SmartExtract liest Datum, Betrag und Händler aus und schlägt eine Kategorie vor
  • fügen Kilometergeld- und Tagegeldansprüche hinzu
  • gruppieren optional mehrere Einträge vor dem Einreichen in einen Spesenbericht
  • reichen zur Genehmigung ein und verfolgen den Status jedes Eintrags

Ein als Stellvertreter eingerichteter Mitarbeiter kann zudem im Auftrag eines anderen Mitarbeiters vorbereiten und einreichen - siehe Stellvertretungen.

Wo sie arbeiten: Mobile App oder Web-Portal.

Genehmiger​

Genehmiger prüfen Einreichungen der ihnen zugewiesenen Mitarbeiter und genehmigen oder lehnen jede einzelne ab.

Der Genehmiger eines Mitarbeiters wird auf der Mitarbeiterkarte in Business Central festgelegt. Benutzerdefinierte Genehmigungsrichtlinien können zusätzliche Genehmigungsebenen hinzufügen oder je nach Betrag oder Kategorie an andere Genehmiger weiterleiten - siehe Genehmigungsworkflow.

Wo sie arbeiten: Web-Portal (Bereich Approval) oder mobile App.

Finanzabteilung / Buchhalter​

Die Finanzabteilung arbeitet in Business Central. Sobald eine Spese genehmigt ist:

  • prüfen und buchen sie sie im Hauptbuch
  • passen bei Bedarf Sachkonten, Dimensionen oder Steuerfelder vor dem Buchen an
  • verarbeiten Erstattungen (Zahlungsjournal, Dateiexport oder Kreditorenzahlung)
  • importieren Firmenkartenabrechnungen und bearbeiten nicht abgeglichene Transaktionen

Wo sie arbeiten: Business Central - das Rollencenter Expense Management (Business Manager oder Accountant).

Administrator​

Der Administrator konfiguriert und pflegt TEM in Business Central - die Ersteinrichtung (Assistenten, Buchungsgruppen, Kategorien, Richtlinien) sowie die laufende Benutzerverwaltung (Mitarbeiter hinzufügen, Genehmiger ändern, Zugang entfernen).

Wo er arbeitet: Business Central - Seite Truvio Expense Management - Overview.

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