Ihre erste Spese
Verwenden Sie diese Seite, um zu bestätigen, dass die End-to-End-Konfiguration funktioniert. Das Ziel ist es, eine Testspese zu buchen und zu überprüfen, dass sie auf dem richtigen Sachkonto landet.
Voraussetzungen
Alle Einrichtungsschritte 01-07 müssen abgeschlossen sein. Sie benötigen:
- Einen Testmitarbeiter mit Portal-Anmeldung, einem zugewiesenen Genehmiger und einem Employee Profile
- Mindestens eine Expense Category mit einer Posting Group, die mit einem realen Sachkonto verknüpft ist
- Einen Genehmiger, der sich beim Web-Portal anmelden kann
- Einen Business-Central-Benutzer mit Berechtigung zum Buchen von Spesen
- Einen Business-Central-Benutzer mit Berechtigung zum Buchen von Spesen
Schritte
1. Testspese einreichen
Melden Sie sich als Testmitarbeiter beim TEM-Web-Portal oder der mobilen App an.
- Erstellen Sie eine neue Spese - geben Sie einen beliebigen Betrag ein, wählen Sie die Expense Category und hängen Sie einen Beleg an (ein Foto eines beliebigen Dokuments reicht für einen Test aus)
- Füllen Sie die Pflichtfelder aus und reichen Sie ein
Prüfen: Die Spese verschwindet aus der aktiven Spesenliste des Mitarbeiters - sie befindet sich jetzt in der Warteschlange des Genehmigers und ist für den Mitarbeiter nicht mehr bearbeitbar.
2. Spese genehmigen
Melden Sie sich als dem Testmitarbeiter zugewiesener Genehmiger beim Web-Portal an.
- Öffnen Sie den Bereich Genehmigung
- Suchen Sie die eingereichte Spese und prüfen Sie sie
- Genehmigen Sie sie
Prüfen: Die Spese verschwindet aus der Genehmigungswarteschlange des Genehmigers - sie befindet sich jetzt in Business Central und ist dort in der Liste Bereit zur Buchung sichtbar.
3. Spese in Business Central buchen
Öffnen Sie in Business Central die Expense Management-Spesenliste. Die genehmigte Spese erscheint hier.
- Öffnen Sie den Spesendatensatz
- Bestätigen Sie, dass Sachkonto und Dimensionen korrekt sind
- Buchen Sie sie
Prüfen: Business Central erstellt eine Hauptbuchjournalbuchung. Überprüfen Sie:
- Soll liegt auf dem mit der Posting Group der Expense Category verknüpften Spesen-Sachkonto
- Haben liegt auf dem Balance-Type-Konto - typischerweise das in der Posting Group konfigurierte Employee-payable-Konto
4. Test-Erstattung verarbeiten
Führen Sie aus der Business-Central-Spesenliste den Erstattungsprozess für den Testmitarbeiter aus.
Prüfen: Je nach Ihrer konfigurierten Erstattungsmethode wird ein Payment-Journal-Eintrag oder eine Exportdatei erstellt. Bestätigen Sie, dass der Betrag mit der gebuchten Spese übereinstimmt.
Häufige Probleme
| Symptom | Wahrscheinliche Ursache |
|---|---|
| Spese erscheint nie in der Genehmigerwarteschlange | Kein Genehmiger auf der Mitarbeiterkarte zugewiesen, oder Genehmigungsrichtlinie ist falsch konfiguriert |
| Genehmiger sieht den Portal-Genehmigungsbereich nicht | Portal-Anmeldung fehlt oder die Portal-Anmeldung des Mitarbeiters ist nicht mit dem korrekten Business-Central-Benutzer verknüpft |
| Buchen in Business Central schlägt fehl | Keine Posting Group auf der Expense Category, oder das Sachkonto in der Posting Group existiert nicht |
| Sachkontobuchung belastet das falsche Konto | Falsche Posting Group der Expense Category zugewiesen |
| Erstattungslauf überspringt den Mitarbeiter | Die Erstattungsmethode erfordert ein Feld (Kreditornr. oder Alt. No.), das auf der Mitarbeiterkarte nicht gesetzt ist |
| Spese wird automatisch ohne Genehmigerweitergabe genehmigt | Der Auto-Genehmigungsschwellenwert in der Genehmigungsrichtlinie ist höher als der Testbetrag gesetzt |
Nächste Schritte
Sobald dieser Test bestanden ist, ist Ihre TEM-Installation für das Benutzer-Onboarding bereit. Unter Rollen finden Sie, was Sie jedem Benutzertyp mitteilen sollten.