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Firmenkartenprozess

Kurz zusammengefasst​

Firmenkartenspesen folgen einem anderen Weg als vom Mitarbeiter bezahlte Spesen. Ein Mitarbeiter reicht einen Beleg ein (entweder bevor oder nachdem der Kartenabschluss in Business Central importiert wird), TEM gleicht den Beleg mit dem importierten Umsatz ab, und die abgeglichene Spese wird automatisch zur Genehmigung eingereicht. Die Kartenhaftung wird beglichen, wenn die Finanzabteilung die Kartenabrechnung bezahlt.

Warum es wichtig ist​

Firmenkartenspesen werden dem Mitarbeiter nicht erstattet — sie werden gegen ein Firmenkartenhaftungskonto abgerechnet. Schlägt der Abgleich fehl, verbleibt die Transaktion als nicht abgeglichene Transaktion in der Portalansicht des Mitarbeiters, bis sie gelöst wird. Nicht abgeglichene Transaktionen, die älter als der konfigurierte Schwellenwert sind, werden in einem Bericht markiert.

So funktioniert es​

Zwei Einreichungswege​

Weg A — Mitarbeiter reicht vor dem Import des Kartenabschlusses ein

  1. Mitarbeiter tätigt einen Einkauf mit der Firmenkarte
  2. Mitarbeiter öffnet TEM, erstellt eine Spese, wählt die Firmenkarte als Zahlungsmethode und wählt Auf Transaktion warten
  3. Die Spese hat den Status Auf Transaktion warten
  4. Die Finanzabteilung importiert den Kartenabschluss in Business Central (aus Kontoauszug, Bankabstimmung, Dateiimport oder automatischem SEB-Feed)
  5. TEM versucht, die importierte Transaktion anhand von Datum und Betrag (innerhalb der konfigurierten Toleranz) automatisch mit der wartenden Spese abzugleichen
  6. Bei automatischem Abgleich: Spese wird ohne Mitarbeiteraktion zur Genehmigung eingereicht
  7. Bei fehlendem Abgleich: Die nicht abgeglichene Transaktion erscheint in der Portalansicht des Mitarbeiters; der Mitarbeiter wählt manuell Abgleichen und verknüpft sie mit der korrekten Spese

Weg B — Mitarbeiter reicht nach dem Import des Kartenabschlusses ein

  1. Finanzabteilung importiert den Kartenabschluss
  2. Importierte Transaktionszeilen erscheinen in der Spesenliste des Mitarbeiters mit einem Firmenkartensymbol
  3. Mitarbeiter öffnet die Transaktion, hängt einen Beleg an, wählt eine Kategorie und reicht ein
  4. Spese durchläuft den normalen Genehmigungsprozess

Abgleichslogik​

Der automatische Abgleich verwendet Datum (innerhalb der Erlaubte Abweichung (Tage)-Einstellung in Basiseinrichtung) und Betrag, um eine Transaktion mit einer Spese zu verknüpfen. Stimmen beide innerhalb der Toleranz überein, wird das Paar automatisch zur Genehmigung eingereicht.

Nach Genehmigung und Buchung​

Der Journaleintrag für eine Firmenkartenspese:

S   [Spesen-Sachkonto]    (aus Buchungsgruppe)
    H   [Kartenhaftungskonto]    (aus Bilanztyp der Vereinbarung)

Abstimmung gegen die Rechnung des Kartenunternehmens​

Die empfohlene Abstimmungsmethode verwendet ein dediziertes Sachkonto als Firmenkartenbilanzkonto (konfiguriert im Bilanztyp). Dieses Konto dient als Schnittpunkt zwischen TEM-Spesenbuchungen und der Rechnung des Kartenunternehmens.

So funktioniert es:

  1. Jedes Mal, wenn eine Firmenkartenspese in TEM genehmigt und gebucht wird, landet ein Habeneintrag auf dem designierten Sachkonto (z. B. Konto 5415). Die Beschreibung dieser Zeile stammt aus der Spese selbst und ist damit rückverfolgbar.

  2. Wenn das Kartenunternehmen seinen Monatsauszug schickt, bucht die Finanzabteilung die Kreditorenrechnung — dies erzeugt einen Solleintrag auf demselben Sachkonto 5415.

  3. Die beiden Seiten saldieren sich auf Konto 5415 gegeneinander auf. Wenn das Konto auf null saldiert, sind alle gebuchten Spesen gegen den Auszug abgerechnet. Ein verbleibender Saldo deutet auf entweder nicht gebuchte Spesen oder eine zu untersuchende Abweichung hin.

Beispiel — Sachkonto 5415 (Firmenkartenbilanzkonto):

DatumBelegartBelegnr.BeschreibungBetrag
11.03.2026SpesenbuchungPEXP000035Kauf mit Firmenkarte−500,00
11.03.2026Rechnung108039Rechnung 1005 (Kartenabrechnung)10.000,00

Die −500,00 Gutschrift ist eine von vielen einzelnen Spesenbuchungen aus TEM. Die 10.000,00 Belastung ist der vollständige Kartenabschluss, der als Kreditorenrechnung gebucht wurde. Wenn alle Spesen des Zeitraums gebucht sind, addieren sich die Gutschriften, bis sie mit der Auszugsbelastung übereinstimmen und das Konto auf null saldiert.

Einrichtungsanforderung: Das für das Firmenkartenbilanzkonto verwendete Sachkonto muss dasselbe Konto sein, das sowohl im Bilanztyp der Firmenkarten-Vereinbarung in TEM als auch beim Kreditor konfiguriert ist, über den die Rechnungen des Kartenunternehmens in Business Central gebucht werden.

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