Tagesgeschäft
Die tägliche Arbeit der Finanzabteilung in Business Central mit einzelnen Spesen, sobald sie eingehen: einen genehmigten Eintrag prüfen und anpassen, ihn ins Hauptbuch buchen und Firmenkartentransaktionen bearbeiten. Wiederkehrende Routinen, die viele Datensätze auf einmal betreffen - Erstattung, Lohnexport, Periodenabschlussprüfung - finden Sie unter Prozesse.
Business Central wird nicht zum Einreichen von Spesen verwendet. Mitarbeiter und Genehmiger arbeiten in der mobilen App oder im Web-Portal. Die Finanzabteilung übernimmt jede Spese, sobald sie genehmigt wurde.
Die Finanzarbeit beginnt dort, wo der Spesen-Lebenszyklus übergibt: Ein genehmigter Eintrag wird geprüft und ins Hauptbuch gebucht. Dieser Abschnitt enthält die Anleitung für jeden dieser Schritte.
Wo Sie arbeiten
Die Rollencenter Expense Management, Business Manager und Accountant zeigen Kartenstapel für Einträge, die auf ihre Bearbeitung warten, einschließlich einer Gruppe Aktionselemente für Probleme, die Aufmerksamkeit erfordern. Nur Stapel mit mehr als null Einträgen werden angezeigt.
Aufgaben
- Spese vor dem Buchen prüfen - Sachkonten, Dimensionen und Steuer anpassen; den Händler einem Kreditor zuordnen; auf Mitarbeiter aufteilen; einen Erstattungshöchstbetrag festlegen
- Privaten Kartenbeleg bearbeiten - eine als privat markierte Transaktion bearbeiten und den Betrag zurückfordern
- Genehmiger zu einer genehmigten Spese hinzufügen - eine genehmigte Spese für eine weitere Genehmigung wieder öffnen
Buchen
- Genehmigte Einträge buchen - Spesen, Kilometergeld und Tagegeld ins Hauptbuch buchen
- Kartentransaktionen importieren - Transaktionen über manuelle Eingabe oder Dateiimport in TEM einbringen
- Kartentransaktionen prüfen - importierte Transaktionen ansehen (schreibgeschützt) und als erledigt markieren
- Gegen die Kartenabrechnung abstimmen - gebuchte Kartenspesen der Kartenrechnung zuordnen
- Von TEM für die Finanzabteilung gemeldete Probleme klären - fehlende oder deaktivierte Anmeldungen hinter einem Genehmiger sowie ausgetretene Mitarbeiter, die noch als Genehmiger oder Delegat verwendet werden
Wissenswertes
- SmartExtract-Prüfbanner - wenn KI Daten extrahiert oder einen Beleg in Zeilen aufgeteilt hat, erscheint ein blauer Hinweisbanner auf der Spesenkarte, der Sie auffordert, vor dem Buchen zu prüfen. Er blockiert das Buchen nicht. Siehe SmartExtract.
- Duplikaterkennung - mögliche doppelte Belege werden dem Genehmiger gemeldet, bevor sie bei Ihnen ankommen. Siehe Spesen-Lebenszyklus.
- Genehmigung erzwingen - die Finanzabteilung kann die Genehmigung unabhängig von anderen Bedingungen über die Spesenkarte erzwingen. Ein Kommentar ist erforderlich. Siehe Genehmigte Einträge buchen.
Verwandte Themen
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