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Genehmigungsablauf

Kurz zusammengefasst​

Wenn ein Mitarbeiter eine Spese einreicht, ermittelt TEM, wer sie genehmigen muss, indem zwei Dinge kombiniert werden: die Genehmigungsrichtlinie, die der Spesenkategorie im Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters zugewiesen ist, und der auf der Mitarbeiterkarte hinterlegte Genehmiger. Richtlinien fügen der standardmäßigen Einzelgenehmiger-Weiterleitung Ebenen, Bedingungen und Überschreibungen hinzu.

Warum es wichtig ist​

Ohne zu verstehen, wie Richtlinien und Profile zusammenwirken, kann der Ablauf falsch konfiguriert werden, sodass Spesen an die falsche Person gehen, erforderliche Genehmiger übersprungen werden oder automatisch genehmigt wird, obwohl dies nicht gewünscht ist. Jede Spese folgt genau den Regeln, die zum Zeitpunkt der Einreichung gelten; nachträgliche Änderungen an Richtlinien wirken sich nicht auf laufende Spesen aus.

So funktioniert es​

Standardweiterleitung (ohne Richtlinie)​

Ist keine Genehmigungsrichtlinie zugewiesen, geht die Spese an den auf der Mitarbeiterkarte hinterlegten Genehmiger des Mitarbeiters. Dieser genehmigt oder lehnt ab. Fertig.

Mit einer Genehmigungsrichtlinie​

Eine Genehmigungsrichtlinie definiert bis zu drei Ebenen:

WasKonfiguration
BasisgenehmigerGenehmiger des Mitarbeiters und/oder Projektgenehmiger, jeweils auf Ebene 1, 2 oder 3 platziert
Fester GenehmigerEine namentlich benannte Person, die immer auf einer bestimmten Ebene hinzugefügt wird
Betragsbasierter GenehmigerEin zusätzlicher Genehmiger, der nur hinzugefügt wird, wenn die Spese einen Schwellenwert überschreitet
Automatische GenehmigungAlle Genehmigungen werden umgangen, wenn der Betrag unter einem Schwellenwert liegt

Alle Genehmiger auf derselben Ebene müssen genehmigen, bevor die Spese zur nächsten Ebene weitergeleitet wird.

TEM hat zwei unabhängige Steuerungen für die automatische Genehmigung: die richtlinienbezogene automatische Genehmigung unterhalb eines Schwellenwerts (siehe oben) und die profilbezogene Einstellung Bei Einreichung sofort genehmigen, die einen ganzen Transaktionstyp unabhängig vom Betrag automatisch genehmigt. Siehe Mitarbeiterprofile und Richtlinien.

Beispiel​

Richtlinie MANAGEMENT:

  • Ebene 1: Genehmiger des Mitarbeiters
  • Ebene 2: Fester Genehmiger = CFO (immer)
  • Automatische Genehmigung wenn Betrag < $50

Ein Mitarbeiter reicht eine Bewirtungsspese über $200 ein:

  1. Geht an den zugewiesenen Genehmiger des Mitarbeiters (Ebene 1)
  2. Nach Genehmigung auf Ebene 1 geht sie an den CFO (Ebene 2)
  3. Beide Ebenen genehmigt → Spese kann gebucht werden

Ein Mitarbeiter reicht eine Kleinausgabe über $30 ein:

  • Automatisch sofort genehmigt, keine manuelle Prüfung

Wie Richtlinien Mitarbeitern zugeordnet werden​

Richtlinien werden Mitarbeitern nicht direkt zugewiesen - sie werden Mitarbeiterprofilen auf Kategorieebene zugewiesen, sodass derselbe Mitarbeiter für verschiedene Kategorien unterschiedlichen Richtlinien folgen kann. Siehe Mitarbeiterprofile und Richtlinien.

Genehmigung über Portal oder mobile App​

Genehmiger sehen ausstehende Einträge im Bereich Genehmigung des Web-Portals oder unter Account → Approval in der mobilen App. Sie können jeden Eintrag öffnen, um Beleg und Details zu prüfen, oder mehrere Einträge auswählen und in einem Schritt genehmigen.

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