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Kilometergeldsätze

Kurz zusammengefasst​

Wenn ein Mitarbeiter eine Kilometergeldforderung einreicht, berechnet TEM den Erstattungsbetrag, indem die zurückgelegte Strecke mit dem geltenden Satz multipliziert wird. Der Satz wird aus der Travel Rates-Tabelle anhand der verwendeten Transportoption, des Reisedatums und eines etwaigen individuellen Satzes des Mitarbeiters nachgeschlagen.

Warum es wichtig ist​

Kilometergelderstattungssätze variieren oft nach Fahrzeugtyp, Entfernungsbereich und Jahr. Eine fehlerhafte Konfiguration der Sätze - oder deren fehlende Pflege über die Zeit - führt dazu, dass Mitarbeiter zu viel oder zu wenig erstattet bekommen. Der Satzhistorienmechanismus (über Starting Date) ermöglicht die korrekte Berechnung historischer Spesen auch nach Satzänderungen.

So funktioniert es​

Satz-Nachschlagelogik​

Für eine Kilometergeldforderung wählt TEM den Satz durch Abgleich folgender Kriterien:

  1. Transport option - das vom Mitarbeiter gewählte Fahrzeug (z. B. Car, Car with Trailer, Motorcycle). Optionen werden unter Means of Transport definiert.
  2. Employee No. - existiert ein Satzdatensatz für diesen bestimmten Mitarbeiter und diese Transportoption, hat er Vorrang vor dem allgemeinen Satz.
  3. Starting Date - TEM verwendet den Satzdatensatz, dessen Starting Date dem Spesendatum am nächsten liegt, ohne es zu überschreiten. Dies ermöglicht, dass Satzänderungen ab einem bestimmten Datum in Kraft treten.
  4. Starting From (Kilometerschwelle) - gelten gestaffelte Sätze (z. B. höherer Satz für die ersten 500 Meilen, niedrigerer Satz darüber hinaus), wählt TEM den Satztarif, der zur kumulierten Strecke des Mitarbeiters für den Zeitraum passt.

Transportoptionen​

Ein Mitarbeiter muss auf seiner Mitarbeiterkarte (Expense Management → Vehicles) mindestens eine Means of Transport-Option zugewiesen haben, bevor er Kilometergeld einreichen kann. Die Zuweisung legt auch fest:

  • Reimburse Mileage - wenn nicht aktiviert, wird die Strecke erfasst, aber nicht erstattet
  • Default - das Fahrzeug, das beim Öffnen eines neuen Kilometergeldeintrags vorausgewählt ist

Entfernungsberechnung​

In der mobilen App kann der Mitarbeiter eine Route über die Kartenansicht eingeben (mit automatischer Entfernungsberechnung) oder From- und To-Adressen eintippen. Die berechnete Entfernung kann manuell überschrieben werden. Im Web-Portal werden From/To-Adressen mit automatischer Entfernungsberechnung verwendet.

Praxisbeispiel​

Konfiguration:

  • Option: Car
  • Satz: $0.45/Meile für die ersten 500 Meilen, $0.25/Meile darüber hinaus
  • Kumulierte Strecke des Mitarbeiters im Jahr: bereits 480 Meilen erfasst

Mitarbeiter reicht eine Fahrt von 40 Meilen ein:

First 20 miles: within 500 mile threshold → 20 × $0.45 = $9.00
Remaining 20 miles: beyond 500 mile threshold → 20 × $0.25 = $5.00
Total: $14.00

Hinweis: Die Kilometerstatistikseite zeigt den Anfangssaldo, gebuchtes Kilometergeld und nicht gebuchtes Kilometergeld pro Mitarbeiter und Jahr - nützlich zur Überprüfung von Staffelberechnungen.

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