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Spesenberichte

Kurz zusammengefasst​

Ein Spesenbericht fasst mehrere Spesen — aller Art, einschließlich Kilometergeld und Tagegeld — zu einer einzigen Einreichung und Genehmigung zusammen. Er ist eine Erleichterung für Einreicher und Genehmiger, keine Buchungseinheit: Jede Spese behält ihre eigene Kategorie und Kodierung, und die Finanzabteilung bucht jede Spese einzeln nach der Genehmigung.

Spesenberichte sind optional. Sie werden aktiviert, indem in der Einrichtung eine Nummernserie zugewiesen wird; wo sie nicht verwendet werden, reichen Mitarbeiter jede Spese einzeln ein.

Warum es wichtig ist​

Der Vorteil eines Berichts liegt bei Einreichern und Genehmigern, nicht bei der Finanzabteilung:

  • Ein Einreicher fügt Spesen zu einem Bericht hinzu und gruppiert sie nach Belieben — nach Dienstreise, nach Kalendermonat, nach Projekt — und reicht dann den gesamten Bericht auf einmal ein, statt eine Spese nach der anderen.
  • Ein Genehmiger prüft die gruppierten Spesen zusammen und handelt an einem Ort.

Ein Bericht führt seine Spesen nie zusammen. Jede Spese trägt ihre eigene Kategorie und Kodierung — zugewiesen von SmartExtract beim Lesen des Belegs — sodass jede Spese ein einzelner Posten bleibt, der einzeln genehmigt, abgelehnt und gebucht werden kann. Der Bericht ist lediglich eine Hülle um sie herum.

So funktioniert es​

Einreicher​

Der Mitarbeiter fügt Spesen jeglicher Art — reguläre Spesen, Kilometergeld und Tagegeld — zu einem Bericht hinzu, gruppiert sie nach eigenem Ermessen und reicht den Bericht ein. Mitarbeiter tun dies im Web-Portal oder in der mobilen App; siehe Für Spesenmitarbeiter.

Genehmiger​

Der Genehmiger prüft den eingereichten Bericht und kann:

  • alles genehmigen,
  • alles ablehnen, oder
  • einzelne Spesen ablehnen und den Rest genehmigen.

Genehmigte Spesen gehen weiter zur Finanzabteilung; abgelehnte Spesen kehren zum Einreicher zur Korrektur und erneuten Einreichung zurück. Zur Ermittlung der Genehmiger siehe Genehmigungsablauf.

Finanzabteilung​

Sobald der Bericht genehmigt ist, hat er seinen Zweck erfüllt. Da jede Spese, jedes Kilometergeld und jedes Tagegeld seine eigene Kategorie und Kodierung trägt, prüft die Finanzabteilung die Kodierung jedes Elements und bucht jedes Element einzeln — der Bericht selbst wird nie als einzelnes Dokument gebucht. Siehe Spese vor dem Buchen prüfen und Spesen buchen.

Status in Business Central: Jede Spese, die zu einem Bericht gehört, zeigt den Status Berichtgenehmigung ausstehend — unabhängig davon, ob der Bericht noch ein Entwurf ist oder tatsächlich auf Genehmigung wartet. Aus Sicht von Business Central muss der Bericht genehmigt sein, bevor eine seiner Spesen bearbeitet werden kann, weshalb die Finanzabteilung erst dann auf die Spesen eines Berichts handelt, wenn der Bericht selbst genehmigt ist.

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