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Erstattungsjournale

Kurz zusammengefasst​

Wenn ein Spesen-, Kilometergeld- oder Tagegeldbeleg gebucht wird, erstellt Business Central einen offenen Employee Ledger Entry - eine Verbindlichkeit, die das Unternehmen dem Mitarbeiter schuldet. Die Erstattung ist der Vorgang, der diesen Posten ausgleicht, und Truvio Expense Management (TEM) erledigt dies je nach dem in der Erstattungseinrichtung festgelegten Verarbeitungsmodus über eines von zwei Journalen:

JournalWas es mit dem offenen Employee Ledger Entry machtErzeugt eine tatsächliche Zahlung?
ZahlungsjournalWendet auf den Posten an und gleicht ihn durch Bezahlung ausJa - die Zahlung erfolgt aus Business Central
HauptbuchjournalGleicht den Posten aus oder klassifiziert ihn als reine Buchungsbewegung umNein - die Zahlung erfolgt außerhalb von Business Central

Richten Sie für beide Journale einen eigenen TEM-Stapel ein, damit die TEM-Aktivität von Ihrer übrigen Journalarbeit getrennt bleibt. Siehe Auswahl der Erstattungsmethode.

Warum es wichtig ist​

Das verwendete Journal entscheidet, ob Business Central das Geld auszahlt und wo die Prüfspur der Zahlung liegt. Wird es falsch verstanden, kann es dazu kommen, dass ein Mitarbeiter doppelt bezahlt wird - einmal aus Business Central und einmal aus der Lohnabrechnung - oder dass ein Ausgleich keine klare Zahlungsaufzeichnung dahinter hat. Zu wissen, welches Journal jeder Modus verwendet, sagt Ihnen, wo Sie bei der Abstimmung einer Erstattung nachsehen müssen.

So funktioniert es​

Zahlungsjournal​

Das Zahlungsjournal wird vom Verarbeitungsmodus Zahlungsjournal verwendet, bei dem Business Central die Erstattung selbst an den Mitarbeiter auszahlt. Dieses Journal - seine Vorlage und seinen Stapel - wählen Sie in der Erstattungseinrichtung.

Wenn Sie Erstattungsvorschläge generieren, gruppiert TEM die offenen Employee Ledger Entries und stellt die resultierenden Zeilen in ein Business-Central-Zahlungsjournal ein, das die Finanzabteilung manuell prüft und bucht. Während der Vorschläge prüft TEM den Zahlungsjournalstapel und überspringt jeden Posten, der bereits eine passende Zeile hat (abgeglichen anhand der Ausgleichsbelegnummer), sodass ein bereits zur Zahlung eingestellter Posten kein zweites Mal vorgeschlagen wird.

Warum ein Zahlungsjournal. Es ist das Standardinstrument von Business Central zur Bezahlung eines Kreditors: Es wendet auf den offenen Posten an, um ihn auszugleichen, trägt die konfigurierte Zahlungsmethode und ist in die Standard-Zahlungsinfrastruktur eingebunden - Zahlungsdateien, SEPA und die zugehörige Bankfunktionalität. Wenn Sie Mitarbeiter direkt aus Business Central erstatten, nutzt dies diese Infrastruktur weiter und behält einen manuellen Prüf- und Buchungskontrollpunkt, bevor Geld das Unternehmen verlässt.

Hauptbuchjournal​

Das Hauptbuchjournal wird von den Verarbeitungsmodi Dateiexport und Kreditorenexport verwendet, bei denen die tatsächliche Zahlung außerhalb von Business Central erfolgt - über einen Lohnabrechnungsanbieter oder über ein Kreditorenkonto, das in Ihrem normalen Kreditorenlauf bezahlt wird. Dieses Journal - seine Vorlage und seinen Stapel - wählen Sie in der Grundeinrichtung unter Journal for Posting; TEM verwendet dasselbe Buchungsjournal für diese Ausgleichsbuchungen wieder. In diesen Modi zahlt Business Central in dieser Phase niemanden aus; es gleicht den offenen Employee Ledger Entry nur aus oder klassifiziert ihn um. TEM erstellt und bucht dieses Journal automatisch, sodass Sie es nie in Verwendung sehen.

Es gelten zwei Situationen:

  1. Dateiexport-Ausgleich. Nachdem die Lohndatei generiert wurde - und nur wenn das Buchen nach dem Export aktiviert ist - schreibt TEM eine Ausgleichszeile pro Employee Ledger Entry: das Mitarbeiterkonto gegen ein Saldo-Sachkonto, angewendet auf den ursprünglichen Beleg, sodass der Posten ausgeglichen wird. Das Lohnsystem führt die tatsächliche Zahlung aus; das Journal hält lediglich fest, dass die Verbindlichkeit nun ausgeglichen ist.

  2. Kreditorenexport-Umbuchung. Die Verbindlichkeit wird vom Mitarbeiter auf einen Kreditor übertragen, damit sie über Ihren Standard-Kreditorenprozess bezahlt werden kann. Jeder Posten erzeugt zwei Hauptbuchjournalzeilen:

    • Zeile 1 - das Mitarbeiterkonto gegen das Saldo-Sachkonto, was den Mitarbeiterposten ausgleicht.
    • Zeile 2 - das Kreditorkonto gegen das Saldo-Sachkonto, was denselben Betrag als Kreditorenverbindlichkeit neu aufbaut.

    Das Nettoergebnis ist, dass die Verbindlichkeit vom Mitarbeiter auf den Kreditor umklassifiziert wird und das Saldo-Sachkonto ausgeglichen bleibt. In diesem Schritt erfolgt keine Zahlung; die Kreditorenverbindlichkeit wird später über die Standard-Kreditorenbuchhaltung bezahlt.

Warum ein Hauptbuchjournal. In beiden Situationen fließt beim Buchen durch TEM kein Geld ab - der Vorgang ist ein buchhalterischer Ausgleich (Dateiexport) oder eine Verbindlichkeitsübertragung (Kreditorenexport). Das Hauptbuchjournal ist das richtige Instrument zum Buchen von Hauptbuchbewegungen, die selbst keine Zahlungen sind. TEM bucht beide automatisch, sodass diese systemgenerierten Buchungen nicht durch einen Journal-Genehmigungsworkflow auf dem Stapel aufgehalten werden.

Den Modus im Nachhinein erkennen​

Sie können erkennen, welcher Modus einen Posten ausgeglichen hat, indem Sie die resultierenden Posten betrachten:

  • Ausgeglichen durch einen Payment-Beleg - Modus Zahlungsjournal.
  • Ein Kreditoren-Saldokonto im Register - Modus Kreditorenexport.
  • Andernfalls - Modus Dateiexport.

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