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SmartExtract

Kurz zusammengefasst​

SmartExtract ist die KI-Ebene von TEM, die Belege an zwei Punkten im Spesenprozess verarbeitet.

Wenn der Mitarbeiter einen Beleg anhängt (Foto oder PDF) im Portal oder in der mobilen App, liest SmartExtract ihn sofort und füllt die Spesenfelder vor - Datum, Betrag, Währung und Land - und schlägt eine Beschreibung und Kategorie basierend auf dem Beleginhalt vor. Der Mitarbeiter prüft und korrigiert vor der Einreichung. (Händlerinformationen werden ebenfalls extrahiert, sind aber nur in Business Central sichtbar, nicht dem Mitarbeiter.)

Wenn die Spese eingereicht wird, können auf Basis der Konfiguration in Business Central weitere Verarbeitungsschritte erfolgen. SmartExtract kann einen einzelnen Beleg in mehrere Spesenzeilen mit unterschiedlichen Posting Groups aufteilen (Split) oder eine breite Kategorie basierend auf dem Beleginhalt in eine spezifischere Posting Group klassifizieren (Classify).

Warum es wichtig ist​

Buchungskriterien allein (Inland/Ausland, mit Gästen usw.) können innerhalb derselben Kategorie "Transport" ein Taxi nicht von einem Flug unterscheiden. SmartExtract schließt diese Lücke: Der Mitarbeiter wählt eine breite Kategorie, und die KI leitet zur richtigen Posting Group weiter, basierend auf dem, was der Beleg tatsächlich zeigt - ohne dass eine separate Kategorie für jedes Sachkontoziel erforderlich ist.

Hinweise zur Gestaltung von Kategorien rund um SmartExtract finden Sie unter Spesenkategorien gestalten.

So funktioniert es​

Phase 1 - Beleganhang​

Wenn ein Mitarbeiter einem Speseneintrag im Portal oder in der mobilen App ein Foto oder PDF hinzufügt, liest SmartExtract den Beleg und füllt die Felder vor, die der Mitarbeiter sieht:

  • Datum, Betrag, Währung und Land
  • Eine vorgeschlagene Beschreibung
  • Eine vorgeschlagene Spesenkategorie

Der Mitarbeiter prüft diese Werte und kann sie vor der Einreichung korrigieren. Für diese Phase ist keine Konfiguration erforderlich - sie ist immer aktiv, wenn ein Beleg angehängt wird.

SmartExtract extrahiert außerdem den Händler aus dem Beleg, dieser wird jedoch nur in Business Central für die Finanzabteilung angezeigt - er erscheint dem Mitarbeiter weder im Portal noch in der App.

Phase 2 - Verarbeitung bei der Einreichung​

Nachdem der Mitarbeiter eingereicht hat, wird eine zusätzliche SmartExtract-Verarbeitung ausgeführt, wenn sie auf der Spesenkategorie in Business Central konfiguriert ist. Es gibt zwei Modi:

SmartExtract Classify​

Pro Expense Category Posting Setup konfiguriert. Der Mitarbeiter wählt eine breite Kategorie; SmartExtract liest den Beleg und weist automatisch die passende Posting Group zu.

Beispiel - Transport: Der Mitarbeiter wählt "Transport". SmartExtract liest den Beleg und identifiziert ihn als Flug. Er weist die Posting Group FLIGHT statt der Standardeinstellung zu. Die Spese wird auf das Flug-Sachkonto gebucht, ohne dass der Mitarbeiter den Unterschied kennen muss.

Konfigurieren: In der Expense Category → Posting Setup → das Menü SmartExtract öffnen → Configure klicken (Configure öffnet die Classify-Einrichtung) → die Posting Groups hinzufügen, in die klassifiziert werden soll.

Rückfallebene: Kann SmartExtract den Beleg nicht klassifizieren, wird die als Use as Default markierte Zeile angewendet. Konfigurieren Sie immer eine sinnvolle Standardeinstellung.

SmartExtract Split​

Ebenfalls pro Expense Category Posting Setup konfiguriert. Wenn ein einzelner Beleg mehrere Kostenarten abdeckt, zerlegt SmartExtract ihn in separate Spesenzeilen - jede mit eigenem Betrag und eigener Posting Group.

Beispiel - Hotel: Der Mitarbeiter reicht eine Hotelrechnung unter "Hotel" ein. SmartExtract findet Positionen für Übernachtung, Frühstück, Parken und Minibar. Es erstellt vier Spesenzeilen, jede auf das richtige Sachkonto gebucht. Der Mitarbeiter hat einmal eingereicht; die Finanzabteilung erhält vier korrekt weitergeleitete Zeilen.

Konfigurieren: In der Expense Category → Posting Setup → das Menü SmartExtract öffnen → Split klicken (Split ist eine separate Schaltfläche von Configure/Classify) → die Posting Groups hinzufügen, in die aufgeteilt werden soll.

SmartExtract Deferral​

Weist einer Expense Category eine Business-Central-Deferral-Vorlage zu. Wenn eine Spese eingereicht wird, identifiziert SmartExtract die relevanten Datumsangaben auf dem Beleg und wendet den Abgrenzungsplan automatisch an. Wird für abonnementartige Spesen verwendet (Jahreslizenzgebühren für Software, Vorauszahlungen).

Steuergebiete (Nordamerika)​

In Nordamerika kann SmartExtract das Tax Area für eine Inlandsspese anhand des Belegs ermitteln. Es liest die in Business Central definierte Liste der Tax Areas und wählt basierend auf den Informationen auf dem Beleg die am besten passende aus - identifiziert dabei auch steuerbare und nicht steuerbare Beträge und aktualisiert die Spese entsprechend.

  • United States - gesteuert durch die Einstellung Process Tax on Domestic Expenses in Basic Setup. Aktivieren Sie diese Einstellung, damit SmartExtract versucht, das Steuergebiet bei Inlandsspesen zu ermitteln.
  • Canada - erfolgt automatisch, ohne dass eine Einstellung erforderlich ist.

Siehe Nordamerika und Basiseinrichtung.

Der KI-Hinweis​

Jede Spese, die von SmartExtract verarbeitet wurde, trägt einen automatischen Hinweis auf der Spesenkarte, damit Genehmiger und Finanzabteilung wissen, dass ein KI-Schritt beteiligt war und einen genaueren Blick darauf werfen können. SmartExtract ist bei Inlandsbelegen am zuverlässigsten, wo Formate und Steuerregeln vorhersehbar sind.

Informationen zur Gestaltung von Kategorien, damit SmartExtract gut funktioniert - wann Classify eingesetzt werden sollte, wie Kategorie- und Posting-Group-Beschreibungen geschrieben werden, und warum eine Standardzeile wichtig ist - finden Sie unter Spesenkategorien gestalten.

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