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Mitarbeiterprofile und Richtlinien

Kurz zusammengefasst​

Ein Mitarbeiterprofil ist eine Konfigurationsvorlage, die auf eine Gruppe von Mitarbeitern angewendet wird. Es steuert, welche Spesenkategorien sie sehen, Ausgabengrenzen pro Kategorie und welche Genehmigungsrichtlinie für jeden Spesentyp gilt. Profile sind die Verbindung zwischen einzelnen Mitarbeitern und den von Ihnen definierten Genehmigungs- und Kategorieregeln.

Warum es wichtig ist​

Ohne Profile sieht jeder Mitarbeiter jede Kategorie und jede Spese wird über denselben Standardgenehmiger weitergeleitet. Profile ermöglichen es, unterschiedliche Regeln auf verschiedene Gruppen anzuwenden (Außendienst vs. Management, Auftragnehmer vs. Festangestellte), ohne jede Person einzeln konfigurieren zu müssen.

Der eigentliche Vorteil liegt in der laufenden Pflege. Wenn sich eine Regel ändert — ein neues Ausgabenlimit, eine andere Genehmigungsrichtlinie, eine Kategorie die ausgeblendet oder angezeigt werden soll — ändern Sie diese einmal im Profil, und sie gilt für jeden Mitarbeiter, dem dieses Profil zugewiesen ist. Sie müssen nicht jede Mitarbeiterkarte einzeln aufrufen, was Profile selbst dann sinnvoll macht, wenn die Regeln selbst einfach sind.

So funktioniert es​

Die Verbindungskette​

Mitarbeiterkarte
    └── Mitarbeiterprofil (z. B. MANAGEMENT)
            ├── Kategorie: MEALS
            │       ├── Genehmigungsrichtlinie: STANDARD
            │       ├── Erlaubter Betrag pro Person: $100
            │       └── Hide: false
            ├── Kategorie: ENTERTAINMENT
            │       ├── Genehmigungsrichtlinie: MANAGEMENT-ENT
            │       ├── Erlaubter Betrag pro Person: $500
            │       └── Hide: false
            └── Kategorie: TRAINING
                    └── Hide: true  (für dieses Profil nicht verfügbar)

Was ein Profil steuert​

Sichtbare Kategorien — das Aktivieren von Ausblenden bei einer Kategorie entfernt sie aus der Ansicht des Mitarbeiters in App und Portal. Mitarbeiter mit diesem Profil können keine Spesen unter ausgeblendeten Kategorien einreichen.

Genehmigungsrichtlinie pro Kategorie — verschiedene Spesentypen können für denselben Mitarbeiter unterschiedlichen Genehmigungsabläufen folgen. Reisespesen eines Managers könnten automatisch genehmigt werden, während seine Bewirtungsspesen die CFO-Freigabe erfordern.

Ausgabengrenzen — zwei separate Obergrenzen:

  • Erlaubter Betrag pro Person — der Pro-Kopf-Anteil einer Spese. Wenn Jane ein Abendessen für 3 Gäste über $300 einreicht ($100/Person) und das Limit $80/Person beträgt, wird der Genehmiger informiert. Die Spese wird nicht blockiert — lediglich markiert.
  • Erstattungslimit pro Spese — der maximale Erstattungsbetrag unabhängig vom tatsächlichen Aufwand. Beträge über dieser Grenze werden nicht erstattet.

Automatische Genehmigung nach Transaktionstyp — die Einstellung Bei Einreichung sofort genehmigen umgeht die Genehmigungswarteschlange vollständig für ausgewählte Transaktionstypen (Expense, Spesenbericht, Mileage, Per Diem). Verwenden Sie dies für Profile, bei denen keine manuelle Prüfung erforderlich ist.

Standard-Genehmigungsrichtlinien — am Ende des Profils können Sie Standardrichtlinien für Kilometergeld, Tagegeld und Spesenberichte zuweisen — getrennt von den kategoriebasierten Richtlinien für reguläre Spesen.

Einem Mitarbeiter ein Profil zuweisen​

Legen Sie das Feld Mitarbeiterprofil auf der Business-Central-Employee-Card fest (im Abschnitt Expense Management). Ein Standardprofil kann in Basiseinrichtung konfiguriert werden, um neue Mitarbeiterkartes vorab auszufüllen.

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