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Approval Policies

Approval Policies steuern, wer eine Spese genehmigen muss. Standardmäßig geht eine Spese an den Genehmiger auf der Employee Card des einreichenden Mitarbeiters; eine Richtlinie erlaubt es Ihnen, darüber hinaus zusätzliche Genehmiger, Genehmigungsebenen, Betragsschwellen oder eine automatische Genehmigung hinzuzufügen. Eine Richtlinie wird erst wirksam, sobald sie einem Employee Profile zugewiesen ist, und sie kann nicht gelöscht werden, solange ein Profil sie noch verwendet.

Jede unten aufgeführte Genehmigerquelle wird auf einer Ebene platziert - No, Level 1, Level 2 oder Level 3 (bis zu drei Ebenen). Genehmiger können sich eine Ebene teilen; alle auf derselben Ebene müssen genehmigen, bevor die Spese zur nächsten weitergeleitet wird.

Base Approvers​

FeldBeschreibung
Employee ApproverLeitet auf der gewählten Ebene an den Genehmiger auf der Employee Card des einreichenden Mitarbeiters weiter.
Project ApproverLeitet auf der gewählten Ebene an den Genehmiger des mit der Spese verknüpften Projekts/Jobs weiter. Wenn dieser und Employee Approver auf derselben Ebene liegen, müssen beide genehmigen.

Always add a Fixed Approver​

Fügt jeder Spese eine bestimmte Person hinzu - zum Beispiel einen Controller, der Einreichungen stets sehen muss.

FeldBeschreibung
ActiveDie Ebene, auf der der feste Genehmiger hinzugefügt wird; No deaktiviert die Regel.
Fixed ApproverDer feste Genehmiger, ausgewählt aus den Portalbenutzern. Erforderlich, sobald Active auf eine Ebene gesetzt ist; durch die Auswahl einer Person wird ihr die Genehmigerrolle erteilt.

Conditional approval​

Amount based approval​

Fügt einen zusätzlichen Genehmiger hinzu, wenn eine Spese einen Schwellenwert überschreitet.

FeldBeschreibung
ActiveDie Ebene, auf der der zusätzliche Genehmiger hinzugefügt wird; No deaktiviert die Regel.
If amount is greater thanDer Schwellenwert, der den zusätzlichen Genehmiger auslöst. Erforderlich, wenn die Regel aktiv ist.
Add approverDer zusätzliche Genehmiger, ausgewählt aus den Portalbenutzern. Erforderlich, wenn die Regel aktiv ist.

Automatic Approval​

Genehmigt geringwertige Spesen automatisch, ohne sie an einen Genehmiger weiterzuleiten (die Spese wechselt in den Status genehmigt und ist bereit zur Buchung durch die Finanzabteilung).

FeldBeschreibung
Below amountAktiviert die automatische Genehmigung unterhalb eines Schwellenwerts.
For amounts belowSpesen unter diesem Betrag werden automatisch genehmigt. Erforderlich, wenn die automatische Genehmigung aktiviert ist, und muss unter der oben genannten betragsbasierten Schwelle bleiben - sich überschneidende Bereiche werden abgelehnt.
"Private Use" Company Card expensesWenn aktiviert, werden Firmenkartenspesen zur privaten Nutzung unabhängig vom Betrag automatisch genehmigt - der Schwellenwert "For amounts below" gilt für sie nicht.

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