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Mitarbeiterprofile einrichten

Zweck​

Mitarbeiterprofile sind optional. Ein Standardprofil wird mitgeliefert, sodass Sie Mitarbeiter registrieren können, ohne ein Profil zu erstellen - TEM verwendet die Standard-Genehmigungsrichtlinie und zeigt allen Mitarbeitern alle Kategorien -, und Sie können Profile jederzeit hinzufügen, auch nach dem Go-live. Erstellen Sie Profile, um Mitarbeiter unter einem einheitlichen Satz von Spesenregeln zu gruppieren: welche Kategorien sichtbar sind, welche Ausgabengrenzen gelten und welche Genehmigungsrichtlinien für jeden Spesentyp gelten.

Voraussetzungen​

Schritte​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Employee Profiles
  2. Wählen Sie New

Für jedes Profil:

  • Code und Description - z. B. STANDARD, MANAGEMENT, CONTRACTOR

Approve Immediately Upon Submission - automatische Genehmigung für bestimmte Transaktionstypen (Expense, Expense Report, Mileage, Per Diem) für Mitarbeiter mit diesem Profil aktivieren. Nützlich für selbstgenehmigende leitende Mitarbeiter oder risikoarme Gruppen.

Category Settings - für jede Spesenkategorie können Sie:

  • Approval Policy - die Richtlinie zuweisen, die Spesen in dieser Kategorie für Mitarbeiter mit diesem Profil regelt
  • Allowed Amount Per Person - Genehmiger werden benachrichtigt, wenn eine Spese diesen Pro-Kopf-Betrag überschreitet
  • Reimbursement Cap Per Expense - der maximal erstattete Betrag pro Spese; Überschreitungen werden dem Genehmiger gemeldet
  • Hide - eine Kategorie vollständig für Mitarbeiter mit diesem Profil ausblenden

Approval Policies (unterer Abschnitt) - weisen Sie Standard-Richtlinien für die Transaktionstypen Mileage, Per Diem und Expense Report zu.

Nach dem Erstellen von Profilen weisen Sie jeden Mitarbeiter in Schritt 06 - Mitarbeiter einem Profil zu.

Wichtige Entscheidungen​

Wie viele Profile? - ein Profil pro bedeutsam unterschiedlicher Richtlinie ist die richtige Granularität. Vermeiden Sie Profile, die sich nur in einem einzigen Schwellenwert unterscheiden; verwenden Sie stattdessen die Betragsfelder innerhalb des Profils. Siehe Mitarbeiterprofile gestalten.

Kategorien ausblenden - verwenden Sie Hide, um zu verhindern, dass Mitarbeiter Kategorien sehen, die für ihre Rolle nicht relevant sind (z. B. sollten Auftragnehmer keine Kategorien sehen, die nur für Festangestellte gelten). Dies reduziert Eingabefehler.

Standard-Profil - legen Sie in Basic Setup ein Default Employee Profile fest, damit neu hinzugefügte Mitarbeiter automatisch einen sinnvollen Ausgangspunkt erhalten, ohne individuelle Konfiguration zu erfordern.

Prüfen​

Melden Sie sich als ein jedem Profil zugewiesener Mitarbeiter beim Portal an und bestätigen Sie, dass die sichtbaren Kategorien dem entsprechen, was Sie konfiguriert haben. Reichen Sie eine Testspese ein und bestätigen Sie, dass sie über die korrekte Genehmigungsrichtlinie weitergeleitet wird.

Felddetails​