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Mitarbeiterprofile gestalten

Empfehlung​

Beginnen Sie mit zwei oder drei Profilen, die Ihre wichtigsten Mitarbeitersegmente abdecken - zum Beispiel Standard, Verwaltung und Auftragnehmer. Fügen Sie weitere nur hinzu, wenn eine Gruppe von Mitarbeitern tatsächlich andere sichtbare Kategorien, Ausgabengrenzen oder Genehmigungsführung benötigt, die sich nicht innerhalb eines bestehenden Profils abbilden lässt.

Warum​

Jedes Profil muss separat gepflegt werden. Wenn Sie eine neue Spesenkategorie hinzufügen oder eine Genehmigungsrichtlinie ändern, muss jedes Profil aktualisiert werden. Eine Übersegmentierung erzeugt einen Pflegeaufwand, der in keinem Verhältnis zu den damit gelösten Richtlinienunterschieden steht.

Eine Untersegmentierung ist ebenfalls ein Problem: Teilen sich alle Mitarbeiter ein Profil, sehen Außendienstmitarbeiter Bürobedarfskategorien, die sie nie nutzen, und Führungskräfte sind auf dieselben Ausgabengrenzen beschränkt wie Nachwuchskräfte. Die richtige Anzahl an Profilen spiegelt echte Richtlinienunterschiede wider, nicht die Struktur des Organigramms.

Anwendung​

Segmentieren Sie nach Ausgabenrichtlinie, nicht nach Stellenbezeichnung. Die sinnvollen Unterteilungen sind meist: Mitarbeiter mit Standardgrenzen und ohne erhöhte Kategorien; Mitarbeiter mit höheren Grenzen oder Zugriff auf Kategorien wie Bewirtung oder Führungsreisen; und Auftragnehmer oder Zeitarbeitskräfte, die einen minimalen, eingeschränkten Satz an Kategorien benötigen.

Konzentrieren Sie sich zuerst auf die beiden wirkungsvollsten Einstellungen: sichtbare Kategorien und Genehmigungsrichtlinien. Bringen Sie diese in Ordnung, bevor Sie Ausgabenobergrenzen feinjustieren. Falsche Kategorien anzuzeigen oder an den falschen Genehmiger zu leiten verursacht sofortige Reibung; eine leicht falsche Obergrenze verursacht ein Support-Ticket.

Legen Sie das Default Mitarbeiterprofil im Basiseinrichtung fest. Neue Mitarbeiter erhalten dieses Profil automatisch. Es sollte Ihr sicherstes, restriktivstes Profil sein - fehlende Kategorien lassen sich ergänzen, aber eine Spese in der falschen Kategorie einzureichen, bevor es auffällt, erzeugt Aufräumarbeit.

Verwenden Sie Bei Einreichung sofort genehmigen sparsam. Diese Einstellung umgeht die Genehmigungswarteschlange für die ausgewählten Transaktionstypen vollständig. Sie ist für Profile angebracht, bei denen keine manuelle Prüfung nötig ist - zum Beispiel ein erfahrener Finanzmitarbeiter, dessen Kilometergeldforderungen risikoarm sind. Aktivieren Sie sie nicht als bequeme Abkürzung für Vielnutzer.

Unterschiedliche Genehmigungsrichtlinien pro Kategorie innerhalb desselben Profils sind der richtige Weg, um auf bestimmte Spesentypen erhöhte Sorgfalt anzuwenden. Ein Management-Profil könnte Mahlzeiten unter $30 automatisch genehmigen und gleichzeitig für Bewirtung immer die CFO-Freigabe verlangen - alles innerhalb desselben Profils.

Häufige Fehler​

Ein Profil pro Mitarbeiter verfehlt den Sinn von Profilen. Hat jeder Mitarbeiter ein eindeutiges Profil, gibt es keinen Gruppierungsvorteil und der Pflegeaufwand vervielfacht sich mit der Mitarbeiterzahl. Wird wirklich eine individuelle Konfiguration benötigt, verwenden Sie die Felder direkt auf der Mitarbeiterkarte.

Kein Default Mitarbeiterprofil im Basiseinrichtung festzulegen bedeutet, dass neu eingebundene Mitarbeiter kein Profil haben, bis jemand manuell eines zuweist. In Onboarding-Phasen entsteht so ein Zeitfenster, in dem Mitarbeiter alle Kategorien sehen und über die Standardgenehmigung ohne angewandte Richtlinie geführt werden.

Kategorien ohne Rücksprache mit Mitarbeitern auszublenden erzeugt Support-Anfragen. Bevor Sie eine Kategorie ausblenden, vergewissern Sie sich, dass niemand in der Profilgruppe sie berechtigterweise benötigt. Eine kurze Rücksprache mit einer Abteilungsleitung vermeidet die häufige Beschwerde „Ich finde die Kategorie nicht mehr, die ich immer verwende" nach dem Start.

Erstattungsobergrenzen festzulegen, ohne sie zu kommunizieren erzeugt überraschende Teilerstattungen. Mitarbeiter sehen eine genehmigte Spese, erhalten aber weniger als eingereicht und wissen nicht warum. Dokumentieren und kommunizieren Sie etwaige Obergrenzen vor dem Go-live.

Wann abweichen​

Sehr kleine Organisationen (typischerweise unter 20–25 Mitarbeitern) mit einer einheitlichen Spesenrichtlinie kommen mit einem einzigen gemeinsamen Profil aus. Das Argument des Pflegeaufwands gilt nicht, wenn es nur ein Profil zu aktualisieren gibt, und ein einziges Profil macht die Prüfung unkompliziert. Wächst die Organisation oder weichen die Richtlinien je Abteilung voneinander ab, teilen Sie zu diesem Zeitpunkt in zwei Profile auf.

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