Skip to main content

Genehmigungsrichtlinien einrichten

Zweck​

Genehmigungsrichtlinien sind optional. TEM funktioniert sofort mit der Standard-Weiterleitung - jede Spese geht an den zugewiesenen Genehmiger des Mitarbeiters -, sodass Sie für den Einstieg keine Richtlinien konfigurieren müssen und sie jederzeit hinzufügen können, auch nach dem Go-live. Erstellen Sie Richtlinien, wenn Sie benutzerdefinierte Genehmigungsabläufe benötigen: mehrere Genehmigungsebenen, einen festen Prüfer für bestimmte Kategorien, einen Betragsschwellenwert, der einen zusätzlichen Genehmiger auslöst, oder eine automatische Genehmigung unterhalb eines Schwellenwerts.

Voraussetzungen​

  • Schritt 02 abgeschlossen
  • Genehmiger-Mitarbeiter müssen in Business Central vorhanden sein (oder parallel zu diesem Schritt erstellt werden)

Schritte​

TEM funktioniert mindestens ohne benutzerdefinierte Genehmigungsrichtlinien - Spesen werden automatisch an den zugewiesenen Genehmiger des Mitarbeiters weitergeleitet. Erstellen Sie Richtlinien nur dort, wo die Standard-Weiterleitung nicht ausreicht.

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Approval Policies
  2. Wählen Sie New

Für jede Richtlinie:

  • Code und Description - Kennung und Bezeichnung in natürlicher Sprache

Base Approvers - steuert die primäre Weiterleitung:

  • Employee's Approver - auf Level 1 setzen, um an den Genehmiger auf der Mitarbeiterkarte weiterzuleiten (die häufigste Einstellung)
  • Project Approver - leitet an den Genehmiger des Business-Central-Projekts weiter, wenn eine Spese mit einem Projekt verknüpft ist; einer Ebene zuweisen, um zu aktivieren

Always Add a Fixed Approver - fügt jeder Genehmigung eine bestimmte Person auf der gewählten Ebene hinzu (z. B. ein Spesencontroller, der alle Einreichungen sehen muss)

Amount-Based Approval - fügt einen zusätzlichen Genehmiger hinzu, wenn eine Spese einen Schwellenwert überschreitet:

  • Amount Greater Than setzen und den zusätzlichen Genehmiger sowie die Ebene, auf der er erscheint, auswählen

Automatic Approval (Auto-Approve Below Amount) - umgeht den Genehmigungsablauf vollständig, wenn eine Spese unter dem Schwellenwert liegt. Verwenden Sie dies für risikoarme, geringwertige Kategorien.

Nach dem Erstellen von Richtlinien müssen sie einem Employee Profile zugewiesen werden (siehe Mitarbeiterprofile einrichten), um wirksam zu werden.

Wichtige Entscheidungen​

Ebenenreihenfolge - wenn Employee's Approver und Project Approver beide auf Level 1 sind, müssen beide genehmigen, bevor die Spese weitergeleitet wird. Setzen Sie sie auf verschiedene Ebenen, wenn Sie eine sequenzielle Genehmigung wünschen.

Auto-Genehmigungsschwellenwert - automatische Genehmigung entfernt einen Genehmigungsschritt vollständig. Verwenden Sie dies nur für Kategorien, bei denen die Finanzabteilung ohne menschliche Prüfung zu buchen bereit ist (z. B. kleine Kleinbeträge unter einem definierten Limit).

Eine Richtlinie oder viele? - beginnen Sie mit dem Minimum. Eine einzelne Richtlinie, die 90 % der Mitarbeiter abdeckt, ist einfacher zu pflegen als viele ähnliche Richtlinien mit geringen Unterschieden. Siehe Genehmigungsrichtlinien gestalten.

Prüfen​

Erstellen Sie eine Testspese, die jede Richtlinienregel auslöst (z. B. eine über dem Betragsschwellenwert einreichen und bestätigen, dass sie an den zusätzlichen Genehmiger weitergeleitet wird).

Felddetails​