Mitarbeiterprofile

Mitarbeiterprofile gruppieren Mitarbeiter, sodass für alle einem Profil zugewiesenen Personen ein einheitlicher Satz von Spesenregeln und Genehmigungsrichtlinien gilt. Ein Profil steuert, welche Spesenkategorien Mitarbeiter sehen, die Ausgaben- und Erstattungslimits pro Kategorie sowie welche Genehmigungsrichtlinie für jeden Transaktionstyp maßgeblich ist. Erstellen Sie so viele Profile, wie Sie sinnvoll unterschiedliche Regelsätze haben - nach Rolle, Abteilung, Region oder Richtlinienanforderung.

Ein Profil wird durch seinen Code und seine Description identifiziert. Die Einstellungen, die das Verhalten bestimmen, sind auf der Karte wie unten beschrieben gruppiert.

Approve Immediately Upon Submission

Wenn Sie die automatische Genehmigung für einen Transaktionstyp aktivieren, überspringen Einreichungen dieses Typs von Mitarbeitern mit diesem Profil den Genehmigungsworkflow - sie wechseln direkt in den Status Automatically Approved und werden als bereit zur Buchung durch die Finanzabteilung angezeigt. Die Spese wird dabei nicht gebucht; das Buchen bleibt ein separater Schritt der Finanzabteilung. Die Einstellung kann pro Typ festgelegt werden: Expense, Expense Report, Mileage und Per Diem (Per Diem erscheint nur mit der Per-Diem-Funktion der Pro Edition).

Das Aktivieren der automatischen Genehmigung für einen Typ deaktiviert die Genehmigungsrichtlinie dieses Typs - ein automatisch genehmigter Typ benötigt keine Richtlinie.

Category settings for Expenses

Jede Spesenkategorie wird hier automatisch aufgeführt; Sie legen Regeln pro Kategorie fest, können jedoch keine Kategorien aus der Liste hinzufügen oder entfernen.

Feld	Beschreibung
Approval Policy	Die Genehmigungsrichtlinie, die für Spesen in dieser Kategorie für Mitarbeiter mit diesem Profil gilt. Deaktiviert, wenn die automatische Genehmigung für Expense aktiviert ist.
Allowed Amount Per Person	Ein weiches Limit pro Person - der Genehmiger wird gewarnt, wenn eine Spese es überschreitet, die Einreichung wird jedoch nicht blockiert.
Reimbursement Cap Per Expense	Der maximal pro Spese erstattete Betrag. Wird hauptsächlich vom Finanzteam verwendet, wobei der Genehmiger benachrichtigt wird, wenn er überschritten wird.
Hide	Blendet die Kategorie für Mitarbeiter mit diesem Profil bei der Spesenerfassung aus.

Approval Policies

Standard-Genehmigungsrichtlinien für die Nicht-Spesen-Transaktionstypen - Mileage, Expense Report und Per Diem. (Richtlinien für reguläre Spesen werden pro Kategorie unter Category settings for Expenses oben festgelegt.) Jede ist deaktiviert, wenn die entsprechende automatische Genehmigung aktiviert ist.

Card actions

Aktion	Funktion
Used by	Öffnet die Employee-Liste, gefiltert auf die aktiven, diesem Profil zugewiesenen Mitarbeiter.

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