Skip to main content

Spesenkategorien gestalten

Der Wandel von alt zu neu​

Traditionell wurden Spesenkategorien passend zu den Buchungszielen im Sachkonto erstellt - eine Kategorie pro Buchungskonto. Das führte zu langen Listen wie:

  • Hotel
  • Hotel Ausland
  • Mahlzeiten
  • Mahlzeiten Ausland
  • Mahlzeiten mit Gästen
  • ...

Die Kategorieliste war im Grunde ein vereinfachter Kontenplan, der für Mitarbeiter aufbereitet war. Das vorhersehbare Ergebnis: Mitarbeiter wählten die falsche Kategorie oder gaben auf und wählten eine Sammelkategorie „Sonstiges" mit einer Notiz im Beschreibungsfeld - und überließen es der Finanzabteilung, vor der Buchung alles manuell umzukodieren.

TEM löst die 1:1-Beziehung zwischen Kategorie und Buchung auf. Eine einzige Kategorie kann je nach den bereits an der Spese oder am Mitarbeiter vorhandenen Informationen zu unterschiedlichen Buchungsgruppen geleitet werden - ob Inland oder Ausland, welches Mitarbeiterprofil gilt, ob Gäste anwesend sind, ob ein Projekt zugewiesen ist. Eine einzige Kategorie „Mahlzeiten" kann ohne zusätzliche Eingabe des Mitarbeiters stillschweigend vier verschiedene Sachkontobuchungen erzeugen.

Beispiel - eine Kategorie, vier Buchungsergebnisse:

Die Kategorie FOOD (Eat & Drink) hat vier Buchungseinrichtungszeilen. Der Mitarbeiter wählt einmal „Eat & Drink". TEM bewertet die Spese und leitet sie korrekt:

KriterienBuchungsgruppe
Inland, keine Gäste (Standard)FOOD
Inland, CEO-Profil, mit GästenFOOD W GUEST
Nicht InlandFOOD ABROAD
Hat ProjektPROJECT

SmartExtract fügt eine weitere Ebene hinzu: Es liest den Beleg, wenn der Mitarbeiter ihn anhängt, und kann die richtige Kategorie automatisch vorschlagen. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter unter Umständen gar nicht wählen muss - und wenn die Kategorieliste kurz und klar ist, ist der Vorschlag zuverlässiger.

Empfehlung​

Gestalten Sie Kategorien, die für den einreichenden Mitarbeiter sinnvoll sind. Nutzen Sie Buchungskriterien und SmartExtract, um die Komplexität im Sachkonto im Hintergrund abzuwickeln. Streben Sie eine Liste an, die kurz genug ist, dass ein Mitarbeiter sie in wenigen Sekunden überblickt und sofort weiß, wohin sein Beleg gehört.

Warum die Anzahl der Kategorien wichtig ist​

Wenn die Liste zu lang ist oder die Beschreibungen unklar sind oder sich überschneiden, tun Mitarbeiter das Einfachste: Sie wählen „Sonstiges" und schreiben eine Notiz. Das fühlt sich für sie schneller an, verlagert aber die gesamte Kodierungsarbeit auf die Finanzabteilung, die vor der Buchung jede Sonstiges-Spese manuell umkodieren muss.

SmartExtract ist von Überschneidungen ebenfalls betroffen. Enthält die Kategorieliste „Reise", „Geschäftsreise" und „Transport" als separate Einträge, kann SmartExtract sie anhand eines Belegs nicht zuverlässig unterscheiden - und ein Mitarbeiter, der die Liste schnell überfliegt, ebenso wenig. Klare, überschneidungsfreie Namen machen sowohl die Mitarbeitererfahrung als auch die KI-Zuordnung zuverlässiger.

Anwendung​

Beginnen Sie aus Sicht des Mitarbeiters, nicht aus Sicht des Kontenplans

Benennen Sie Kategorien nach dem Einkauf, nicht nach dem Sachkonto oder der Richtlinienregel. „Mahlzeiten", „Hotel", „Transport", „Bewirtung" - nicht „6110 Inländische Mahlzeiten" oder „Mahlzeiten (Inland, keine Gäste)". Mitarbeiter kennen den Kontenplan nicht und sollten ihn nicht kennen müssen.

Ersetzen Sie Inland-/Auslandsaufteilungen durch Buchungskriterien

Bevor Sie „Hotel" und „Hotel Ausland" als zwei separate Kategorien anlegen, prüfen Sie, ob eine einzige Kategorie HOTEL mit zwei Buchungseinrichtungszeilen - eine mit aktiviertem Inland, eine als Standard für alles Übrige - das korrekte Sachkontoergebnis erzeugt. Das tut sie fast immer, und der Mitarbeiter sieht eine Kategorie statt zweier.

Regionen erweitern dies weiter. Wenn in EU-Ländern entstandene Spesen eine andere Buchungseinrichtung erfordern als sonstige Auslandsspesen, erstellen Sie eine Region mit den EU-Ländern und fügen eine dritte Buchungseinrichtungszeile für diesen Region Code hinzu. Eine einzige Kategorie HOTEL deckt dann drei Stufen ab, ohne dass der Mitarbeiter zusätzliche Auswahlen treffen muss:

BuchungseinrichtungszeileKriterienBuchungsgruppe
0InlandHOTEL-DOM
1Region: EUHOTEL-EU
2StandardHOTEL-INTL

Verwenden Sie SmartExtract Klassifizieren, wenn Buchungskriterien nicht ausreichen

Buchungskriterien leisten viel - Inland vs. Ausland, Region, Gäste, Projekt, Mitarbeiterprofil - aber sie können Kostenarten innerhalb derselben Kategorie nicht unterscheiden, wenn dieser Unterschied nur auf dem Beleg selbst erscheint. Aus den Metadaten allein lässt sich ein Taxi nicht von einem Flug unterscheiden.

Wenn eine Kategorie tatsächlich mehrere Buchungsziele abdeckt, die sich nur am Beleginhalt erkennen lassen, konfigurieren Sie SmartExtract Klassifizieren. Der Mitarbeiter wählt eine Kategorie; SmartExtract liest den Beleg und wählt automatisch die richtige Buchungsgruppe. Findet es keine Übereinstimmung, wird die als Standard markierte Buchungseinrichtungszeile als Rückfallebene verwendet.

Siehe SmartExtract zur Konfiguration von Klassifizieren.

Schreiben Sie Beschreibungen in klarer, natürlicher Sprache

SmartExtract verwendet Kategoriebeschreibungen - und Buchungsgruppenbeschreibungen - beim Abgleich des Beleginhalts. Verwenden Sie Sprache, die auf einem Beleg vorkommen könnte. „Eat & Drink" klassifiziert zuverlässiger als „Mahlzeiten, Personal". Für Buchungsgruppen innerhalb einer Klassifizieren-Einrichtung ist „Taxi und Fahrdienst" klarer als „TAXI-6120". Dieselbe klare Sprache hilft sowohl dem Mitarbeiter, der die Liste überfliegt, als auch der KI, die den Beleg liest.

Kategorienamen müssen sich gegenseitig ausschließen. Fragen Sie im Zweifel: Könnte ein Mitarbeiter diese beiden vernünftigerweise verwechseln? Falls ja, zusammenführen oder umbenennen.

Definieren Sie immer eine Standard-Buchungseinrichtungszeile

Jede Kategorie muss eine als Als Standard verwenden markierte Zeile haben. Kann SmartExtract einen Beleg nicht zuordnen oder treffen keine anderen Buchungskriterien zu, wird der Standard verwendet. Eine Kategorie ohne Standard lässt sich nicht buchen.

Nutzen Sie Mitarbeiterprofile, um die sichtbare Liste pro Gruppe zu verkürzen

Statt separate Kategoriesätze pro Mitarbeitergruppe anzulegen, bauen Sie eine gemeinsame Liste und blenden Kategorien aus, die für eine Gruppe nicht gelten. Auftragnehmer brauchen kein „Konferenz & Weiterbildung"; Außendienstmitarbeiter brauchen keine „Vorstandssitzungen". Ziel ist, dass jede Kategorie, die ein bestimmter Mitarbeiter sieht, eine ist, die er tatsächlich verwenden wird.

Häufige Fehler​

Den Kontenplan als Kategorien nachbauen Separate Kategorien für „Mahlzeiten Inland", „Mahlzeiten Ausland", „Mahlzeiten mit Gästen Inland", „Mahlzeiten mit Gästen Ausland" sind das alte Muster. Eine Kategorie „Mahlzeiten" mit Buchungseinrichtungszeilen erzielt dasselbe Sachkontoergebnis bei einem Bruchteil der für Mitarbeiter sichtbaren Komplexität.

Überschneidende Kategorienamen „Reise", „Transport" und „Geschäftsreise" in derselben Liste führen zu inkonsistenten Ergebnissen sowohl bei Mitarbeitern als auch bei SmartExtract. Jede Kategorie sollte eine klar abgegrenzte Art von Einkauf beschreiben.

Eine Sonstiges-Kategorie hinzufügen Eine Sonstiges-Kategorie ist eine Falle. Sie sammelt alles, was die Einrichtung nicht abgedeckt hat, und verlagert das Kodierungsproblem vom Mitarbeiter auf die Finanzabteilung. Wenn Mitarbeiter durchgängig eine Sonstiges-Kategorie verwenden, ist das ein Zeichen, dass der Liste eine Kategorie fehlt oder eine Beschreibung nicht klar genug ist - beheben Sie die Ursache, statt Sonstiges bestehen zu lassen.

Die Standard-Buchungseinrichtungszeile weglassen Eine Kategorie ohne Standard lässt sich nicht buchen, wenn keine Kriterien zutreffen. Jede Kategorie braucht eine Rückfallebene.

Vage Buchungsgruppenbeschreibungen Wenn Sie SmartExtract Klassifizieren verwenden, nutzt es die Buchungsgruppenbeschreibungen, um zu erkennen, was ein Beleg zeigt. Beschreibungen wie „PG-MEALS-6110" oder „Catering 2" verringern die Klassifizierungsgenauigkeit. Schreiben Sie sie so, als könnten sie auf einem Beleg erscheinen: „Speisen und Getränke", „Taxi und Fahrdienst", „Hotelübernachtung".

Wann abweichen​

Manche Prüfanforderungen oder internen Kontrollen verlangen, dass Mitarbeiter eine explizite Kategorieauswahl ohne KI-Unterstützung treffen. In diesen Fällen verzichten Sie auf SmartExtract Klassifizieren und verwenden explizite Kategorien - die Kontrolle ist den zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter wert. Selbst dann sollten Buchungskriterien (Inland, Region, mit Gästen, Projekt) die Sachkontoführung innerhalb jeder Kategorie übernehmen, statt in viele separate Kategorien aufzuteilen.

Verwandte Themen​