Grundeinrichtung

Auf der Seite Grundeinrichtung (Setup (TEM)) können Sie die Kerneinstellungen für Expense Management konfigurieren. Einige dieser Einstellungen sind möglicherweise bereits anhand der Antworten vorkonfiguriert, die Sie während des Setup Wizards angegeben haben.

General
- If Posting Date is in Closed Period: Diese Einstellung legt fest, wie das System mit Spesentransaktionen umgeht, deren Buchungsdatum in eine abgeschlossene Buchungsperiode fällt. Sie können angeben, ob solche Buchungen beim Buchen einen Fehler zur manuellen Korrektur auslösen oder das Buchungsdatum automatisch auf das Arbeitsdatum aktualisiert werden soll.
- Default Employee Profile: Wählen Sie ein zu verwendendes Standard-Mitarbeiterprofil aus.
- Default Approval Policy: Wählen Sie eine zu verwendende Standard-Genehmigungsrichtlinie aus.
- Duplicate check date offset (days): Definiert die Datumstoleranz für die Erkennung doppelter Belege. Wenn eine Spese eingereicht wird, prüft TEM auf vorhandene Spesen mit demselben Betrag und einem Belegdatum innerhalb dieser Anzahl von Tagen. Auf 0 setzen, um eine exakte Datumsübereinstimmung zu verlangen.
Number Series
- (Vom Setup Wizard konfiguriert): Wählen Sie die Nummernserie aus, die für jeden Belegtyp verwendet werden soll. Nummernserien steuern, welche Module aktiv sind - ein Modul wird durch die Zuweisung einer Nummernserie aktiviert und durch deren Entfernen deaktiviert. Beispielsweise sind Expense Reports nur dann für Mitarbeiter verfügbar, wenn hier eine Nummernserie festgelegt ist; durch das Entfernen wird das Modul vollständig deaktiviert. Sie können aus vorhandenen Nummernserien wählen, die in Business Central definiert sind, oder eine neue erstellen.
Journal for Posting
- Gen. Jnl. Template Name: Wählen Sie den Gen. Jnl. Template Name aus (Standardfunktionalität von Business Central).
- Gen. Jnl. Batch Name: Wählen Sie den Gen. Jnl. Batch Name aus (Standardfunktionalität von Business Central).
Dies ist das Hauptbuchjournal, das TEM sowohl zum Buchen von Spesen ins Hauptbuch als auch für die automatischen Ausgleichs- und Umklassifizierungsbuchungen der Erstattungsmethoden Dateiexport und Kreditorenexport verwendet. Siehe Erstattungsjournale.
Expense
- Report Unhandled Card Transactions Older Than (days): Dieses Feld gibt die Anzahl der Tage an, nach denen importierte Firmenkartentransaktionen, die nicht verarbeitet oder einer Spese zugeordnet wurden, in einen Bericht aufgenommen werden. Transaktionen, die älter als die angegebene Anzahl von Tagen sind, werden zur Überprüfung markiert, was eine zeitnahe Abstimmung und Nachverfolgung unterstützt.
- Allowed Deviation (days) When Matching Transactions: Dieses Feld definiert die maximale Anzahl von Tagen, um die eine importierte Firmenkarten- oder Banktransaktion vom Datum der zugehörigen Spese abweichen darf, wenn Transaktionen automatisch abgeglichen werden.
- Allowed Exchange Rate Deviation (%): Dieses Feld gilt für persönliche Firmenkartentransaktionen, die in einer Fremdwährung anfallen. Es definiert die maximal zulässige prozentuale Abweichung zwischen dem vom System berechneten Wechselkurs und dem vom Mitarbeiter eingegebenen umgerechneten Betrag.
  
  Mitarbeiter können den genauen umgerechneten Betrag eingeben, der auf ihrer Kartenabrechnung angezeigt wird, sofern die Differenz zum berechneten Betrag die hier angegebene zulässige Wechselkursabweichung nicht überschreitet.
- Language for AI Descriptions: Dieses Feld gibt die Sprache an, die vom System verwendet wird, wenn KI-gestützte Beschreibungen für Spesen generiert werden.
- G/L Account for Vendor Posting Rounding: Gibt das Sachkonto an, das zum Ausgleich kleiner Rundungsdifferenzen verwendet wird, die beim Buchen von Spesen über den Kreditorenzahlungsfluss entstehen. Erforderlich, wenn Vendor Export als Erstattungsmethode verwendet wird.
- Store Receipts in Business Central: Normalerweise werden Belegbilder und PDFs in der AppsForDynamics365 Cloud gespeichert, um den Speicherbedarf in Business Central zu reduzieren. Wenn Sie Belege auch direkt in Business Central speichern möchten, stehen nun zwei Optionen zur Verfügung.
  
  Auf der Seite Expense Management Setup können Sie das automatische Herunterladen von Belegen in die Buchungsposten aktivieren, sobald eine Spese gebucht wird.
SmartExtract
- Process Tax on Domestic Expenses: Diese Einstellung gilt für die United States. Sie bestimmt, ob SmartExtract versuchen soll, Steuerbereiche, steuerpflichtige Beträge und nicht steuerpflichtige Beträge zu ermitteln und die Spese entsprechend zu aktualisieren. Sie gilt nur für inländische Spesen. (In Canada erfolgt diese Verarbeitung automatisch und erfordert diese Einstellung nicht.)
- Extract name/company from Guests: Diese Einstellung wandelt den Inhalt des Felds Guest auf Spesen in eine Liste einzelner Einträge „Full name / Company" um, anstatt die Eingabe als einzelnes Textfeld beizubehalten. Benutzer können Namen einzeln eingeben, oder SmartExtract kann mehrere in derselben Zeile geschriebene Namen automatisch in einzelne Einträge aufteilen.
Projects
- Use Projects: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Ihre Organisation Business Central Projects verwendet und Sie möchten, dass Spesen Projekten zugeordnet und gegen diese gebucht werden. Wenn aktiviert, können Benutzer ihren Spesentransaktionen Projekte zuordnen.
- Make Expense Billable: Wenn diese Option aktiviert ist, wird jede Spese, die einem Projekt zugeordnet ist, standardmäßig als abrechenbar markiert.
- Make Mileage Billable: Wenn diese Option aktiviert ist, werden Kilometerkosten, die einem Projekt zugeordnet sind, standardmäßig als abrechenbar markiert.
Daily Summary Email: (Vom Setup Wizard konfiguriert)
- Konfigurieren Sie die Häufigkeit der täglichen Zusammenfassungs- und Erinnerungs-E-Mails. Erinnerungs-E-Mails dienen drei Hauptzwecken:
  - Benutzer über Spesen benachrichtigen, die begonnen, aber noch nicht eingereicht wurden.
  - Karteninhaber warnen, wenn bei importierten Firmenkartentransaktionen Belege fehlen.
  - Genehmiger über Spesen oder Berichte benachrichtigen, die zur Überprüfung ausstehen.