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Auswahl der Erstattungsmethode

Empfehlung​

Verwenden Sie Zahlungsjournal, wenn Erstattungen direkt in Business Central verarbeitet werden. Verwenden Sie Dateiexport, wenn Ihre Organisation Spesenerstattungen über die Lohnabrechnung auszahlt. Verwenden Sie Kreditorenexport, wenn Spesenzahlungen an Mitarbeiter über die Kreditorenbuchhaltung von Business Central laufen müssen.

Warum​

Die Methode bestimmt, wo die Zahlungstransaktion entsteht. Die falsche Methode bedeutet entweder doppelte Erfassung der Zahlungen (einmal in Business Central, einmal in der Lohnabrechnung) oder eine unterbrochene Prüfspur der Zahlung. Die Methode beeinflusst außerdem, welche Felder in den Mitarbeiterdatensätzen gesetzt sein müssen (Alt. No. für den Dateiexport, Kreditornr. für den Kreditorenexport).

Anwendung​

Zahlungsjournal - die einfachste Option. Nach der Buchung führt die Finanzabteilung einen Erstattungsstapel in Business Central aus, und die Journalbuchungen werden automatisch erstellt. Geeignet, wenn Spesenzahlungen von der Lohnabrechnung getrennt sind.

Dateiexport - erzeugt eine Exportdatei im konfigurierten Format (Generic XML oder ein lohnabrechnungsspezifisches Format). Die Finanzabteilung sendet die Datei an den Lohnabrechnungsanbieter. Konfigurieren Sie die Zuordnung der Lohnarten pro Spesentyp. Erfordert, dass Alt.-Nr. für Dateiexport auf jeder Mitarbeiterkarte gesetzt ist, wenn das Lohnsystem eine andere Kennung verwendet.

Kreditorenexport - erfordert, dass für jeden Mitarbeiter eine Kreditornr. auf der Mitarbeiterkarte gesetzt ist. Bei der Erstattung erstellt TEM eine Kreditorenzahlung, die die Finanzabteilung über den standardmäßigen Kreditorenzahlungsablauf von Business Central verarbeitet. Nützlich, wenn Spesenerstattungen aus internen Kontrollgründen über die Kreditorenbuchhaltung laufen müssen.

Mischung pro Transaktionstyp - Sie können für Spesen, Kilometergeld und Tagegeld unterschiedliche Methoden verwenden. Zum Beispiel: reguläre Spesen über Dateiexport (in der Lohnabrechnung verarbeitet), Kilometergeld über Kreditorenexport (über die Kreditorenbuchhaltung), Tagegeld über Zahlungsjournal.

Detailgrad - für die meisten Organisationen ist Zusammenfassen (eine Zahlung pro Mitarbeiter) richtig. Verwenden Sie Einzeln pro Zeile nur, wenn Mitarbeiter oder Prüfer ausdrücklich eine Nachvollziehbarkeit pro Spese im Kontoauszug benötigen.

Einen Journalstapel für TEM reservieren - richten Sie sowohl für das Zahlungsjournal als auch für das beim Buchen verwendete Hauptbuchjournal einen separaten, für TEM reservierten Stapel ein. So bleibt die TEM-Erstattungs- und Ausgleichsaktivität von Ihrer übrigen Journalarbeit getrennt, was Prüfung und Abstimmung sauberer macht. Siehe Erstattungsjournale dazu, wie jedes Journal verwendet wird.

Häufige Fehler​

Kreditorenexport ohne Kreditornr. auf den Mitarbeiterkarten - der Erstattungslauf überspringt Mitarbeiter ohne Kreditornr. stillschweigend oder schlägt ganz fehl. Setzen Sie die Kreditornr. auf jeder betroffenen Mitarbeiterkarte, bevor Sie die erste Erstattung ausführen.

Dateiexport ohne Alt. No. for File Export - wenn Ihr Lohnsystem eine andere Mitarbeiterkennung als die Business-Central-Mitarbeiternummer verwendet, enthält die Exportdatei Business-Central-Nummern, die das Lohnsystem nicht erkennt. Setzen Sie Alt.-Nr. für Dateiexport auf jeder Mitarbeiterkarte vor dem ersten Exportlauf.

Einzeln pro Zeile, wenn Zusammenfassen erwartet wird - Einzeln pro Zeile erzeugt eine Zahlung pro einzelner Spese, was hohe Mengen an Banktransaktionen erzeugt und den Abgleich deutlich erschwert. Verwenden Sie Zusammenfassen (eine Zahlung pro Mitarbeiter und Lauf), sofern die Nachvollziehbarkeit pro Spese im Kontoauszug nicht eine spezifische Prüfanforderung ist.

Nicht übereinstimmende Lohnarten - wenn die einem Spesentyp in der File-Export-Konfiguration zugewiesene Lohnart im Lohnsystem nicht existiert, weist der Lohnimport diese Zeilen zurück. Stimmen Sie die Lohnarten vor dem Go-live mit dem Lohnabrechnungsteam ab.

Methoden mischen, ohne die erforderlichen Felder zu setzen - wenn Sie unterschiedliche Methoden pro Transaktionstyp verwenden (z. B. Kreditorenexport für Kilometergeld, Dateiexport für Spesen), müssen die erforderlichen Felder jeder Methode auf der Mitarbeiterkarte gesetzt sein. Bei einem Mitarbeiter ohne Kreditornr. wird das Kilometergeld blockiert, auch wenn die Spesenerstattung funktioniert.

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