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Tagegeld einrichten (nur Pro Edition)

Zweck​

Tagegeld sind feste tägliche Pauschalen, die Mitarbeitern für Dienstreisen statt der Erstattung einzelner Mahlzeiten- und Unterkunftsbelege gezahlt werden. Dieser Schritt konfiguriert die Berechnungsregel, Sätze und zielortspezifische Beträge. Ohne diese Einrichtung können Mitarbeiter keine Tagegeldanträge einreichen.

Voraussetzungen​

  • Schritt 03 abgeschlossen - Buchungsgruppen für inländisches und internationales Tagegeld müssen vorhanden sein
  • Pro-Edition-Lizenz erforderlich

Schritte​

A - Per Diem Setup​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Per Diem → Setup
  2. Wählen Sie aus der Aktionsleiste Change Calculation Rule und wählen Sie die Regel, die der Gesetzgebung Ihres Landes entspricht:
    • Flat Daily Allowance - ein einzelner konfigurierbarer Tagessatz; am flexibelsten
    • Finland, Sweden, Denmark, Germany, Poland, Estonia - länderspezifische Regeln mit integrierter Berechnungslogik
  3. Setzen Sie Posting Group, Domestic und Posting Group, International
  4. Setzen Sie No. Series für Per Diem und Posted Per Diem - Tagegeld wird durch das Setzen dieser Nummernserie aktiviert und durch das Löschen deaktiviert.

Deductions (nur Flat Daily Allowance) - setzen Sie den Abzugsprozentsatz pro Mahlzeit, wenn eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt wird:

  • Breakfast %, Lunch %, Dinner %

Rates - die verfügbaren Satzfelder hängen von der gewählten Berechnungsregel ab. Füllen Sie die anwendbaren Sätze aus.

B - Destination Rates (optional)​

Wenn Sätze nach Reiseziel variieren:

  1. Wählen Sie Per Diem → Destination Rates
  2. Wählen Sie + New
  3. Geben Sie Country Code, Name, optional City und den geltenden Rate ein

C - Periods​

Tagegeldsätze ändern sich typischerweise jährlich. Verwenden Sie Periods zur Verwaltung:

  1. Wählen Sie Per Diem → Periods
  2. Wählen Sie + New
  3. Geben Sie einen Code, eine Description und ein Starting From-Datum ein

Sätze werden basierend auf dem Spesendatum und dem aktiven Zeitraum automatisch angewendet. Bearbeiten Sie keine vergangenen Zeiträume - erstellen Sie einen neuen Zeitraum, wenn sich Sätze ändern.

Wichtige Entscheidungen​

Berechnungsregel - wählen Sie die Regel, die von der Gesetzgebung vorgeschrieben ist, der Ihre Mitarbeiter unterliegen. Eine falsche Regel kann zu falschen Pauschalen führen. Wenn Mitarbeiter international über mehrere Länder reisen, bestätigen Sie, welche Länderregeln gelten.

Destination Rates - nur erforderlich, wenn Sätze nach Reiseziel variieren. Wenn ein Pauschalsatz überall gilt, überspringen Sie Destination Rates komplett.

Mahlzeitenabzüge - wenn Ihr Unternehmen während der Reise Mahlzeiten bezahlt (z. B. inklusive Konferenzmahlzeiten), konfigurieren Sie Abzugsprozentsätze, damit Tagegeld korrekt reduziert wird. Diese auf 0 zu lassen bedeutet, dass Mitarbeiter die volle Pauschale erhalten, auch wenn Mahlzeiten gestellt werden.

Prüfen​

Reichen Sie als Mitarbeiter ein Test-Tagegeld für eine bekannte Anzahl von Tagen zu einem bekannten Zielort ein. Bestätigen Sie, dass der berechnete Betrag Ihrer manuellen Berechnung mit den konfigurierten Sätzen entspricht.

Felddetails​