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Means of Transport

Auf dieser Seite definieren Sie die Transportmittel, die von Ihren Mitarbeitern für die Kilometererstattung verwendet werden. Sie erstellen zunächst ein Transportmittel und definieren dann eine oder mehrere Transportoptionen innerhalb dieser Gruppe, von denen jede einen eigenen Erstattungssatz hat.

Jedem Mitarbeiter werden ein oder mehrere Transportmittel auf der Mitarbeiterkarte unter Expense Management > Vehicle zugewiesen. Dies bestimmt, welche Transportoptionen und Kilometersätze dem Mitarbeiter beim Einreichen einer Kilometerkosten-Spese zur Verfügung stehen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Mitarbeiter nur relevante Transportoptionen sehen, und unterstützt gleichzeitig eine genaue und regelkonforme Kilometererstattung.

In vielen Ländern variieren die Erstattungssätze je nach Transportmittel. Beispielsweise können unterschiedliche Sätze gelten für:

  • Pkw
    • Pkw mit Anhänger
    • Pkw mit 2+ Passagieren
    • Pkw beim Schleppen
  • Motorräder
  • Elektrofahrzeuge
  • Boot

Beginnen Sie bei der Konfiguration von Means of Transport mit der Definition der Transportkategorie. Innerhalb dieser Kategorie erstellen Sie Transportoptionen für Fahrzeuge dieser Kategorie, die unterschiedliche Erstattungssätze erfordern. Wenn der Erstattungssatz für alle Fahrzeuge einer Kategorie gleich ist, wird nur eine einzige Transportoption benötigt.

Beispiel:

  • Wenn Ihre Organisation Kilometerkosten zu einem einheitlichen Satz unabhängig vom Fahrzeugtyp erstattet, erstellen Sie eine Transportkategorie AUTOMOBILE mit einer einzigen Transportoption namens AUTOMOBILE.
  • Wenn unterschiedliche Sätze je nach Fahrzeugtyp gelten, erstellen Sie eine Transportkategorie AUTOMOBILE und definieren Sie mehrere Transportoptionen wie Car, Car with Trailer, Car with 2 Passengers usw. Sie definieren dann für jede unter dem Transportmittel erstellte Option einen Satz. A screenshot of a car heavy vehicle Description automatically generated

Means of Transport erstellen/verwalten

  1. Wählen Sie auf der Seite Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Means of Transport.

  2. Wählen Sie New, um ein neues Transportmittel zu erstellen.

  3. Um ein vorhandenes Transportmittel zu verwalten, wählen Sie es aus und wählen Sie dann im Menü Manage den Eintrag Edit.

  4. Geben Sie Werte für die folgenden Felder ein:

    • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für die Transportgruppe ein.
    • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für die Transportgruppe ein.

    Options Section - (Jede Option erfordert eine eigene Satzeinrichtung.)

    • Code: Geben Sie eine kurze, aussagekräftige Kennung für die Transportoption ein.
    • Description: Geben Sie eine klare Beschreibung für die Transportoption ein.

  5. Gehen Sie zu Travel Rates und weisen Sie Satz- und Steueroptionen zu.

  6. Um Mitarbeitern, die Kilometerkosten-Spesen einreichen, ein Transportmittel zuzuweisen, öffnen Sie die Mitarbeiterkarte und verwenden Sie Expense Management → Vehicles.

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