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Kilometergeld einrichten

Zweck​

Konfiguriert die Kilometergelderstattung: das Sachkonto, die Maßeinheit, Transportkategorien (Auto, Motorrad usw.) und die Sätze pro Transporttyp. Ohne diese Einrichtung können Mitarbeiter keine Kilometergeldforderungen einreichen.

Voraussetzungen​

  • Schritt 03 abgeschlossen - die Kilometergeld-Buchungsgruppe muss vorhanden sein
  • Kilometergeld im TEM-Assistenten aktiviert (Schritt 02)

Schritte​

A - Kilometereinrichtung​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Mileage → Setup
  2. Bestätigen oder setzen Sie:
    • Mileage Posting Group - die Buchungsgruppe für alle Kilometergeldspesen
    • Mileage Units - km oder Meilen (muss mit der Art übereinstimmen, wie Mitarbeiter Entfernungen eingeben)
    • No. Series for Mileage / Posted Mileage - bestätigen Sie die Nummernserie (vom Assistenten gesetzt). Kilometergeld wird durch eine Nummernserie hier aktiviert; das Löschen deaktiviert Kilometergeld für alle Mitarbeiter.

B - Means of Transport​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Means of Transport
  2. Wählen Sie New für jede Transportkategorie (z. B. AUTO, MOTORCYCLE, EV)
  3. Geben Sie einen Code und eine Description ein
  4. Fügen Sie im Abschnitt Options eine oder mehrere Transportoptionen innerhalb der Kategorie hinzu (z. B. unter AUTO: Car, Car with Trailer, Car with 2+ Passengers)
    • Erstellen Sie separate Optionen nur, wenn für sie unterschiedliche Sätze gelten
    • Wenn alle Fahrzeuge einer Kategorie einen Satz teilen, reicht eine einzige Option

C - Travel Rates​

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Travel Rates
  2. Wählen Sie New für jede Satzregel
  3. Geben Sie ein:
    • Option - wählen Sie die Transportoption, für die dieser Satz gilt
    • Description - Bezeichnung des Satzes
    • Employee No. - leer lassen für einen allgemeinen Satz; ausfüllen für einen mitarbeiterspezifischen Satz
    • Starting Date - Gültigkeitsdatum dieses Satzes (verwenden Sie datierte Datensätze zur Verwaltung jährlicher Satzänderungen ohne Löschen der Historie)
    • Starting From - Kilometerschwelle, ab der dieser Satz gilt; ermöglicht gestaffelte Sätze (z. B. Satz A für die ersten 500 Meilen, Satz B über 500 Meilen hinaus)
    • Rate - der Erstattungssatz pro Einheit

D - Fahrzeuge Mitarbeitern zuweisen​

Mitarbeiter müssen mindestens ein Means of Transport zugewiesen haben, bevor sie Kilometergeld einreichen können:

  1. Öffnen Sie in Employees einen Mitarbeiterdatensatz
  2. Expense Management → Vehicles
  3. Fügen Sie die Transportoptionen hinzu, die der Mitarbeiter verwenden darf, markieren Sie eine als Default und aktivieren Sie Reimburse Mileage für alle, die eine Erstattung generieren sollen

Wichtige Entscheidungen​

Gestaffelte Sätze - viele Länder haben einen höheren Satz für die ersten N km/Meilen und einen niedrigeren Satz darüber hinaus. Modellieren Sie dies mit zwei Satzdatensätzen für dieselbe Option: einem mit Starting From = 0 und einem mit Starting From = dem Schwellenwert.

Mitarbeiterspezifische Sätze - wenn bestimmte Mitarbeiter ausgehandelte oder gesetzlich vorgeschriebene individuelle Sätze haben, erstellen Sie einen Satzdatensatz mit ihrer Employee No. Der mitarbeiterspezifische Satz hat immer Vorrang vor dem allgemeinen Satz.

Satzänderungshistorie - wenn sich Sätze ändern, fügen Sie einen neuen Satzdatensatz mit dem neuen Starting Date hinzu, statt den vorhandenen zu bearbeiten. Dies gewährleistet die korrekte Berechnung für historische Spesen.

Prüfen​

Reichen Sie als Testmitarbeiter eine Kilometergeldforderung ein und bestätigen Sie, dass der berechnete Betrag dem erwarteten Satz × Entfernung entspricht.

Felddetails​