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Genehmigungsrichtlinien gestalten

Empfehlung​

Beginnen Sie mit ein oder zwei Richtlinien. Eine STANDARD-Richtlinie deckt die meisten Mitarbeiter ab - Genehmiger des Mitarbeiters auf Ebene 1, automatische Genehmigung unterhalb einer Bagatellgrenze. Fügen Sie eine zweite Richtlinie nur hinzu, wenn eine Gruppe von Mitarbeitern tatsächlich eine andere Genehmigungsführung benötigt, nicht nur einen anderen Schwellenwert.

Warum​

Jede Richtlinie muss separat gepflegt werden. Wenn sich Schwellenwerte ändern oder Genehmiger die Rolle wechseln, muss jede betroffene Richtlinie aktualisiert werden. Richtlinien, die sich nur in einem einzigen Betragsschwellenwert unterscheiden, lassen sich fast immer mit betragsbasierten Genehmigungsbedingungen in einer Richtlinie zusammenfassen, statt separate Richtlinien zu führen. Weniger Richtlinien erleichtern außerdem die Prüfung, wer was und warum genehmigt hat.

Anwendung​

Nur Ebene 1 ist die richtige Voreinstellung. Fügen Sie Ebene 2 oder Ebene 3 nur hinzu, wenn Sie eine echte zweistufige Freigabeanforderung haben - zum Beispiel den Vorgesetzten des Mitarbeiters auf Ebene 1 und einen Finanzcontroller auf Ebene 2 für Spesen oberhalb eines Schwellenwerts.

Setzen Sie einen sinnvollen Schwellenwert für die automatische Genehmigung. Null (keine automatische Genehmigung) bedeutet, dass der Genehmiger jeden Kaffeebeleg sieht. Ein Schwellenwert in Höhe Ihrer Bagatellgrenze (z. B. $25-$50) eliminiert die Warteschlange geringwertiger Posten, ohne die eigentliche Prüfung zu umgehen. Setzen Sie ihn nicht so hoch, dass bedeutende Spesen regelmäßig ohne menschliche Prüfung durchlaufen.

Verwenden Sie einen festen Genehmiger für kategoriespezifische Aufsicht. Zusätzlich zum Genehmiger des Mitarbeiters hinzugefügt, ist ein fester CFO-Genehmiger für Bewirtungsspesen eine legitime zusätzliche Kontrolle. Ein fester Genehmiger kann auch der einzige Genehmiger sein, um eine ganze Kategorie an einen Spezialisten zu leiten - zum Beispiel eine Richtlinie mit nur dem IT-Leiter als festem Genehmiger, die im Mitarbeiterprofil der Kategorie IT-Ausstattung zugewiesen ist, sodass Spesen für IT-Ausstattung allein an den IT-Leiter gehen. Reservieren Sie die Einziger-Genehmiger-Form für enge, spezialisierte Kategorien und stellen Sie sicher, dass die Vertretungsgenehmigung die Abwesenheit des Genehmigers abdeckt - andernfalls bleiben diese Spesen liegen.

Verwenden Sie betragsbasierte Genehmigung, um bei hohen Beträgen einen ranghöheren Prüfer hinzuzufügen. Zum Beispiel: Der Genehmiger des Mitarbeiters bearbeitet alles bis $500; darüber wird automatisch der CFO hinzugefügt. So vermeiden Sie eine pauschale zweistufige Richtlinie für alle Spesen.

Ebenen legen parallele oder sequenzielle Genehmigung fest. Genehmiger auf derselben Ebene genehmigen parallel - die Spese läuft erst weiter, wenn alle genehmigt haben. Verwenden Sie dies, wenn mehrere Personen gemeinsam freigeben müssen: z. B. der Genehmiger des Mitarbeiters und der Projektgenehmiger beide auf Ebene 1 (Vorgesetzter und Projektleiter genehmigen parallel), dann ein Finanzmanager auf Ebene 2. Setzen Sie Genehmiger auf unterschiedliche Ebenen, wenn Sie eine strikt sequenzielle Freigabe wünschen.

Häufige Fehler​

Schwellenwert für automatische Genehmigung zu hoch - die automatische Genehmigung auf $500 zu setzen bedeutet, dass die meisten echten Spesen nie geprüft werden. Beginnen Sie niedrig und erhöhen Sie nur, wenn die Arbeitslast der Genehmiger wirklich übermäßig ist.

Fester Genehmiger als einziger Genehmiger für allgemeine Spesen - ist der feste Genehmiger im Urlaub, bleiben Spesen liegen. Kombinieren Sie bei alltäglichen Spesen einen festen Genehmiger mit dem Genehmiger des Mitarbeiters auf einer anderen Ebene. Die Einziger-Genehmiger-Form ist für eine enge Spezialkategorie in Ordnung (siehe oben), solange die Vertretungsgenehmigung die Abwesenheit abdeckt.

Richtlinie erstellt, aber keinem Mitarbeiterprofil zugewiesen - eine Richtlinie hat keine Wirkung, bis sie einem Profil auf Kategorieebene zugewiesen ist. Das Erstellen der Richtlinie ist nur die halbe Arbeit.

Wann abweichen​

Regulierte Branchen (Finanzdienstleistungen, professionelle Dienstleistungen mit Mandantenabrechnung) erfordern oft eine mehrstufige Genehmigung unabhängig vom Betrag. In diesen Fällen ist eine zweistufige Richtlinie ohne Schwellenwert für automatische Genehmigung der richtige Ausgangspunkt.

Projektbasierte Organisationen, in denen Projektverantwortliche unmittelbar für Spesenbudgets verantwortlich sind, profitieren davon, projektbezogene Spesen immer über den Projektgenehmiger zu führen, auch bei kleinen Beträgen. Verwenden Sie eine eigene Richtlinie für projektbezogene Spesenkategorien, statt überall dieselbe Richtlinie anzuwenden.

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