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Firmenkarten einrichten (nur Pro Edition)

Zweck​

Konfiguriert die Company-Card-Integration: Company Card Agreements (eine pro Kartenbank), individuelle den Mitarbeitern zugewiesene Kartendatensätze und das Importformat für Kartenabrechnungen. Nach der Einrichtung importiert TEM Kartentransaktionen aus dem Bank-Statement von Business Central oder aus einer Excel/CSV-Datei und gleicht sie automatisch mit eingereichten Spesen ab.

Voraussetzungen​

  • Schritt 04 abgeschlossen - jede Vereinbarung erfordert einen Balance Type für das Company-Card-Verbindlichkeitskonto
  • Mitarbeiter, die Firmenkarten halten, müssen vorhanden sein (Schritt 06)
  • Pro-Edition-Lizenz erforderlich

Schritte​

A - Company Card Agreements​

Eine Vereinbarung pro Kartenbank (z. B. eine für Ihren Visa-Aussteller, eine für Ihren Amex-Aussteller):

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Overview den Eintrag Company Card → Agreements
  2. Wählen Sie + New
  3. Geben Sie ein:
    • Code, Description, Card Brand
    • Balance Type - der Balance Type für das Verbindlichkeitskonto dieser Bank (aus Schritt 04)
    • Card Transaction - wie Transaktionen importiert werden:
      • Manual Input/File Import - manuell eingegeben oder über Excel/CSV-Datei
      • Bank Statement - aus dem Bank Statement von Business Central importiert
      • Bank Reconciliation - aus der Bank Reconciliation von Business Central importiert
      • Automated feed - automatische Transaktionslieferung; wählen Sie den Card provider (AirPlus oder Nordea First Card (OpenCard)). Nur für die nordischen Länder. Jeder Anbieter benötigt eine zusätzliche Einrichtung - siehe AirPlus-Einrichtung oder Nordea First Card-Einrichtung.
  4. Bei Verwendung von File Import: Import Source (Excel oder CSV) setzen und eine Excel Import Definition auswählen (Schritt B unten)

B - Import Definitions (bei Verwendung von Dateiimport)​

  1. Wählen Sie Company Card → Excel Import Definition (oder CSV Import Definition, wenn Ihr Anbieter CSV-Dateien liefert)
  2. Wählen Sie + New
  3. Geben Sie Code, Description ein und konfigurieren Sie Dateioptionen (Kopfzeile, Datumsformat, negatives Zahlungszeichen)
  4. Geben Sie unter Map Fields to Excel Columns den Spaltenbuchstaben für jedes Feld ein (Date, Amount, Card Number usw.)
  5. Kehren Sie zur Vereinbarung zurück und weisen Sie diese Import Definition zu

C - Company Cards​

Erstellen Sie einen Datensatz pro physischer Karte:

  1. Wählen Sie Company Card → Company Cards
  2. Wählen Sie + New
  3. Geben Sie Card No., Card Holder Name ein, weisen Sie Employee No. zu und wählen Sie die Company Card Agreement
  4. Wählen Sie die Karte aus und klicken Sie auf Activate - eine Karte muss aktiviert werden, bevor sie verwendet werden kann

D - Karten der Vereinbarung zuordnen​

  1. Öffnen Sie die Vereinbarung
  2. Klicken Sie im Abschnitt Associated Cards auf Cards → Add Cards
  3. Wählen Sie die relevanten Karten aus und bestätigen

Wichtige Entscheidungen​

Eine Vereinbarung pro Bank oder eine für alle? - separate Vereinbarungen pro Bank ermöglichen eine sauberere Abstimmung (jede hat ihr eigenes Balance-Type-Konto). Eine gemeinsame Vereinbarung ist einfacher, wenn alle Karten auf dasselbe Verbindlichkeitskonto buchen.

Importmethode - Bank Statement und Bank Reconciliation verwenden bereits in Business Central vorhandene Daten; File Import funktioniert, wenn die Bank eine separate Exportdatei bereitstellt. Passen Sie die Methode an die verfügbaren Datenformate Ihrer Bank an.

Auto-Abgleich-Empfindlichkeit - TEM gleicht Kartentransaktionen mit Spesen anhand von Datum und Betrag ab. Die Einstellung Allowed Deviation (days) in Basic Setup steuert die Datumstoleranz für den automatischen Abgleich.

Prüfen​

Importieren Sie eine Testkartenabrechnung (oder fügen Sie manuell eine Testtransaktion hinzu) und reichen Sie eine passende Spese ein. Bestätigen Sie, dass der automatische Abgleich erfolgt und die Spese automatisch zur Genehmigung weitergeleitet wird.

Felddetails​