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Genehmigungsweiterleitung eines Mitarbeiters ändern

Ziel​

Aktualisieren, wer die Spesen eines bestimmten Mitarbeiters genehmigt — entweder durch Ändern des zugewiesenen Genehmigers auf der Mitarbeiterkarte oder durch Ändern der Genehmigungsrichtlinie, die seine Spesenkategorien regelt.

Option A - Zugewiesenen Genehmiger ändern​

Der zugewiesene Genehmiger auf der Mitarbeiterkarte ist die Standardperson, die die Spesen des Mitarbeiters erhält, wenn keine Richtlinie dies überschreibt.

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Übersicht den Eintrag Mitarbeiter
  2. Öffnen Sie den Mitarbeiterdatensatz und gehen Sie zum Abschnitt Expense Management
  3. Aktualisieren Sie das Feld Genehmigenr auf den neuen Genehmiger
  4. Speichern

Dies gilt sofort für alle nach der Änderung eingereichten Spesen. Spesen, die sich bereits in der Genehmigungswarteschlange befinden, sind davon nicht betroffen — sie werden weiterhin an den vorherigen Genehmiger weitergeleitet.

Option B - Genehmigungsrichtlinie ändern​

Verwenden Sie dies, wenn die Weiterleitungslogik selbst geändert werden muss — zum Beispiel eine zweite Genehmigungsebene hinzufügen, Auto-Genehmigungsschwellenwerte ändern oder einen festen Genehmiger für eine bestimmte Kategorie hinzufügen.

  1. Wählen Sie in Truvio Expense Management - Übersicht den Eintrag Genehmigungsrichtlinien
  2. Öffnen Sie die Richtlinie, die der relevanten Kategorie im Mitarbeiterprofil zugewiesen ist, und bearbeiten Sie sie, oder erstellen Sie eine neue Richtlinie
  3. Wenn Sie eine neue Richtlinie erstellt haben, weisen Sie sie im Mitarbeiterprofil des Mitarbeiters auf Kategorieebene zu:
    • Öffnen Sie Mitarbeiterprofile, wählen Sie das Profil aus und aktualisieren Sie das Feld Genehmigungsrichtlinie in der relevanten Kategoriezeile

Welche Option wählen​

SituationOption
Die Genehmigerperson hat gewechselt (z. B. Managerwechsel)A - Feld Genehmigenr aktualisieren
Die Weiterleitungslogik hat sich geändert (z. B. CFO-Freigabe über 500 € hinzufügen)B - Genehmigungsrichtlinie aktualisieren oder erstellen
Ein bestimmter Mitarbeiter benötigt eine andere Weiterleitung als seine ProfilgruppeA - oder ein eigenes Profil für diesen Mitarbeiter erstellen

Was zu prüfen ist​

  • Eine Testspese einreichen und bestätigen, dass sie an den korrekten Genehmiger weitergeleitet wird
  • Bei Richtlinienänderung prüfen, ob andere Mitarbeiter, die dasselbe Profil teilen, nicht unbeabsichtigt betroffen sind

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